實用Excel技巧分享：「分列工具」的幾種實用操作

在先前的文章《實用Excel技巧分享：合併儲存格後實現篩選功能》中，我們了解了合併儲存格後實現篩選功能的方法。而今天我們聊聊資料分列，分享了幾種分列工具的實用操作，希望對大家有幫助！

突然腦洞大開，發現了分列工具不單單是把一列資料分成兩列、三列那麼簡單，它還有好幾種其他用途：

1、資料分成多列

2、快速輸入日期資料

3、擷取資料中的某一段資料

  ①擷取資料顯示在原位

  ②擷取資料顯示在指定欄位

下面分別跟大家講一下這幾種用途的實際操作方法。

1、資料分成多列

在日常工作中，輸入資料有時很隨意，常常會有格式不統一的情況，如領用物料的名稱、型號輸入為“A-234””A 234”等。如下圖所示的每日物料領用登記表中，品名和規格都輸入了F列單元格，並且格式不統一。

後期資料統計時，我們需要對F列資料進行分列，把名稱、型號分開。如何進行呢？

名稱和型號分開就意味著要增加一列數據，因此首先需要增加一個空白列。將滑鼠放在列號G上，當滑鼠變成向下的箭頭時，按一下，則可選擇中G列資料。

在G欄位點選右鍵，點選插入。

可以看到F列後面插入了一列。

選取需要分列的資料區域。

點擊「資料」標籤下的「分列」按鈕。

在彈出的對話方塊中，我們可以看到，資料分列可以按照「分隔符號」和「固定寬度」兩種方式進行分割。

我們表格中的資料是被空格和“-”分隔開的，所以勾選“分隔符號”，設定好後點選下一步。

在新的對話框中，我們可以看到分隔符號有很多種，我們這裡只需要勾選「空格」就可以了。其中的「Tab鍵」是預設勾選的，表示的是字元佔用的位置，保持預設設定即可。

由於我們上面表格中的資料有的是被單一空格隔開，而有的是被多個空格隔開的，所以要勾選「連續分隔符號視為單一處理”，此時可以看到下方的資料預覽，被空格隔開的資料已經被分開了。

在資料預覽中可以看到被“-”隔開的資料還沒有分列，所以還需要勾選“其他”，並在後面輸入“- 」。由於有的資料是被多個“-”分隔開的，所以要勾選“連續分隔符號視為單一處理”。此時可以看到下方的資料預覽中，所有資料都被分隔開了。設定好後點選下一步。

在新的對話框中，可以設定更改資料格式，這個我們在後面講解，這裡直接點擊完成即可。

此時可以看到資料已經被分成了兩列，分出來的第二列資料預設顯示在了G列。

2、快速輸入日期資料

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我們在表格中輸入日期數據的時候，多數人的操作方法都是手動輸入“-”或“/”來分隔年月日數據，這樣要同時輸入數字和符號非常慢。

大家一定想不到，輸入日期最快的方式竟然是採用資料分列！

如下圖所示，我們先直接輸入年月日的8位數。 （註：8位數字是指4位年份數字2位月份數字2位日子數字。譬如2月要輸成02，5號要輸成05。）

選取日期區域。點擊「開始」標籤下的「分列」按鈕，在彈出的對話方塊中直接點擊兩次下一步，彈出如下所示的對話方塊。

在對話方塊中我們班可以看到，有多種格式可以選擇。這裡我們只需要在對話框中勾選“日期”，並在下拉式選單中選擇“YMD”格式，既是中文常用的年月日的模式。若要使用英文模式，可選擇「MDY」模式，即月日年的模式。

設定好後，點選完成，即可看到最終結果。

3、擷取資料中的某一段

①　擷取資料顯示在原位元

在以往的操作中，我們需要從一長串字元中提取需要的字元時，都會使用函數，這裡教大家用分列來實現。如下圖所示，是人事部在考勤系統中匯出的數據。

我們只想保留資料裡面的日期，選取資料區域，按一下「開始」標籤下的「分列」按鈕，因為這裡的資料都是對齊的，我們可以直接勾選「固定寬度」來進行劃分。當然如果你想用「分隔符號」也可以，前面已經講過，這裡不贅述。設定好後點選下一步。

在新對話框中，直接在下方資料預覽的空白區域拖曳滑鼠，會出現分割線，需要幾條分割線便拖曳幾次，將分隔線放在需要分隔的位置即可。設定好後點選下一步。

在新的對話方塊中，選取後面不需要的資料。

勾選上方的「不匯入此列」。

設定好後，點選完成，即可看到結果。

此時我們可以看到，提取出來的日期直接顯示在了原來的位置，而原始資料已經被替換掉了。

②　擷取資料顯示在指定列

我們日常工作中，最常使用字元擷取的地方應該是從身分證號擷取出生年月日了吧。下面是輸入的身份證號。

在前面的操作中，從考勤系統提取的日期直接顯示在了原來的單元格里，而原始資料被取代了。這裡我們需要提取出年月日，並且保留原始數據，將提取出來的數據顯示在H列。這裡前面的幾步操作和上面一樣，選中數據，點擊“分列”，選擇“固定寬度”，拉出兩條分隔線。設定好後點選下一步。

選取第一部分的數據，勾選「不匯入此列」。

再選取最後一部分數據，勾選「不匯入此列」。

選取中間部分的數據，點選「目標區域」右邊的箭頭。

此時分列精靈自動收縮回去，在表格中選取H2—H11區域。

設定好區域後，點選分列精靈右邊的箭頭。

分列精靈會自動伸展出來，選擇“列資料格式”為日期“YMD”，點選完成即可。

我們看到的最終結果如下：

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以上是實用Excel技巧分享：「分列工具」的幾種實用操作的詳細內容。更多資訊請關注PHP中文網其他相關文章！