如何修复Word中的邮件合并格式问题

该教程在邮件从Excel合并到Word时解决了常见的格式问题，重点关注数字，日期，百分比和货币。以前的文章涵盖了邮件合并的基础知识；但是，保持正确的格式通常会带来挑战。数字，尤其是那些具有领先零（如邮政编码），百分比和货币价值的数字，在合并过程中经常失去其格式。

根本原因是Word默认使用OLE DB连接，该连接导入数据但不格式化。这导致单词显示基本的数值，而不是Excel的格式化单元格值。

说明性示例：

Excel表可能显示：

但是邮件合并文档可能会显示：

请注意，邮政编码中领先的零的损失，缺少货币符号和货币价值中格式的损失以及百分比和日期的不一致。

解决方案：动态数据交换（DDE）

最有效的解决方案是使用DDE连接到Excel工作簿。在开始邮件合并之前：

1. 导航到文件>选项>高级。
2. 在一般部分中，请检查“打开确认文件格式转换”，然后单击“确定” 。
3. 启动邮件合并，为收件人选择“使用现有列表”。
4. 浏览到您的Excel文件，选择它并单击打开。
5. 在确认数据源对话框中，请检查“显示全部”，选择* MS Excel工作表通过DDE（ .XLS）* ，然后单击“确定”。
6. 选择整个电子表格，然后单击“确定” 。

尽管DDE连接可能需要时间，但它可以确保保留所有格式。连接后，取消选中“确认文件格式转换”，以避免重复提示。结果：

替代方案：数字开关（字段代码）

如果DDE不可行，则可以使用Word合并字段中的数字开关分别控制格式。这涉及操纵现场代码：

1. 选择合并字段。
2. 按SHIFT F9显示字段代码（例如{ MERGEFIELD Number } ）。
3. 附加数字开关代码。
4. 按F9更新。
5. 按Shift F9隐藏代码。

示例：

• 数字格式：

  • \\# 0 ：圆形的整数
  • \\# ,0 ：具有成千上万的分隔符的整数
  • \\# ,0.00 ：带有两个小数和数千个分隔符的数字

• 货币格式：

  • \\# $,0 ：圆满的美元与成千上万的分隔符
  • \\# $,0.00 ：美元带有两个小数和数千个分隔符
  • \\# "$#,##0.00;($#,##0.00);'-'" ：含负数的括号的美元，连字符，零。

• 百分比格式：如果Excel使用常规/数字格式： \\# 0.00%或\\# 0% 。如果Excel使用百分比格式，请使用公式： {=«Percent»\*100 \\# 0%}或{=«Percent»\*100 \\# 0.00%} 。

• 日期/时间格式：使用\\@ "M/d/yyyy" ， \\@ "d-MMM-yy" ， \\@ "h:mm AM/PM" ，等等的代码

• 当前日期/时间：使用Alt Shift D（日期）和Alt Shift T（时间），然后为自定义格式添加数字开关。

保存领先的零：

在合并之前，格式化ZIP代码列作为文本中的文本。但是，如果在Excel中使用特殊或自定义格式，建议使用DDE来避免手动重新输入。

通过采用这些方法，您可以在邮件合并期间有效地管理格式，以确保准确且专业的文档。

以上是如何修复Word中的邮件合并格式问题的详细内容。更多信息请关注PHP中文网其他相关文章！