邮件合并是wps文字中批量生成个性化文档的自动化功能，需依序完成设置主文档、连接excel数据源、插入匹配字段的合并域、预览校验及合并输出五步操作。
如果您需要在WPS文字中批量生成个性化文档（如通知函、录取通知书或邀请函），但手动逐条填写耗时费力，则可借助邮件合并功能实现高效自动化处理。以下是具体操作步骤：
一、启用邮件合并功能并设置主文档
邮件合并需依托一个主文档作为模板，所有动态内容将按规则填充至该文档的指定位置。确保主文档结构清晰，预留好姓名、地址、编号等字段占位区域。
1、打开WPS文字，新建或打开已有文档作为主文档。
2、点击顶部菜单栏的「引用」→「邮件」，此时功能区将显示「邮件合并」选项卡。
3、在「邮件合并」选项卡中，确认主文档类型（如信函、标签、电子邮件等），默认为「信函」，无需更改可直接进行下一步。
二、连接外部数据源
数据源是邮件合并的核心依据，通常为Excel表格或CSV文件，其中每行代表一条记录，每列代表一个字段（如“姓名”“电话”“部门”）。
1、在「邮件合并」选项卡中，点击「打开数据源」按钮。
2、在弹出窗口中，选择已准备好的Excel文件（.xlsx或.xls格式），勾选「首行为标题」后点击「打开」。
3、系统自动加载数据预览，确认字段名与实际内容匹配无误；若出现乱码，需检查原Excel文件是否为UTF-8编码或另存为兼容格式。
三、插入合并域
合并域是主文档中用于动态替换数据的占位符，其名称必须与数据源列标题完全一致，大小写敏感，不可含空格或特殊符号。
1、将光标定位到主文档中需插入变量的位置（例如“尊敬的______先生/女士：”中的下划线处）。
{"answer":"协助 macOS 用户准备、转换、导出及排查 Word、PDF、Markdown、PowerPoint 和 Excel 文件，确保 WPS Office 工作流程可靠。"}
2、点击「邮件合并」选项卡中的「插入合并域」按钮，在下拉列表中选择对应字段（如“姓名”）。
3、重复上述操作，在地址栏插入“所在城市”“详细地址”，在落款处插入“发送日期”等字段。
4、全部插入完成后，文档中显示为类似{ MERGEFIELD 姓名 }的灰色域代码，此为正常状态。
四、预览与校验合并效果
在正式批量生成前，必须逐条核对字段映射是否准确、排版是否错位，避免因单条错误导致整批返工。
1、点击「邮件合并」选项卡中的「查看合并数据」→「查看效果」，当前光标所在段落将实时显示第一条记录的填充结果。
2、使用「查看上一条」和「查看下一条」按钮切换不同记录，观察姓名、地址、称谓等是否正确对应。
3、若发现某字段未显示或显示为“>”，说明该字段名与数据源列名不一致，需返回数据源修正列标题并重新连接。
五、执行批量合并输出
完成校验后，即可按需导出最终成果。WPS支持多种输出方式，适用于不同使用场景。
1、点击「邮件合并」选项卡中的「合并到新文档」按钮。
2、在弹出窗口中选择「全部」，系统将自动生成一个包含所有记录的新文档，每条记录独立成页（以分节符隔开）。
3、若需每个记录单独保存为独立文件，可先合并到新文档，再使用WPS「开始」选项卡下的「分割文档」功能，按分节符拆分为多个文档。
