批注功能是word团队协作中实现非破坏性交流的核心工具，支持添加、回复、显示/隐藏、删除批注及自定义作者名与颜色。
如果您在使用Word文档进行团队协作时需要对内容提出意见或回应他人反馈，则批注功能是实现非破坏性交流的核心工具。以下是具体操作步骤：
一、添加新批注
批注用于在不修改原文的前提下插入个人意见、疑问或建议，所有批注独立显示在文档右侧边栏，不影响正文排版。
1、选中您希望添加批注的文本段落或单个词语。
2、切换到【审阅】选项卡，点击【新建批注】按钮。
3、右侧边栏将出现一个空白批注框，光标自动定位其中，直接输入您的评论内容。
4、输入完成后，点击批注框外任意位置或按Ctrl + Enter提交保存。
二、回复他人批注
当文档中已有他人添加的批注时，可通过“回复”功能展开多轮讨论，形成上下文清晰的对话链，所有回复均嵌套在原始批注下方。
1、将鼠标悬停在目标批注上，点击右上角出现的【回复】按钮（图标为弯曲箭头）。
2、在新出现的输入框中键入您的回应内容。
3、按Enter确认发送，该回复即绑定至原批注并显示时间戳和作者名。
三、显示与隐藏批注面板
批注默认以修订标记形式保留在文档中，但可按需控制其可视状态，便于聚焦正文阅读或集中处理反馈。
1、在【审阅】选项卡中，找到【显示批注】下拉菜单。
2、勾选或取消勾选【批注】复选框，实时切换右侧批注边栏的显示/隐藏状态。
3、如需仅查看批注文字而不显示标记线，可在【显示标记】组中取消勾选【批注】选项。
四、删除单条批注或全部批注
批注可随时由创建者本人或具有编辑权限的协作者删除，确保文档最终版本干净无冗余信息。
1、将鼠标移至待删除批注右上角，点击出现的【删除】图标（垃圾桶形状）。
2、若需清除当前文档中所有批注，点击【审阅】选项卡中的【删除】下拉箭头。
3、选择删除文档中的所有批注，系统弹出确认提示后点击【确定】。
五、更改批注作者名称与颜色
Word自动将Windows账户名设为批注作者，但多人协作时常需区分身份；同时不同颜色有助于快速识别归属，提升审阅效率。
1、点击【文件】→【选项】→【常规】，在“用户名”字段中修改为实际姓名或缩写。
2、返回文档，再次添加批注时将自动应用新名称。
3、如需为特定批注设置专属颜色，右键点击该批注，在快捷菜单中选择【设置批注格式】→【颜色】→选取指定色块。
