WordでMail Mergeのフォーマット問題を修正する方法

このチュートリアルは、ExcelからWordに融合し、数字、日付、パーセンテージ、および通貨に焦点を当てている場合の一般的なフォーマットの問題に取り組んでいます。以前の記事では、メールマージの基本について説明しました。ただし、正しいフォーマットを維持することは、しばしば課題をもたらします。数字、特に主要なゼロ（郵便番号など）、パーセンテージ、通貨の価値がある人は、マージプロセス中にフォーマットを失うことがよくあります。

根本的な原因は、WordのOLE DB接続のデフォルト使用です。これは、フォーマットではなくデータをインポートします。これにより、Excelからのフォーマットされたセル値ではなく、基礎となる数値を表示する単語が生じます。

実例：

Excelシートが表示される場合があります。

ただし、Mail Merge Documentという単語が表示される場合があります。

ZIPコードでの主要なゼロの喪失、通貨記号の欠如と金銭的価値のフォーマット、およびパーセンテージと日付の一貫性のない表示に注意してください。

解決策：動的データ交換（DDE）

最も効率的なソリューションは、DDEを使用してExcelワークブックに接続することです。 Mail Mergeを開始する前：

1. ファイル>オプション> Advancedに移動します。
2. 一般的なセクションで、「開くにファイル形式の変換を確認」を確認し、 [OK]をクリックします。
3. メールマージを開始し、受信者の「既存のリストを使用」を選択します。
4. Excelファイルを参照して、選択してクリックします。
5. [データソースの確認]ダイアログで、「Allを表示」を確認し、 DDE（.xls）*経由でMS Excelワークシートを選択し、[OK*]をクリックします。
6. スプレッドシート全体を選択し、 [OK]をクリックします。

DDE接続には時間がかかる場合がありますが、すべての形式が保存されます。接続後、繰り返されるプロンプトを避けるために、「オープンでファイル形式変換を確認する」チェックを外します。結果：

代替：数値スイッチ（フィールドコード）

DDEが実行不可能な場合は、Wordのマージフィールド内の数値スイッチを使用して個別にフォーマットを制御できます。これには、フィールドコードの操作が含まれます。

1. マージフィールドを選択します。
2. Shift F9を押して、フィールドコード（ { MERGEFIELD Number }など）を表示します。
3. 数値スイッチコードを追加します。
4. F9を押して更新します。
5. Shift F9を押してコードを非表示にします。

例：

• 番号のフォーマット：

  • \\# 0 ：丸い整数
  • \\# ,0 ：数千のセパレーターを備えた整数
  • \\# ,0.00 ：2つの小数と数千個のセパレーターを持つ数字

• 通貨のフォーマット：

  • \\# $,0 ：数千のセパレーターを備えた丸いドル
  • \\# $,0.00 ：2つの小数と数千のセパレーターを備えたドル
  • \\# "$#,##0.00;($#,##0.00);'-'" ：負の数の括弧付きのドル、ゼロのハイフン。

• パーセンテージフォーマット： Excelが一般/数値形式を使用する場合： \\# 0.00%または\\# 0% 。 Excelがパーセント形式を使用する場合、式： {=«Percent»\*100 \\# 0%}または{=«Percent»\*100 \\# 0.00%}を使用します。

• 日付/時刻のフォーマット： \\@ "M/d/yyyy" 、 \\@ "d-MMM-yy" 、 \\@ "h:mm AM/PM"などのコードを使用します。

• 現在の日付/時刻： Alt Shift D（日付）とAlt Shift T（時間）を使用してから、カスタム形式に数値スイッチを追加します。

主要なゼロの保存：

マージの前にテキストとしてExcelの郵便番号列をフォーマットします。ただし、Excelで特別な形式またはカスタム形式を使用している場合は、手動ゼロの再突入を避けるためにDDEをお勧めします。

これらの方法を採用することにより、メールの合併中にフォーマットを効果的に管理し、正確でプロフェッショナルなドキュメントを確保できます。

以上がWordでMail Mergeのフォーマット問題を修正する方法の詳細内容です。詳細については、PHP 中国語 Web サイトの他の関連記事を参照してください。