實用Excel技巧分享：製作動態的甘特圖

在先前的文章《實用Excel技巧分享：兩種快速製作薪資列的方法》中，我們學習了兩種最快的薪資條製作方法。而今天分享Excel製作動態甘特圖的方法，快來看看！

甘特圖主要用於展示工作進度狀態。以視覺化方式，顯示階段清單、階段在時間上的先後順序和階段持續時間。這樣可以直觀地看出某一階段何時進行、進展和預期的對比，以便於專案管理者即時掌握專案進度。甘特圖用途廣泛，在建築、汽車、IT、化學、機械等領域都有應用。

製作甘特圖的軟體很多，如Visio、Project等專業軟體。其實Excel也可以製作出一個帶有濃鬱商務風格的動態甘特圖，先看看最終的效果吧：

下面用2010版本講解主要步驟。

一、資料來源的準備

#在製作甘特圖之前，需要先確定一些基本資訊：階段任務、開始日期、每個階段所需的天數，如上圖所示，其他空白處皆由公式計算。

1、開始日期

公式很簡單，在B4儲存格輸入=B3 C3，下拉即可：

2、累計天數

這裡是SUM函數的經典用法，累計求和的公式運用，在D3單元格輸入公式

=SUM($C$3:C3)，下拉。

注意求和範圍的起點（第一個C3）使用了絕對引用，終點沒有使用絕對引用，這樣在公式下拉的時候，求和範圍就會依次遞增。

3、完成時間

這個公式也很簡單，在E3儲存格輸入=B3 C3下拉即可。

以上是基本數據的做法，要做出一個動態的甘特圖，還需要一些輔助數據，如下圖所示：

#A12單元格是一個手動輸入的數字，根據這個數字，利用公式計算出“已完成天數”和“未完成天數”，來看看這兩個地方的公式：

4、各階段已完成天數

H2儲存格輸入公式:

然後向下填入。

簡單解釋一下這個公式的作用。

首先，計算各階段已完成天數，是固定與進行天數A12進行比較計算，所以公式中A12採用了絕對引用$A$12。

其次，公式主要用到了IF函數，透過比較某階段的累積天數（如市場研究階段累計天數D5）與A12單元格的大小來決定該階段的完成天數。若D5A12，則繼續判斷D5與A12的差是否小於需要天數C5，若小於，傳回第二參數A12- N(D4) ，若大於則回傳0。在表格中可以看到，如果進行天數為10，D5>10,且D5-10=1，小於C5，所以完成天數等於A12-N(D4)=10-D4=10-8=2，也就是市場調查項目只進行了2天。

這個公式是整個圖表資料中非常重要的一環，暫時不理解的話會套用即可。

5、未完成天數

這個公式就非常簡單了，I3單元格輸入=C3-H3，下拉即可。也就是未完成天數=需要天數-已完成天數。

至此，動態甘特圖的資料來源就建構完成了。下面進入作圖環節，各版本的介面可能會有所不同，我們以​​Excel2010版進行截圖示範。

二、基本圖表的製作

選擇A2:B9區域，按住Ctrl鍵再選擇H2:I9區域，然後插入長條圖下的堆疊長條圖：

##完成後效果為：

點擊圖表工具下的設計-選擇資料（如果沒有看到圖表工具，點擊剛才插入的圖表就有了）：

#在彈出的“選擇資料來源”對話框中點擊“新增”按鈕：

#在彈出的“編輯資料系列”對話方塊中，系列名稱處選擇B2儲存格，系列值處將原有的內容刪除後選擇B3:B9儲存格區域，點選「確定」：

##在「選擇資料來源」對話方塊中選取「開始日期」點選「上移」按鈕將開始日期移到最上面：

接下來點選「水平（分類）軸標籤」選項區裡的「編輯」按鈕：

軸標籤區域選擇A3:A9儲存格區域，然後按一下「確定」：

點選「確定」關閉「選擇資料來源」對話框：

#完成後效果是這樣的：

選擇一個喜歡的圖表樣式：

#例如我選擇了這個：

有些朋友可能發現一個問題，這個圖出來的順序與我們希望的正好相反，確定項目是第一步應該在最上面，最終方案是最後一步，應該在最下面。因此需要繼續進行調整，右鍵點選縱座標，從彈出的快速選單選擇「設定座標軸格式」：

勾選「逆序類別」複選項，然後點「關閉」：

在系列「開始日期」上點選右鍵，從彈出的選單中選擇「設定資料系列格式」：

#填滿類型選擇「無填滿」：

#邊框顏色選擇「無線條」：

#不要關閉這個窗口，直接選擇下一個系列（已完成天數），從資料中也可以看到選取的內容發生了變化：

#對這個系列填滿類型設定為“純色填滿”，並設定一個喜歡的顏色：

選擇適當的顏色後，在圖中就能看到兩種顏色。如果需要對第三個系列設定顏色的話也是同樣的方法。

接下來需要設定時間軸，在圖表上方的日期點擊右鍵，選擇「設定座標軸格式」：

##在座標軸選項中，設定最小值和最大值為固定方式，最小值輸入項目的開始日期，最大值輸入項目的結束日期：

將圖表拉寬到適當的大小，刪除右邊的圖例：

我們手動輸入這個天數，可以看到圖表會發生對應的變化。

至此，靜態的甘特圖就完成了。接下來學習如何將這個靜態的圖變成一個動態圖表。

三、動態圖表的完成

所謂動態圖表，一般都會使用控制項按鈕來調整資料的變化，因此我們先要加入“開發工具”標籤。 （介面中已有「開發工具」標籤的，忽略這一步驟。）以2010版為例，選擇「檔案」→「選項」指令，在「Excel選項」中自訂功能區，勾選右側的“開發工具”，然後按一下“確定”：

在我們的Excel工具列中就會看到“開發工具”標籤的內容了。

新增完成後，在「插入」裡選擇「捲軸（窗體控制項）」按鈕：

在表格中的任意位置拖曳出一個大小適合的區域，就完成了按鈕的新增。

點擊右鍵，選擇「設定控制項格式」：

在「控制」標籤中，分別設置以下內容：最小值1，最大值41，單元格連結選擇A12，點選「確定」。

將這個按鈕移到圖表中，點擊按鈕就能看到效果了。

在實際應用中，使用控制項來控制甘特圖的意義並不大，更合理的用法是使用公式=TODAY()-B3來計算進行天數（A12）。這樣做的好處是每天打開表格看到的都是截止到當天的進度。

小結，透過今天的學習，我們了解到以下要點：

• 在許多圖表的製作過程中，僅僅有基礎數據是遠遠不夠的，還需要使用公式來完善輔助數據，這樣才能使圖表更加符合實際需求；

• 甘特圖是利用了堆積條形圖來製作的，整個過程看起來繁瑣，熟練的話也就是幾分鐘的事情，特別是其中一些常用的技巧，例如隱藏某個系列，留出空白位置，這在一些高級的圖表中是經常用到的；

• 動態按鈕的添加方法，在整個製作過程中反而是技術含量最低的，只要資料來源建構得合理，每個靜態圖都可以變成一個高大上的動態圖表;

• 關於圖表的美化，這是一個最簡單也是最難的問題，因為每個人的美感都不同。筆者建議美化需掌握一個基本原則：能夠有效地表達出數據的核心訊息即可，不能太花俏太複雜。畢竟圖表是為了更直觀地體現數據，為經營決策提供幫助，而不是電腦繪畫比賽。

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