實用Excel技巧分享：製作一張員工資訊動態查詢表！

在之前的文章《實用Excel技巧分享：原來統計加班費這麼簡單！在》中，我們聊了聊Excel表格統計。而今天我們來聊聊Excel表格查詢，分享一個動態員工資訊查詢表的做法，看完這篇教程，你也可以自己做一個喲！

008號是誰？電話多少？

這不是相親，而是員工資料快速查詢！可能你所在公司的人員成百上千，怎麼根據工號快速查詢職員的資料呢？你需要製作一張員工資訊動態查詢表！有了資訊動態查詢表，別說姓啥、電話，​​就是長啥樣也可以查到，最終效果如下所示：

單位的員工登記表，一般都非常長，當我們要查詢某個員工資料時，需要左右拖曳查看，很容易看錯行。瓶子在這裡只例舉了十個人的情況，而很多公司都是上百人甚至上千人，想快速在員工登記表裡查看某個員工資料十分的困難。

下面我們就在sheet2裡，單獨製作一個員工資訊查詢表。這裡幾乎沒有什麼操作技巧，就是把自己需要查詢的項目名稱輸入進去，其中標題和照片處，使用了合併單元格，最後利用“開始”選項卡的“字體”組裡的“邊框”給單元格加上邊框。

分析：

我們想要的最終效果是在D3儲存格輸入工號，然後下方的資訊自動顯示出來，所以可以考慮用VLOOKUP函數，依照工號到員工登記表裡查找，並傳回所需的選項。

完成過程：

01

#由於我們的工號是00開頭的，若直接輸入001只會顯示1，所以我們先選取D3儲存格，將其設定為「文字」格式。

再給工號設定「底線」和「居中」的樣式，結果如下。

02

#在D4單元格輸入公式：

=VLOOKUP($D$3,員工登記表!$A$1:$R$11,MATCH(C4,員工登記表!$A$1:$R$1,0),0)，回車，可以看到工號001對應的員工姓名已經顯示出來了。

公式解析：

• 1.MATCH(C4,員工登記表!$A$1:$R$1,0)

  意義是根據C4儲存格，在員工登記表裡A1-R1儲存格區域精確查找，並傳回對應的列號。由於我們的公式需要下拉右拉並保持查找區域不變，所以單元格區域A1：R1是絕對引用。

• 2.VLOOKUP($D$3,員工登記表!$A$1:$R$11,MATCH(C4,員工登記表!$A$1:$R$1,0) ,0)

  意義是：根據D3單元格輸入的工號，在員工登記表裡A1-R11單元格區域精確查找，可得到行號，再結合MATCH函數得到的列號，最終傳回行列交叉的值。

03

#由於在這個表格裡，我們需要隔列填滿公式，所以不能直接往右拉。我們先下拉公式，得到如下圖的結果。

然後按住ctrl鍵，依序選取F列、H列的儲存格和第9行的空白儲存格。

保持按住ctrl鍵，點選D4儲存格，在編輯欄公式的後方按一下，可以看到公式後方有遊標閃爍。

然後按ctrl enter，可以看到如下所示的結果。

04

目前表格中所有的日期都顯示成了數字，這是excel中日期的原始樣子。按住ctrl鍵，選取所有日期，然後設定格式為「短日期」。

此時所有日期都正常顯示了。

05

#我們可以嘗試改變工號，可以看到下面的詳細資訊都會隨之改變。當輸入工號002時，可以看到下方有些資訊顯示為0，表示該資料在員工登記表裡是空白儲存格。

點擊“檔案”-“選項”-“進階”，去掉勾選“在具有零值的儲存格中顯示零”。

點選「確定」後，可以看到若查找到的儲存格為空，則傳回空白儲存格。

06

#當輸入不存在的工號時，所有儲存格都會顯示錯誤資訊.

我們可以在公式前面增加一個IFERROR函數做容錯處理。

選取D4儲存格，將公式改為：

=IFERROR(VLOOKUP($D$3,員工登記表!$A$1:$R$11,MATCH(C4,員工登記表!$A$1:$R$1,0),0),"")。回車後再按照前面相同的方式將公式填充至其他單元格。此時可以看到，由於不存在工號013的員工，所以表格都為空。

07

#下面我們再來進行照片的動態設定。

勾選「照片」儲存格，點選「公式」-「定義名稱」。

在彈出的對話框中輸入公式：

#=INDEX(員工登記表!$D:$D,MATCH(員工信息查詢表!$D$3,員工登記表!$A:$A,0))，命名為“照片”，點選確定。

公式解析：

• 1.MATCH(員工資料查詢表!$D$3,員工登記表! $A:$A,0)，用MATCH函數在員工登錄表的A列裡尋找員工資料查詢表裡的D3儲存格（也就是我們輸入的工號），並傳回行號。

• 2.INDEX(員工註冊表!$D:$D,MATCH(員工資料查詢表!$D$3,員工登記表!$A:$A, 0))，用INDEX函數，傳回D列中工號所在行的值（工號所在行由MATCH函數得到）。

在excel自訂功能區中找到“相機”，並新增至“自訂快速存取工具列”。

這時excel頁面左上方出現了相機的按鈕。

點擊“相機”，並在“照片”儲存格內拖曳滑鼠，劃出一個矩形框。

點擊編輯列的公式，將公式改為：

#=照片，回車後，可以看到工號對應的照片顯示了出來。

現在，大家可以試著改變工號，表格裡的資訊和照片都會跟著改變喲！

相關學習推薦：excel教學

以上是實用Excel技巧分享：製作一張員工資訊動態查詢表！的詳細內容。更多資訊請關注PHP中文網其他相關文章！