在 microsoft 365 里搭自动报销审批，最稳妥的做法是先把所有报销记录存到 sharepoint 列表，再用 power automate 监听「新增项目」动作，自动触发「开始并等待审批」，最后根据审批结果回写报销状态、给相关人发通知。我们这次用的是 microsoft 365 在线版的 power automate，示例里把存报销的列表命名为「报销申请」，核心字段建议提前设好：申请人、部门、金额、事由、票据链接、审批状态、审批意见。
动手之前先确认三件事：所有提交报销的员工都能访问这个 SharePoint 报销列表；部门负责人、财务这些审批人都有可用的 Microsoft 365 账号；Power Automate 已经提前连上了 SharePoint、Office 365 Users、Approvals 和 Outlook 这几个连接器。权限没配齐的话，流程能正常保存，但跑起来的时候会卡在连接失败、识别不到审批人这步。
第一步：创建审批自动化流程
打开 Power Automate，选「创建自动化云端流」，触发器直接选 SharePoint 的「创建项目时」。这步设置完，报销单提交后就能自动进审批流程：员工只要往「报销申请」列表里新增一条记录，剩下的审批流转、发通知全由流程自动搞定，不用人工转邮件。
第二步：绑定报销申请列表
在 SharePoint 触发器里先选对应企业内部的站点地址，再选中你建好的报销列表。列表名填「报销申请」就行，要是你们公司已经在用别的名字的报销表，直接选实际在用的就可以。保存前务必核对列表字段，别误选测试列表、休假列表或者旧版报销表，选错了流程虽然能正常跑，但读出来的字段和报销数据完全对不上。
第三步：获取审批人账号
如果你们公司报销规则是「员工先提交给直属上级」，可以新增 Office 365 Users 动作，找到「获取经理」或者对应拉取用户资料的选项，把提交人的邮箱传进去，流程就会自动从企业通讯录里匹配到对应的审批人。要是你们按金额分不同审批人，更建议直接在 SharePoint 报销表里提前加个「审批人」字段，或者在流程里加判断条件：金额小于1000元走部门主管审批，金额大于等于1000元再转财务负责人审批。
第四步：配置审批卡片内容
添加 Approvals 分类下的「开始并等待审批」动作，审批类型选「批准/拒绝 - 第一响应者」。标题可以直接写「报销审批：申请人 - 金额」，分配对象填刚才拿到的直属经理邮箱，或者报销表里预设的审批人邮箱；详情区域把报销金额、事由、部门、票据链接、提交时间都放进去。审批卡片里的信息越全，审批人越不用跳回 SharePoint 翻原始记录。
第五步：按审批结果拆分处理
在审批动作后面加个条件判断，检查响应结果是不是等于 Approve。条件成立的话，后续动作把报销状态更新成「已批准」，给申请人发通过通知；条件不成立的话，就把状态改成「已驳回」，同时把审批人填的意见同步写回 SharePoint 列表。这里别只发邮件不回写状态，不然财务对账的时候只能翻历史审批记录，从报销列表里根本看不到最终结果。
第六步：保存并测试完整报销流程
流程保存好之后，用一条测试报销记录走完全链路：提交人新增记录，审批人收到审批卡片，审批完成后 SharePoint 里的状态自动更新，申请人也能收到对应的通知邮件。测试的时候至少要跑一遍批准、一遍驳回场景：要是审批人收不到卡片，先核对审批人邮箱字段和对应连接权限；要是状态没更新，重点检查「更新项目」动作里有没有正确传入原始项目ID。
单级的报销审批跑稳定之后，你再按需加金额阈值判断、多级审批、自动抄送财务这些功能。先把基础流程跑通，至少能解决两个高频痛点：申请人摸不清报销卡在哪个环节，财务月底对账找不到已通过的报销记录。
