实用Excel技巧分享：７个提高表格查看效率的方法

在之前的文章《实用Excel技巧分享：怎么进行带单位的数据求和？》中，我们学习了带单位的数据求和方法。而今天我们来聊聊数据呈现技巧，分享７个Excel小技巧，提高表格查看效率，赶紧看看！

日常工作中，我们的表格中经常会有跨表引用其他表格的情况，查看表格时，就需要同时打开多个表格查看；当我们一个表格特别大时，需要对比查看前后或者左右的数据等等，这些问题在平时貌似不起眼，但是学会一些小技巧后，可以大大提升表格的查看效率。今天就来给大家介绍在excel中一些数据呈现的小技巧。

一、同时冻结行列进行查看

在查看公司的商品明细表时，我需要对比查看不同时间的商品数量信息。如下图所示的表格中，表格非常的长和宽，我在查看数据时，需要一直看到标题行和前3列的数据信息。

这里给大家介绍两种处理办法。

1、先拆分后冻结

点击“视图选项卡”下的“拆分”按钮。

此时会看到屏幕中出现一个灰色的“十”字架，拖动“十”字架到想要冻结的区域的后方和下方。

我这里想冻结前2行，前3列，所以拖动“十”字架，将横条放置到第2行下，将竖条放置到C列后。

再点击“视图”选项卡的“冻结窗格”，在下拉菜单中选择“冻结拆分窗格”。

可以看到灰色“十”字架变成了黑色细线。此时我们上下拖动左侧滚动条会看到表格前两行固定不动，左右拖动下方滚动条会看到表格的前三列固定不动。

若要取消冻结效果，对本例这样先拆分后冻结的情况，可直接再点击一次“拆分”即可。点击后表格回复到最初状态。

2、指定单元格直接冻结

其实还有一个更简单的方法。先选中活动区域的第一个单元格，我这里是想固定前两行和前三列，则活动区域第一个单元格为D3。

直接点击“冻结拆分窗格”。

此时可以看到表格中出现了黑色细条拆分线。拖动滚动条，可以看到和前面动图演示一样的结果。

二、同时查看多个表

在不同的时候，我们查看表格会有不同的需求，比如当表格公式中出现跨表引用时，需要同时查看不同工作簿、不同工作表；当需要对比查看不同时间段的数据时，需要同时查看工作表前后的数据等等，下面分别给大家讲解一下查看表格的不同方式。

1、窗口重排查看表格

若同时打开多个工作簿，多数小伙伴都是通过电脑屏幕下方的任务栏切换工作簿。其实excel自带切换工作簿的功能。

如下图所示，点击“视图”选项卡下的“切换窗口”，在下拉菜单中可以选择需要查看的工作薄，这样可以快速在不同工作薄之间切换。（注：按快捷键Ctrl Tab可以在多个工作簿之间轮换。）

如果想要一个屏幕同时查看所有工作簿，点击“全部重排”。

在弹出的对话框中勾选任意一个需要的排列方式即可。大家可以下来尝试一下，对比不同排列方式的效果。

我这里选择“平铺”的排列方式，可以看到如下结果，此时可以同时查看三个工作簿。

若查看完后想还原表格，直接单击表格右上方的最大化按钮即可。

2、新建窗口查看表格

如何同时查看同一工作簿的不同工作表？如果大家学会了前面的操作，就非常简单了，我们借用查看不同工作簿的操作可以实现同时查看不同工作表。如下图所示，我只打开了一个工作簿。

点击“新建窗口”。

查看“切换窗口”的下拉菜单，可以看到复制出了一个一模一样的工作簿。

和前面的操作一样，点击“全部重排”，可以分窗口查看同一个工作簿。

我们可以在工作簿下方，将两个窗口分别切换到不同工作表。

此时我们就实现了同时查看同一个工作簿中的不同工作表。这种方式在跨表输入公式时非常方便，以后我们的函数教程中会经常用到。

同时查看同一工作表的的不同位置也可以采用这样的方法。

3、拆分查看表格

如果工作表非常的长、宽，要想同时查看其前后数据，除了可以使用新建窗口的方式外，我们还可以使用拆分的方式。

点击“视图”选项卡下的“拆分”，出现灰色“十”字架。

“十”字架可根据需要放在任何位置，其将表格复制成了4份，并同时显示在屏幕中。可在屏幕的下方和左侧各看到两个滚动条。

调节这四个滚动条，我们就可以同时查看这个工作表中的4个不同位置。

三、隐藏不需要的数据

往往我们并不需要查看表格中的所有数据，或者说表格中的部分数据不常用，这时候就可以将不需要查看或者不常用的数据隐藏起来，方便数据的查看和使用。下面给大家介绍两种隐藏数据的方法。

1、右键隐藏

选中需要隐藏的行或列。

单击鼠标右键，在下拉菜单中选择“隐藏”

可以看到，C列和E列之间的Ｄ列被隐藏了。

选中Ｃ、Ｅ两列，单击鼠标右键，选择“取消隐藏”，可取消D列的隐藏。

当表格中有多处隐藏的行或列时，点击表格左上角的全选块，可选中整个表格。

然后在任意行号列号上单击鼠标右键，选择“取消隐藏”，便可以取消所有的隐藏。

2、分级显示

上面的方法只适用于隐藏行列比较少的表格，当需要隐藏的地方比较多时，采用分级显示会更加地便利。

选中Ｃ—Ｅ列数据。

点击“数据”选项卡下的“创建组”按钮。

此时可以看到数据上方出现了一根可以伸缩的线条。

点击线条右边的“－”号按钮，可以看到Ｂ和Ｆ之间的三列被隐藏了。

点击数据区域上方的“＋”号按钮，可以展开三列数据。

按照同样的方式，可以对行进行隐藏，如下图所示，我建立了三个分级显示组。

从图中我们可以明显看到这种方式的优势，可以很清晰地看到哪里有隐藏的行列，且随时可以展开、折叠，非常地方便。

那有小伙伴就会说了：如果隐藏的数据很长，在点击“＋”号按钮展开数据后，“—”号按钮会在非常远的位置，再想折叠数据的时候就很麻烦。

其实这个问题也很好解决。

我们选中需要隐藏的数据区域后，点击“分级显示组”右下角的扩展箭头。

在弹出的对话框中可以看到，excel默认勾选了两个方向，表示折叠按钮出现在数据的下方或者右侧。

我们取消方向的选择，点击确定后，可以看到折叠按钮固定在隐藏数据的上方。

若想一次性取消所有分级显示，点击“数据”选项卡下的“清除分级显示”即可。

若只想取消某一个组，先选中该组的数据区域，再点击“取消组合”就可以了。

通过上面的学习，我们可以看到分级显示是隐藏行列很好的替代方式，今天的教程就到这里了。

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