5 Excel快速提示您不知道您需要

五个Excel技巧，助你高效处理数据

许多人熟悉Excel的各种功能，但鲜有人了解那些能节省时间、更有效地可视化数据的实用技巧。本文将分享五个技巧，助你在下次使用Microsoft电子表格程序时提升效率。

一、快捷键快速选择数据区域

Ctrl A快捷键广为人知，但在Excel中，它在不同情况下功能有所不同。

首先，选择电子表格中的任意单元格。如果该单元格独立于其他单元格（即其左侧、右侧、上方或下方没有数据，也不属于格式化表格的一部分），按Ctrl A将选择整个电子表格。

但是，如果所选单元格属于某个数据区域（例如未格式化的数字列或格式化表格），按Ctrl A只会选择该数据区域。例如，我们选择单元格D6，然后按下Ctrl A。

这对于仅格式化该数据范围（而不是整个工作表）非常有用。

再次按下Ctrl A，Excel将选择整个电子表格。

这非常适合同时格式化整个工作表。

此技巧可提高工作效率，无需使用鼠标点击和拖动来选择数据范围。

二、添加切片器快速筛选数据

将数据格式化为Excel表格后，每列顶部会自动显示“筛选”按钮，你可以在“表格设计”选项卡中取消选中或选中“筛选”按钮来移除或重新添加它。

然而，更便捷的筛选方法是添加切片器，尤其当某列比其他列更常被筛选时。

在我们的示例中，我们预计经常筛选“商店”和“总计”列，因为它们是表格中的主要列，所以让我们为每一列添加一个切片器。

选择表格中的任意单元格，点击功能区“表格设计”选项卡中的“插入切片器”。

然后选择要添加切片器的列，并点击“确定”。

现在，可以点击并拖动来重新定位或调整切片器的大小，或打开“切片器”选项卡查看更多选项。要更进一步（例如删除切片器的标题），右键点击相关的切片器，然后点击“切片器设置”。

由于切片器会自动按顺序显示其数据（与原始数据集中的顺序相反），因此可以立即分析数据。

在选择切片器中的元素时按住Ctrl键，可以同时显示所有元素；按Alt C可以清除切片器中的所有选择。

三、创建迷你图可视化趋势

你可以创建高度格式化的图表以图形方式可视化数据，但有时你可能需要更简洁、占用空间更小的工具，这就是迷你图的用武之地，Excel提供了三种类型的迷你图。

在下面的示例中，我们有来自不同商店一周的损益数据，我们想在J列中添加每个商店趋势的可视化表示。

首先，选择J列中要显示趋势可视化的单元格。

现在，在功能区的“插入”选项卡中，转到“迷你图”组，然后点击“折线图”。

将光标放在“数据区域”字段中，使用鼠标选择表格中的数据，然后点击“确定”。

你将立即看到你的数字以趋势线形式呈现。

如果线条太小，难以全面分析，只需增加单元格和列的大小，迷你图会自动填充到单元格的尺寸。

根据你想要可视化的数据类型，还有其他两种类型的迷你图可以使用。

柱形迷你图将数据以迷你柱状图的形式呈现：

损益迷你图则强调正负值：

创建迷你图后，选择任何受影响的单元格，并使用功能区上的“迷你图”选项卡进行任何所需的格式或细节更改。由于它们一起添加，因此它们将同时以相同的方式进行格式化。但是，如果你希望单独格式化它们，请点击“迷你图”选项卡中的“取消组合”。在下面的示例中，我们取消组合了每隔一个迷你图以交替格式化它们。

四、充分利用预设条件格式

另一种立即可视化和分析数据的方法是使用Excel的预设条件格式工具。设置条件格式规则可能需要时间，如果规则重叠或相互矛盾，还会导致问题，但使用默认格式则容易得多。

选择要分析的电子表格中的数据，然后点击功能区“开始”选项卡中的“条件格式”下拉菜单。在那里，点击“数据条”、“颜色刻度”或“图标集”，并选择适合你数据的样式。

在我们的示例中，我们选择了橙色数据条，这有助于我们一目了然地比较总计。方便的是，由于我们的数据中有一个负数，Excel已自动格式化数据条以强调数字差异。

要清除条件格式，请选择相关单元格，点击“开始”选项卡中的“条件格式”，然后点击“从所选单元格中清除规则”。

五、截图数据实现动态更新

这是一种将一个工作表上的单元格复制到另一个位置（例如仪表板）的好方法。然后，对原始数据所做的任何更改也会反映在复制的数据中。

首先将“摄像机”工具添加到快速访问工具栏 (QAT)。点击功能区上任何选项卡右侧的下箭头，查看你的QAT是否已启用。如果“隐藏快速访问工具栏”选项可用，则表示你已显示它。同样，如果看到“显示快速访问工具栏”选项，请点击它以激活你的QAT。

然后，点击QAT下箭头并点击“更多命令”。

现在，在“从以下位置选择命令”菜单中选择“所有命令”，然后滚动到并选择“摄像机”，然后点击“添加”将其添加到你的QAT。然后点击“确定”。

你将在QAT中看到“摄像机”图标。

选择要在另一个工作表或工作簿中复制的单元格，然后点击新添加的“摄像机”图标。

如果要复制未附加到单元格的内容（例如图像或图表），请选择项目后面和周围的单元格。这将复制所选单元格及其前面的所有内容作为图像。

然后，转到要复制数据的位置（在下面的示例中，我们使用了工作表2），只需在适当的位置点击一次（在我们的例子中，是单元格A1）。

Excel 将其视为图片，因此你可以使用功能区上的“图片格式”选项卡来精确呈现快照。

在将数据捕获为图片之前，请考虑删除网格线，这将有助于图像在其复制位置中显得更整洁。

尽管这是一个图片（通常是文件中不变的元素），但如果更改原始数据，这将立即反映在捕获的版本中！

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学习一些Excel最有用的快捷键也是提高效率的另一个方法，因为它们可以避免在使用键盘和鼠标之间切换。

以上是5 Excel快速提示您不知道您需要的详细内容。更多信息请关注PHP中文网其他相关文章！