用word做邮件合并，逻辑很简单：先把所有收件人信息整理成excel表，再到word的「邮件」选项卡关联这个表格，把姓名、称呼、地址这些可变字段插到主文档对应位置，最后预览效果，批量合并成新文档就行。下面是微软word的操作步骤，wps文字的对应入口名字差不多，照着找也能走通。
第一步：整理数据源
打开Excel，每一列对应一个单独的字段，第一行直接写字段名，比如“姓名、称呼、地址、课程、编号”。每一行对应一位收件人、一条完整记录，行之间不要留空，表头也别合并单元格——Word后续识别字段，全靠第一行的这些列名。
第二步：写好主文档
打开Word，新建或者直接打开你要批量生成的通知、信函、标签模板，先把所有固定不变的内容写完。需要自动替换的地方先空出来，比如称呼、姓名、课程、地址这些位置，别自己手动复制多份，后面用合并域自动填充就行。
第三步：连接现有列表
切到顶部的“邮件”选项卡，点“选择收件人”，再选“使用现有列表”。弹出文件窗口后，找到刚才存好的Excel文件选中；如果Word提示要选具体工作表，就点存了收件人数据的那一张，顺便勾选第一行包含列标题。
第四步：插入合并域
把光标挪到要显示姓名、称呼或者地址的位置，点“插入合并域”，选对应的字段就行。插完之后你会看到带特殊书名号样式的域名，例如“«Name»”。要是插错了，直接删掉这个域，把光标放回正确位置重插就好。
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第五步：预览合并结果
点界面上的“预览结果”按钮，Word会立刻把域名字段替换成第一条记录的真实内容。你可以点上一条、下一条按钮切换不同记录，重点检查称呼有没有错位、字段是不是空着、地址或者长文本有没有把原有版式撑乱。
第六步：完成并合并
确认预览没问题，点“完成并合并”，最常用的选项是“编辑单个文档”。弹出的记录范围选“全部”就好，Word会自动生成一个新文档，所有数据都会按主文档的版式排好，这份新文档你可以再二次检查、直接打印，或者另存为PDF。
要是你发现“插入合并域”按钮是灰色的，一般是还没成功连接数据源；如果弹出的字段列表和Excel表头对不上，先回到Excel检查第一行的表头有没有问题，再重新选一次收件人列表就行。
