實用Excel技巧分享：「資料有效性」可以這樣用！

在之前的文章《實用Excel技巧分享：如何提取數字？在》中，我們講解了幾類比較常見的資料擷取情況。而今天我們來聊聊Excel的「資料有效性」功能，分享3個小招讓資料有效性更有高效，快來學習學習！

大家在工作中使用「數據有效性」這個功能應該還蠻多的吧？多數人常用它來做選擇下拉、資料輸入限制等。今天瓶子向大家介紹幾個看起來不起眼但實際上很有效率、很溫情的功能。

1、配合「超級表」做下拉列表

如下圖所示的表格，需要在E列製作一個下拉列表，這樣就不必手動輸入崗位，可直接在下拉清單中選擇。

這個時候，多數人的做法可能是在點開資料有效性對話方塊後，直接手動輸入下拉清單中需要的內容。

這樣做有一個弊端，當新增加職位時，需要重新設定資料有效性。我們可以建立專門的表格作為此處的來源。在工作簿中建立一個基礎資訊表。如下圖所示，將表2命名為基礎資訊表。

在基礎資訊表的A1儲存格點選「插入」-「表格」。

彈出「建立表」對話框，直接按一下「確定」即可在表格中可以看到超級表。

在表格中直接輸入公司已有的職位，超級表會自動擴展，如下圖所示。

選取整個資料區域，在表格上方名稱方塊為這列資料設定一個名字，如“崗位”，按回車決定。

設定好名字後，點擊“公式”-“用於公式”，在下拉式選單中就可以看到我們剛才自訂的名稱，可以隨時呼叫。在以後的函數學習中也會用到這個。

回到最初的薪資表中，選取E列數據，點選「數據」-「數據有效性」。

在彈出的對話方塊中，在「允許」下拉式選單中選擇「序列」。

在「來源」下方輸入方塊中按一下，然後點擊「公式」標籤「用於公式」-「崗位」。此時就可以看到在「來源」中呼叫了「崗位」表格區域。

點選「確定」後，E列資料後都出現了下拉按鈕，點選按鈕，可在下拉清單中選擇崗位。

這時若有新增職位，直接在基礎資訊表中的「職位」超級表裡增加內容。如下圖，我在A12單元格輸入新增的研發總監的職位。

回車後，可以看到表格自動進行了擴展，新增職位被收錄進了「崗位」表格區域。

此時我們再回到薪資表，查看E列任意單元格的下拉列表，可以看到列表末尾增加了「研發總監」。

使用excel2010版本的夥伴注意，使用超級表後，可能會出現資料有效性「失效」的情況，這時只需要取消勾選「忽略空值」即可。

2、人性化警告訊息

如下圖所示的表格中，選取C列數據，設定為文字格式。因為我們的身分證號碼都是18位元的超長數字，不會參與數學運算，所以可以事先設定整列為文字格式。

調出資料有效性對話框，輸入文字長度-等於-18。

在C2儲存格輸入一串沒有18位元的數字時，就會彈出警告訊息如下圖所示。

此時的警告訊息看起來很生硬，而且有可能使用表格的人看不懂，我們可以自訂一個人性化的警告訊息讓人們知道如何操作。

選取身分證列的資料後，調出資料有效性對話框，點選「出錯警告」選項卡，我麼可以看到下方所示的對話框。

點擊「樣式」下拉列表，有「停止」、「警告」、「訊息」三種方式。 「停止」表示當使用者輸入訊息錯誤時，訊息無法輸入儲存格。 「警告」表示使用者輸入訊息錯誤時，對使用者進行提醒，使用者再次點選確定後，訊息可以輸入儲存格。 「訊息」表示使用者輸入訊息錯誤時，僅給予提醒，訊息已經輸入了儲存格。

在對話方塊右邊，我們可以設定警告訊息的標題和提示內容，如下所示。

點擊確定後，在C2儲存格輸入數字不是18位元時，就會跳出我們自訂設定的提示框。

3、圈釋錯誤資料與空白儲存格

如下圖所示，當我把C列設定為「警告」類別資訊後，使用者輸入錯誤數據，再次點選確定後，還是儲存了下來。這時我需要將錯誤資料標註出來。

選取C列數據，點選「數據」-「數據有效性」-「圈釋無效數據」。

這時身分證列輸入的錯誤資料都會被標註出來。但是沒有錄入訊息的空白儲存格卻沒有標註出來。

若想將沒有輸入訊息的空白儲存格也圈釋出來，我們點選「資料有效性」下拉清單中的「清除無效資料標識圈」先清除標識圈。

然後選取資料區域，調出資料有效性對話框，在「設定」對話框中取消勾選「忽略空值」。

此時再進行前面的圈釋操作，可以看到錄入錯誤訊息的儲存格和空白儲存格都被圈釋出來了。

當我們公司人數有幾百個，用這個方法就可以輕鬆找出其中被遺漏的儲存格。

今天的教學就到這裡，你學會了嗎？利用好數據有效性，統計數據時可以節省很多時間。

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