用wps做数据透视表按部门统计，四步就能搞定：先整理字段，选好数据源区域，插入汇总表，再把对应字段拖入行和值区域。之后还可以练五个进阶操作：月份交叉汇总、状态筛选、统一数字格式、排序、刷新。这次例子用6条费用记录，总金额核对下来是600，金额字段一定要设成求和，不能选计数。透视表只是换了个汇总视角，不会自动帮你清洗原始数据；新增记录之后得先确认数据源区域已经覆盖新行再点刷新，要是筛选条件改了，之前的旧总额就不能接着用了。
创建第一步：每列一个字段，金额保持数值
先检查费用明细A1:D7，确认字段分别是部门、月份、金额、状态，六条金额分别是120、80、200、100、60、40，加起来正好600。表头别留空，源数据里不要有合并单元格，也别在明细行中间插总计行；月份这里先用统一的1月、2月文本做示范，别把不同年份的同月份混在一起汇总。
创建第二步：插入透视表，核对来源区域
点明细里任意一个单元格，顶部菜单栏选插入，点数据透视表，确认源区域 =$A$1:$D$7，选择放到新工作表，点确定就行。要是你只选了部分数据，后面字段拖得再熟也会漏算，所以操作前先看区域首尾是不是把六条记录全包含进去了。
创建第三步：部门拖到行，金额拖到值
右侧弹出的字段列表里，把部门拖到行区域，金额拖到值区域，采购320、仓储180、行政100。检查值字段名称为求和项:金额；若出现计数项，先回明细核查文本金额或空值，再在值字段设置里选求和，别把记录条数当成费用。
创建第四步：用原始六条金额核对总计
最后出来的总计600，要和明细120、80、200、100、60、40手算结果一致。点总计格确认这次统计覆盖全部状态、两个示例月份；创建完成先做这个对照，再继续筛选和排版，避免一开始就把漏行藏在规整的汇总表里。
进阶一：月份放到列，做交叉汇总
把月份拖到列区域，1月合计260、2月340，总计仍是600，采购两个月为120与200。列字段拆开了观察维度，没有新增费用；若正式数据跨年，改用完整日期或年、月字段，别把不同年份同名月份并在一起。
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进阶二：状态放到筛选，只看已完成
先从列区域移除月份，回到部门汇总，再把状态拖到筛选，选择已完成。采购320、仓储100、行政40，总计460；这不是源数据少了两条，而是当前报表只统计已完成，展示和交付时要保留筛选条件。
进阶三：在值字段里统一数字格式
在金额值字段设置中打开数字格式，设数值保留两位小数。320.00、100.00、40.00和460.00使用同一规则，保留当前已完成筛选；格式控制显示，不代表底层金额被改值，也不要把货币单位直接拼进原始数值格。
进阶四：按汇总金额排序，部门与值一起移动
在求和项金额的数值区选择升序，依次行政40.00、仓储100.00、采购320.00，总计460.00留在最后。通过透视表排序入口操作，不只剪贴金额列；状态仍为已完成，排序不会改变报表统计范围。
进阶五：新增记录后扩展来源，再刷新
在费用明细第8行新增行政、2月、50、已完成。原来源A1:D7不会自动包含普通区域外的新行，先在分析工具更改数据源为A1:D8，再刷新；行政90.00、仓储100.00、采购320.00，总计510.00，仍按升序和已完成口径。核对增加50后保存费用透视.xlsx。
