Word邮件合并可批量生成信封、准考证和奖状，一张A4纸分别排6个信封、4张准考证或2张竖版奖状；需用规范Excel数据源（列标题无空格标点、首行标题、无空行合并单元格）和对应Word模板（设专用页面尺寸、插入合并域、预览校验后合并输出）。
用Word邮件合并功能批量生成信封、准考证和奖状，省去逐个手输姓名地址的重复劳动，避免错漏，一张A4纸可排4张准考证、6个信封或2张竖版奖状。
准备数据源：Excel表格必须这样建
打开Excel新建工作表，第一行必须是列标题，内容为“收件人姓名”“单位名称”“详细地址”“邮政编码”（信封用）；或“考生姓名”“考号”“考场号”“座位号”（准考证用）；或“学生姓名”“获奖称号”“颁发日期”（奖状用）。
从第二行开始填具体数据，【务必删除所有空行、合并单元格和首行以外的标题行】。列标题中不能有空格、顿号、括号，例如不能写“学生 姓名”，要写成“学生姓名”。
保存为.xlsx格式，文件名不要含中文标点，如命名为“期末奖状名单.xlsx”。
制作Word模板：三类文档排版要点不同
新建空白Word文档，先设置页面：信封用“信封”专用尺寸（如DL、C5），在【邮件】→【创建】→【中文信封】中选好样式后自动生成；准考证和奖状则需手动设置——点击【布局】→【纸张大小】，选“其他页面大小”，输入实际尺寸（如准考证常用10cm×14cm，奖状常用16K即18.4cm×26cm）。
插入背景参考图（可选）：把实物奖状/准考证拍照，插入Word→右键图片→【环绕文字】→【衬于文字下方】→拖动缩放至铺满页面，方便后续精确定位文字位置。
输入固定文字：信封上写“收件人：”“单位：”“地址：”；准考证写“准考证号：”“考场：”“座位：”；奖状写“兹授予______同学……荣获______称号”——下划线处即为待替换位置。
启动邮件合并并链接数据
切换到【邮件】选项卡，点击【开始邮件合并】→【信函】（注意：所有证书类文档都选此项，系统无“奖状”或“准考证”专用类型）。
中文 Word 文档自动化校对工具。当用户需要对中文文本或 Word 文档进行标点符号检查、语法检查、错别字检查时使用此 skill。触发词：语法检查、错别字、标点符号、校对、检查文档。
点击【选择收件人】→【使用现有列表】→浏览找到刚保存的Excel文件→打开后，在弹出窗口中确认勾选【首行包含列标题】，再点【确定】。
若Excel含多个工作表，务必在下一级窗口中手动选择正确Sheet，比如“Sheet1”或“准考证数据”，【选错Sheet会导致后续字段全部为空】。
插入合并域：精准对应字段名
将光标定位在第一个下划线位置（如“______同学”前面），点击【插入合并域】→选择“学生姓名”（奖状）或“考生姓名”（准考证）或“收件人姓名”（信封）。
方法一：逐个插入 在“获奖称号”前插入“获奖称号”域；在“颁发日期”位置插入“颁发日期”域；信封地址栏依次插入“单位名称”“详细地址”“邮政编码”。
方法二：用域代码快速校验 选中已插入的域→右键→【切换域代码】，查看是否显示为{ MERGEFIELD 学生姓名 }。若显示{ MERGEFIELD xueshengxingming }，说明Excel列标题拼写不一致，必须返回Excel修改列名并重新链接数据源。
预览与批量生成：一步到位输出全部文档
第一步：点击【预览结果】，用左右箭头滚动查看前几条记录是否显示正常。若某处为空，立即检查Excel对应单元格是否为空、含不可见空格或全角字符。
第二步：确认无误后，点击【完成并合并】→【编辑单个文档】→弹出窗口中选择【全部】→点击【确定】。
Word将自动生成一个新文档，里面按顺序排列所有个性化信封、准考证或奖状。每页布局由你之前设置的页面尺寸和文字位置决定，无需额外分页操作。
