实用Excel技巧分享：制作一张员工信息动态查询表！

在之前的文章《实用Excel技巧分享：原来统计加班费如此简单！》中，我们聊了聊Excel表格统计。而今天我们来聊聊Excel表格查询，分享一个动态员工信息查询表的做法，看完这篇教程，你也可以自己动手做一个哟！

008号是谁？电话多少？

这不是相亲，而是员工信息快速查询！可能你所在公司的人员成百上千，怎么根据工号快速查询到职员的信息呢？你需要制作一张员工信息动态查询表！有了信息动态查询表，别说姓啥、电话，就是长啥样也可以查到，最终效果如下所示：

单位的员工登记表，一般都非常长，当我们要查询某个员工信息时，需要左右拖动查看，很容易看错行。瓶子在这里只例举了十个人的情况，而很多公司都是上百人甚至上千人，想快速在员工登记表里查看某个员工信息十分的困难。

下面我们就在sheet2里，单独制作一个员工信息查询表。这里几乎没有什么操作技巧，就是把自己需要查询的项目名称输入进去，其中标题和照片处，使用了合并单元格，最后利用“开始”选项卡的“字体”组里的“边框”给单元格加上边框。

分析：

我们想要的最终效果是在D3单元格输入工号，然后下方的信息自动显示出来，所以可以考虑用VLOOKUP函数，依照工号到员工登记表里查找，并返回需要的选项。

完成过程：

01

由于我们的工号是00开头的，若直接输入001只会显示1，所以我们先选中D3单元格，将其设置为“文本”格式。

再给工号设置“下划线”和“居中”的样式，结果如下。

02

在D4单元格输入公式：

=VLOOKUP($D$3,员工登记表!$A$1:$R$11,MATCH(C4,员工登记表!$A$1:$R$1,0),0)，回车，可以看到工号001对应的员工姓名已经显示出来了。

公式解析：

• 1.MATCH(C4,员工登记表!$A$1:$R$1,0)

  含义是根据C4单元格，在员工登记表里A1-R1单元格区域精确查找，返回对应的列号。由于我们的公式需要下拉右拉并保持查找区域不变，所以单元格区域A1：R1是绝对引用。

• 2.VLOOKUP($D$3,员工登记表!$A$1:$R$11,MATCH(C4,员工登记表!$A$1:$R$1,0),0)

  含义是：根据D3单元格输入的工号，在员工登记表里A1-R11单元格区域精确查找，可得到行号，再结合MATCH函数得到的列号，最终返回行列交叉的值。

03

由于在这个表格里，我们需要隔列填充公式，所以不能直接右拉。我们先下拉公式，得到如下所示的结果。

然后按住ctrl键，依次选中F列、H列的单元格和第9行的空单元格。

保持按住ctrl键，点选D4单元格，在编辑栏公式的后方单击，可以看到公式后方有光标闪烁。

然后按ctrl+enter，可以看到如下所示的结果。

04

当前表格中所有的日期都显示成了数字，这是excel中日期原始的样子。按住ctrl键，选中所有日期，然后设置格式为“短日期”。

此时所有日期都正常显示了。

05

我们可以尝试改变工号，可以看到下面的详细信息都会随之改变。当输入工号002时，可以看到下方有些信息显示为0，表示该项信息在员工登记表里是空单元格。

点击“文件”-“选项”-“高级”，去掉勾选“在具有零值的单元格中显示零”。

点击“确定”后，可以看到若查找到的单元格为空，则返回空单元格。

06

当输入一个不存在的工号时，所有单元格都会显示错误信息。

我们可以在公式前增加一个IFERROR函数做容错处理。

选中D4单元格，将公式改为：

=IFERROR(VLOOKUP($D$3,员工登记表!$A$1:$R$11,MATCH(C4,员工登记表!$A$1:$R$1,0),0),"")。回车后再按照前面相同的方式将公式填充至其他单元格。此时可以看到，由于不存在工号013的员工，所以表格都为空。

07

下面我们再来进行照片的动态设置。

选中“照片”单元格，点击“公式”-“定义名称”。

在弹出的对话框中输入公式：

=INDEX(员工登记表!$D:$D,MATCH(员工信息查询表!$D$3,员工登记表!$A:$A,0))，命名为“照片”，点击确定。

公式解析：

• 1.MATCH(员工信息查询表!$D$3,员工登记表!$A:$A,0)，用MATCH函数在员工登记表的A列里寻找员工信息查询表里的D3单元格（也就是我们输入的工号），并返回行号。

• 2.INDEX(员工登记表!$D:$D,MATCH(员工信息查询表!$D$3,员工登记表!$A:$A,0))，用INDEX函数，返回D列中工号所在行的值（工号所在行由MATCH函数得到）。

在excel自定义功能区中找到“照相机”，并添加到“自定义快速访问工具栏”。

这时excel页面左上方出现了照相机的按钮。

点击“照相机”，并在“照片”单元格内拖动鼠标，划出一个矩形框。

点击编辑栏的公式，将公式更改为：

=照片，回车后，可以看到工号对应的照片显示了出来。

现在，大家可以尝试改变工号，表格里的信息和照片都会随之改变哟！

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