在 wps 里给文档加密，最常用的入口是“文件 - 文档加密 - 密码加密”：想让别人没有密码就打不开文件，填写“打开文件密码”；想让别人只能查看、不能直接保存回原文档，填写“修改文件密码”。如果要按 wps 账号指定谁能查看或编辑，再走“文件 - 文档加密 - 文档加密”。
操作前先分清目标。只是不想让外人打开文件，设置打开密码就够；只是怕别人改坏原件，设置修改密码更合适；文件要发给团队成员，并且希望以后调整访问人名单，再考虑文档加密型权限。密码类加密一定要自己保存好密码，忘记后通常很难恢复，重要文件最好先留一个未加密备份。
第一步：进入文档加密菜单
用 WPS 打开要保护的文档，点左上角“文件”，找到“文档加密”，再进入“密码加密”。WPS 官方社区的加密教程也把这个路径写成“文件-文档加密-密码加密”。如果菜单里只看到“属性”或没有加密项，先确认是否使用的是桌面端 WPS，并检查账号登录、文件格式和软件版本。
这一步不要急着直接输入密码。先判断要保护的是“打开权限”还是“编辑权限”。两个位置都能填密码，但效果完全不同：打开权限会挡住查看入口，编辑权限主要限制保存原文件。
第二步：设置打开文件密码
如果文件内容本身比较敏感，就在“打开权限”区域填写“打开文件密码”，再在下一行重复输入一次。这个密码生效后，别人没有密码就无法正常打开文档。密码提示可以写一条只有自己看得懂的线索，不要写真实密码，也不要写身份证号、生日、手机号后四位这类容易被猜到的信息。
设置完成后点击“应用”，再保存文件。为了确认密码真的生效，关闭文档后重新打开一次，用刚才的密码测试。测试通过后，再把文件发给别人；不要只设置完就转发，漏点一次保存，接收方拿到的可能还是未加密版本。
第三步：设置修改文件密码
如果文档可以给别人看，但不希望对方直接改原件，就在“编辑权限”区域填写“修改文件密码”和“再次输入密码”。这种设置不是阻止查看，而是让对方打开后默认偏向只读使用；知道修改密码的人才能解除编辑限制。
这类密码适合发合同初稿、方案草稿、制度文档给别人核对。对方如果不知道修改密码，仍可能查看内容，也可能另存副本；所以它不能替代保密措施。涉及报价、合同原件、人员信息时，不要只靠只读型密码，还要控制文件发送范围。
第四步：检查只读打开效果
设置修改密码后，再次打开文档时会出现“解除编辑”和“只读打开”两个方向。选择只读打开后，文档顶部会显示只读状态，文件无法直接保存回原文档；如果做了修改，保存时通常会生成副本或要求另存。这个状态能说明编辑限制已经生效。
检查时重点看两个位置：打开时是否要求输入编辑密码，进入文档后标签栏或标题位置是否出现只读标记。若还能直接保存原文档，说明没有保存加密设置，或者打开的是未加密副本，需要回到原文件重新设置。
第五步：需要指定账号时使用文档加密
如果希望只有指定 WPS 账号能查看或编辑，入口要换成“文件 - 文档加密 - 文档加密”。官方社区教程把它归为“文档加密型”加密，适合给不同人员分配查看、编辑权限。它和普通密码不同，重点不在记住一串密码，而在授权账号名单。
这种方式更适合团队协作或外发权限控制，但前提是双方使用 WPS 账号体系。发出前先确认对方账号是否正确，授权范围是只看还是可编辑；发出后如果要撤回访问，需要回到权限设置里处理。若文件已经被别人下载、复制或截屏，权限控制无法保证历史副本完全消失。
设置完成后，用另一个账号或让同事帮忙打开测试一次：打开密码要能挡住未授权查看，修改密码要能进入只读状态，文档加密型要能区分授权账号和未授权账号。三个结果都确认后，再把正式文件发出去。
