客户和供应商名称重复、编码随意或结算资料缺失，会直接影响开单、往来核销和对账。维护档案时应先定分类与编码，再补齐联系人、税务和结算字段，批量导入前用少量样本验证模板。

新增客户并填写关键字段

打开基础资料→客户，先建立客户分类，再点击新增。填写编码、名称和所属分类，按实际业务补充联系人、手机号、税号、地址、结算方式及信用设置。带星号的字段必须完成，名称应与开票和合同主体保持一致。

新增供应商并检查结算资料

进入基础资料→供应商，点击新增，填写供应商编码、名称和类别。采购业务还应检查采购员、付款条件、开户银行、银行账号和税务资料。保存前先搜索名称与税号，避免同一往来单位被重复建立。

批量维护与停用处理

资料量较大时使用列表上的引入下载标准模板，按必填列整理后先导入两三条测试数据。确认分类、编码和字段映射正确，再导入完整文件；导入后通过筛选或引出功能抽查结果。

已经发生业务的客户或供应商不应直接删除，可改为停用并保留历史往来。批量调整前先引出当前档案作为备份；合并重复资料时还要核对未核销单据和期初余额，避免余额分散在两个编码下。