如何修復Word中的郵件合併格式問題

該教程在郵件從Excel合併到Word時解決了常見的格式問題，重點關注數字，日期，百分比和貨幣。以前的文章涵蓋了郵件合併的基礎知識；但是，保持正確的格式通常會帶來挑戰。數字，尤其是那些具有領先零（如郵政編碼），百分比和貨幣價值的數字，在合併過程中經常失去其格式。

根本原因是Word默認使用OLE DB連接，該連接導入數據但不格式化。這導致單詞顯示基本的數值，而不是Excel的格式化單元格值。

說明性示例：

Excel表可能顯示：

但是郵件合併文檔可能會顯示：

請注意，郵政編碼中領先的零的損失，缺少貨幣符號和貨幣價值中格式的損失以及百分比和日期的不一致。

解決方案：動態數據交換（DDE）

最有效的解決方案是使用DDE連接到Excel工作簿。在開始郵件合併之前：

1. 導航到文件>選項>高級。
2. 在一般部分中，請檢查“打開確認文件格式轉換”，然後單擊“確定” 。
3. 啟動郵件合併，為收件人選擇“使用現有列表”。
4. 瀏覽到您的Excel文件，選擇它並單擊打開。
5. 在確認數據源對話框中，請檢查“顯示全部”，選擇* MS Excel工作表通過DDE（ .XLS）* ，然後單擊“確定”。
6. 選擇整個電子表格，然後單擊“確定” 。

儘管DDE連接可能需要時間，但它可以確保保留所有格式。連接後，取消選中“確認文件格式轉換”，以避免重複提示。結果：

替代方案：數字開關（字段代碼）

如果DDE不可行，則可以使用Word合併字段中的數字開關分別控制格式。這涉及操縱現場代碼：

1. 選擇合併字段。
2. 按SHIFT F9顯示字段代碼（例如{ MERGEFIELD Number } ）。
3. 附加數字開關代碼。
4. 按F9更新。
5. 按Shift F9隱藏代碼。

示例：

• 數字格式：

  • \\# 0 ：圓形的整數
  • \\# ,0 ：具有成千上萬的分隔符的整數
  • \\# ,0.00 ：帶有兩個小數和數千個分隔符的數字

• 貨幣格式：

  • \\# $,0 ：圓滿的美元與成千上萬的分隔符
  • \\# $,0.00 ：美元帶有兩個小數和數千個分隔符
  • \\# "$#,##0.00;($#,##0.00);'-'" ：含負數的括號的美元，連字符，零。

• 百分比格式：如果Excel使用常規/數字格式： \\# 0.00%或\\# 0% 。如果Excel使用百分比格式，請使用公式： {=«Percent»\*100 \\# 0%}或{=«Percent»\*100 \\# 0.00%} 。

• 日期/時間格式：使用\\@ "M/d/yyyy" ， \\@ "d-MMM-yy" ， \\@ "h:mm AM/PM" ，等等的代碼

• 當前日期/時間：使用Alt Shift D（日期）和Alt Shift T（時間），然後為自定義格式添加數字開關。

保存領先的零：

在合併之前，格式化ZIP代碼列作為文本中的文本。但是，如果在Excel中使用特殊或自定義格式，建議使用DDE來避免手動重新輸入。

通過採用這些方法，您可以在郵件合併期間有效地管理格式，以確保准確且專業的文檔。

以上是如何修復Word中的郵件合併格式問題的詳細內容。更多資訊請關注PHP中文網其他相關文章！