需确保WPS为AI版并开通智能文档权益，新建智能文档后选择“平行机关函”模板，输入含六要素的结构化指令生成正文，人工校验格式与用语合规性，最后导出PDF并预留盖章位置。
一、确认WPS AI版及权限状态
若在WPS中无法调用AI生成函件功能，可能因未启用AI版或当前账号未开通智能文档权益。需确保软件为最新WPS AI版本，且登录账号已获得智能文档使用权限。
1、打开WPS Office，点击左下角「开始菜单→所有程序→WPS Office→配置工具→高级→升级设置」，勾选「自动升级」并执行更新。
2、访问WPS官网下载AI专属安装包，覆盖安装后重新启动软件。
3、登录WPS账号，在「我的账号→权益中心」中查看是否显示「智能文档」「AI公文生成」等可用权益。未开通者需完成企业认证或订阅专业版服务。
二、新建智能文档并启用AI公文模板
WPS AI的平行机关函生成功能仅支持在「在线智能文档」中运行，本地普通DOCX文件不触发AI公文能力。
1、点击WPS主界面左上角「新建」，选择「智能文档」分类下的「空白智能文档」。
2、文档创建后，顶部菜单栏将出现「智能文档」选项卡，点击进入。
3、在「智能文档」选项卡中，点击「AI公文」按钮，弹出公文类型选择面板。
4、在类型列表中，选择「平行机关函」而非「请示」「报告」或「通知」，确保格式符合《党政机关公文格式》GB/T 9704—2012中对函的版式与用语规范。
三、输入结构化指令生成函件正文
AI生成质量高度依赖指令的明确性与要素完整性。平行机关函须包含发文机关、收文机关、事由、依据、具体事项、结语六项核心要素，缺一不可。
1、在AI公文面板的指令输入框中，输入完整提示词，例如：“拟向XX市交通运输局发函，商请协助提供2025年度全市公交线路运营数据，用于开展城市低碳交通研究。发文单位为XX省发展研究中心，要求格式规范、用语庄重、不带请示语气。”
2、点击「生成」按钮，AI将在3秒内输出含标题、主送机关、正文、发文机关署名和成文日期的完整函件。
{"answer":"协助 macOS 用户准备、转换、导出及排查 Word、PDF、Markdown、PowerPoint 和 Excel 文件，确保 WPS Office 工作流程可靠。"}
3、生成后，AI自动插入标准红头模板（含发文机关全称、发文字号占位符），发文字号需手动补全为「X发改研函〔2026〕X号」格式。
四、校验关键字段与格式合规性
AI生成内容可能遗漏平行文种特有的表述惯例，如“特致此函”“盼予支持为荷”等固定结语，亦可能误用上行文语气词，需人工核对。
1、检查主送机关名称是否使用全称或规范化简称，禁止使用“贵局”“你单位”等非正式指代，必须写明“XX市交通运输局”。
2、核查正文首段是否以“现就……事宜函告如下”起句，末段是否采用“特致此函”或“专此致函”收尾，不得出现“请批示”“请审阅”等上行文用语。
3、确认附件说明格式：若有附件，须在正文下空一行左空二字标注“附件：1. XXXX”，附件名称不加书名号，末尾不加标点。
五、导出与盖章前的最终处理
生成函件为可编辑文本，但正式对外发送前须转为符合行政效力要求的PDF形态，并预留电子签章位置。
1、点击「文件→另存为」，选择保存类型为「PDF文档（*.pdf）」。
2、在PDF导出设置中，勾选「嵌入字体」与「保留文档结构」，确保打印时格式不偏移。
3、返回WPS文档界面，在成文日期下方留出三行空白，此处为加盖公章的标准位置，AI不自动生成红章图层。
4、使用WPS「审阅→电子签章」功能插入单位数字证书签章，未绑定CA证书者需导出PDF后使用外部签章工具加盖有效电子印章。
