很多人都容易记错：outlook的附件大小限制根本不是对所有人统一的。个人邮箱、公司邮箱、收件方的邮箱规则、邮件网关设置，都会共同约束附件大小。普通公网邮箱账号在outlook里的常见限制大概是20mb，outlook.com单封邮件总大小一般按25mb来算；如果用的是公司exchange或者microsoft 365邮箱，哪怕管理员可以修改本端策略，收件方的邮箱也说不定还是会拦住大附件。所以附件一发不出去，别光盯着outlook找问题，先分清楚到底是本地文件太大，还是对方的系统本来就不收大附件。
我平时用的时候习惯是：十几MB的文档直接附就行，接近20MB的就先手动压缩一遍；几十MB、上百MB的压缩包、视频、设计稿，直接走OneDrive或者SharePoint发链接。这样邮件发得快，对方也不会因为附件超限半路收不到。
先找普通附件的入口
在Outlook里写新邮件时，打开新邮件窗口，切到顶部的「插入」工具栏，点击「附加文件」按钮。这个入口就是普通本地附件、云盘文件和共享链接的总入口，很多人找不到大附件的解决方案，其实就是没点开这个按钮的下拉菜单。
文件不大的话，选择「浏览这台电脑」，直接从本地选Word、Excel、PDF、压缩包这类文件就行。这个方式适合普通文档，别硬往里面塞几十MB的视频或者整套素材包。
附件过大时优先换成OneDrive链接
文件明显偏大的话，点完「附加文件」别选本地附件，直接选OneDrive。这个操作的思路不是把大文件塞进邮件里，而是把文件传到云端，再把可访问的链接放进邮件正文或者附件区域。
进入OneDrive的文件选择窗口，挑你要发送的文件，再选「共享链接」就好。如果界面里同时有「附加副本」和「共享链接」两个选项，大文件一定要选共享链接；选附加副本的话还是会把文件当成普通附件塞进邮件，超过限制时照样容易发送失败。
如果要发的文件还没传到OneDrive里，回到附加文件的下拉菜单，选择「上传并共享」。点完会先把本地文件上传到OneDrive，再直接在邮件里插入链接，很适合临时发送大PDF、会议视频、素材压缩包。
图片附件太大可以先缩小
如果只是照片或者截图体积太大，经典版Outlook里可以直接在邮件的文件信息页，打开「发送此邮件时自动调整大图片大小」的选项，发送时系统会自动把大图压缩到更适合邮件传输的尺寸。这个办法只对图片生效，压缩包、视频、PPT不会靠这个选项变小。
怎么判断该直接附还是发链接
小于10MB的普通文档，直接附上通常没问题；10MB到20MB之间的，先确认下自己公司邮箱有没有更严格的规则，也要提前考虑对方邮箱能不能收；超过20MB的，建议直接发OneDrive或SharePoint链接。文件越大越别反复点发送硬试，发送失败的邮件既浪费上传时间，还可能把发件箱一直卡住。
给外部客户发链接时，还有一个细节别漏：发送前打开共享权限检查一遍，确认对方能正常访问。公司文件的默认权限大多是「仅组织内人员可打开」，外部客户收到链接会提示没有权限。该指定收件人邮箱就指定，该设临时有效期就设置链接有效期，别为了省一步让对方来回催你要权限。
发出去前做一次小检查
最后确认三件事：第一，附件区域里如果是本地实体文件，大小别贴着限制线走；第二，如果发的是云链接，自己开个浏览器隐身窗口打开试一次，确认能正常访问；第三，邮件正文里补一句「文件较大，已通过链接发送」，对方就知道不是你漏发附件。这么处理完，Outlook附件过大的问题基本不会反复卡在发送和接收两头。
