實用Excel技巧分享：探索藏在自動排序中的“小秘密”

都說這Excel裡暗藏玄機，求最大值的MAX函數可以用於查找，用於查找的LOOKUP函數可以對資料進行四捨五入…就連看似人人都會的Excel自動排序，也藏著許多我們不知道的「小秘密」。今天我們就來探索這些藏在自動排序中的「小秘密」。

一、擴展選區

「苗老師，我的排序怎麼不對了”，聽到小白的呼喚，我快步走了過去。

「你看我只是想把這張表依照序號排序。」（如圖1）

# 圖1

「但是排完以後，卻變成了這個樣子。數字排好了，姓名卻沒跟著數字變，姓名和序號全亂了。」

圖2“出現這個問題，你一定是沒有擴展選區。通常在表格中選中某列資料進行排序時，會彈出這樣一個視窗”，如圖3所示。

   圖3

一般預設選擇“擴充選取區域”再點選 “排序”，就可以完成整體的排序。或者在排序之前，先選取整個資料區域，再點選排序，也可以完成整體的排序，並且不會再彈出這個提醒視窗。

二、多列排序的主次關鍵字

#我們在進行多列排序的時候，常常會碰到這樣一類問題：如果有兩列資料都需要排序，我們要怎麼區分主次呢？如圖4所示，需要將下面這張表先依照「部門」排序，再依照「區域」排序。

   圖4
這時候先不要直接點選「升序」、「降序」按鈕，而是先點選「排序」按鈕，如圖5所示。

圖5
開啟之後，如圖6所示。

圖6
我們把需要設定的排序條件都加入到設定框內，加入完一個條件之後，點選「新增條件」就可以新增第2個條件，如圖7所示。

圖7
設定完成後點擊“確定”，就可以得到一個先按“區域”排序，再按“部門”排序的表格，如圖8所示。

圖8
由於我們開始要做的是一個先按「部門」排序，再按「區域」排序的表格，想要達到這個效果，就需要變更主次關鍵字。怎麼變更呢？只需點擊排序視窗的小三角形即可，如圖9所示。

圖9在這裡我們選中“主要關鍵字”行，點擊“向下”箭頭，最後“確定”，就可以達到我們最初想要的排序效果。如圖10所示。

圖10

三、依顏色排序

「苗老師，我又碰到了個問題”，小白又發來了一張表，她說：“我有一些單元格標了黃色的底色，現在想把黃色的部分和沒有底色的分開要怎麼辦？我複制插入都做了好久了。」
「排序呀，你這樣一條一條的複製插入，做到明天也做不完。」

###「這個也能排序嗎？是要用函數嗎？」######「不用。其實這個功能就在排序裡，只是你平常沒有留意。」######說著打開了她的表，如圖11所示。 ############圖11###

在“資料”標籤中，點擊“排序”，進入“排序”的設定框。由於我們的資料是有標題的，所以要勾上「資料包含標題」。接著把“排序依據”設定為“單元格顏色”，“順序”可以根據需求，選擇是先排有顏色的數據，還是無顏色的數據。這裡我們設定將有顏色的單元格排在頂端。如圖12所示。

圖12

點擊「確定」之後，就可以把有顏色的單元格和無顏色的單元格分開了，如圖13所示

圖13

其實在「排序依據」裡，還有其他的選項，像是依照字體顏色排序等，大家下來可以自己試試看。如圖14所示

圖14

#四、自訂排序

其實，除了上述講到的排序外，還一個最容易被大家忽略的功能，就是“自訂排序”，它同樣被隱藏在“排序”的介面裡。如圖15所示。

圖15

我們可以對數字排序，對文字排序，但如果我們需要對特定的內容進行排序，怎麼辦呢？例如各地分公司的列表，公司內部職位和領導的序列等，它們都有特定的順序，在平時的工作中經常需要被製作或排列。下圖是我們公司裡的部門順序，假設它被打亂了，要怎麼讓它恢復成正常的順序呢？

圖16

此時用普通的升序、降序一定是辦不到的，所以這個序列需要我們自己來設定。我們在排序設定框中，點擊“自訂序列”，開啟自訂序列的設定框，如圖17所示。

圖17

在「輸入序列」的區域中，製作我們需要的序列。例如我們要做一個部門的序列，在「輸入序列」的區域中，依照順序依序輸入部門名稱，每個部門名稱依回車鍵分隔。輸入完成後按一下“新增”，在左側的“自訂序列”中就會出現剛剛新增的序列。如圖18所示。

圖18

設定完成後，只要在排序設定框中，選擇“自訂序列”，點選設定好的部門序列，資料就可以依照我們設定的順序進行排序了。如GIF19所示。

GIF19

擴充功能：除了上述講到的用法外，利用自訂序列排序，還可以讓部門名稱透過下拉的方式出現，如GIF20所示。

GIF20

有了這個功能，只要寫下第一個部門名稱或第一個領導名稱，就可以透過下拉的方式完成序列的輸入，再也不怕部門名稱錯亂或領導名字錯漏了！怎麼樣，是不是很好用呢？

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