如何自动或手动归档

该综合指南解释了如何通过归档各种Outlook版本的电子邮件，任务和其他项目（365，2021，2019，2019，2016，2016，2013及更早）有效地管理Outlook电子邮件存储。学会配置自动归档，执行手动归档并解决常见问题。

保持简化的前景收件箱对于效率至关重要。归档旧项目会降低邮箱的大小并提高性能。该教程涵盖了自动和手动归档方法。

- 了解前景归档

• 自动化电子邮件归档
• 手动存档（个人或所有文件夹）
• 找到存档的文件
• 高级归档技术
  • 重新定位文件
  • 从已删除的物品和垃圾中自动删除
  • 在收到日期之前存档
• 故障排除归档问题

什么是Outlook归档？

Outlook归档（和自动结构）将旧的电子邮件，任务和日历条目传输到硬盘上的单独的存档文件夹。此过程将项目从您的主要.pst文件移至专用Archive.pst文件，可在Outlook中访问。这可以释放C：\ drive上的空间（除非您指定其他位置）。

归档提供了两个关键功能：

• 移动项目：将项目传输到存档文件夹。
• 永久删除：指定时间后删除项目。

关于Outlook归档的关键事实

为了避免常见的归档问题，请记住以下要点：

1. Outlook主要使用.pst文件（Outlook Data Files）存储电子邮件，联系人，约会，任务和注释。只能存档.pst文件。存档的物品位于Outlook Archive文件夹中，不再位于其原始位置。
2. 归档与出口不同。导出创建副本；存档移动或删除原件。
3. 存档文件不是备份。创建存档的单独备份。pst文件以进行数据安全。
4. 联系人不是自动构造的。联系人需要手动归档。
5. 与在线档案馆的交换帐户禁用Outlook的内置档案。

提示：在存档前合并重复联系人。

在Outlook中自动化电子邮件归档

Outlook的自动结构功能自动以设定的间隔移动或删除旧项目。这些步骤略有不同，具体取决于您的Outlook版本。

Outlook 365- 2010年的自动构造

默认情况下，在Outlook 2010及以后没有启用Autoarchive。您可能会收到提示来启用它。单击“是”立即进行，或“自动建筑设置……”以自定义选项。或者，手动配置它：

1. 打开Outlook，然后导航到文件>选项> “高级” > “自动结构设置…”
2. 检查“每天运行自动结构”以激活。配置其他设置，然后单击“确定” 。

下图显示默认设置；每个选项的详细说明可在其他地方提供。存档进度在状态栏中显示。如果选择“文件夹中的“显示存档”文件夹”，则“存档”文件夹会自动出现。如果需要，请参见有关显示存档文件夹的说明。

2007年Outlook的自动构造

Outlook 2007 Auto-Archives日历，任务和期刊项目（超过6个月），默认情况下发送的项目和已删除的项目（超过2个月）。为其他文件夹启用它：

1. 打开Outlook并单击工具>选项。
2. 转到另一个选项卡，然后单击自动结构… 。

如下所述配置设置。

了解Outlook Autoarchive设置

（Outlook 2010及以后：文件>选项>高级>自动构建设置… ）

• 每天运行自动结构：设置频率。频繁归档大量数据可能会影响性能。
• 在自动运行之前提示：在存档前提供确认提示。
• 删除已过期的项目（仅电子邮件文件夹）：删除具有单个到期日期的消息（在选项> “跟踪>后期”之后设置）。默认情况下通常会检查一下，因此，如有必要，请取消选中。
• 存档或删除旧项目：允许自定义自动设置（未检查使用默认设置）。
• 在文件夹列表中显示存档文件夹：在导航窗格中显示“存档”文件夹。
• 清理大于：设置归档年龄阈值的物品。
• 将旧项目移动到：将项目移至Archive.pst文件。单击浏览以更改位置。
• 永久删除项目：删除项目而无需存档。
• 现在将这些设置应用于所有文件夹：将设置应用于所有文件夹。

默认老化期

默认老化期（每个文件夹可变）：

• 收件箱，草稿，日历，任务，注释，日记：6个月
• 发件箱：3个月
• 发送物品，删除项目：2个月
• 联系人：不是自动构造的

排除文件夹或应用不同的设置

排除文件夹或自定义其设置：

1. 右键单击文件夹并选择属性… 。
2. 选择“请勿在此文件夹中存档项目”或“使用这些设置存档此文件夹”，然后进行相应配置。

创建存档文件夹

如果选择了“显示文件夹中的显示存档文件夹”，则“存档”文件夹会自动出现。否则：

1. 单击文件>打开并导出>打开Outlook数据文件。
2. 选择Archive.pst文件，然后单击“确定” 。

手动存档在Outlook中

有关更多控制，手动存档项目：

1. 在Outlook 2016中，转到“文件”选项卡，然后单击“工具” >清理旧项目。在Outlook 2010和2013中，单击文件>清理工具>存档…
2. 选择文件夹以存档并设置年龄阈值。单击浏览以更改存档文件位置。检查“包含'请勿自动'检查的项目”，以包括排除的项目。

Outlook档案文件的位置

档案中的文件文件是在第一个自动架构或手动存档期间自动创建的。该位置取决于您的操作系统（除非设置期间更改）。

Outlook 365-2010

• Vista，Windows 7，8，10： C：\ Users \ \ Documents \ Outlook Files \ Archive.pst
• Windows XP： C：\ Documents and Settings \ \本地设置\ Application Data \ Microsoft \ Outlook \ Archive.pst

Outlook 2007和更早

• Vista和Windows 7： C：\ Users \ \ appdata \ local \ Microsoft \ Outlook \ Archive.pst
• Windows XP： C：\ Documents and Settings \ \本地设置\ Application Data \ Microsoft \ Outlook \ Archive.pst

（注意：应用程序数据和AppData是隐藏的文件夹。）

高级归档技术

更改存档文件位置

移动现有存档：

1. 关闭Outlook中的存档文件夹。
2. 将存档文件移至新位置。
3. 在Outlook（文件> Open > Outlook Data File… ）中重新连接移动的文件…）。
4. 更新您的自动建筑设置，以指向新位置。

从已删除的项目和垃圾电子邮件中自动删除

通过为这些文件夹设置“永久删除项目”选项，配置自动构造以从已删除的项目和垃圾电子邮件文件夹中删除旧项目。

在收到日期之前存档

根据收到的日期（而不是修改日期）进行存档，请修改注册表（请注意！）。这需要Outlook 2007和2010的特定热点。创建注册表值ArchiveIgnoreLastModifiedTime时间，在HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\<office version> \Outlook\Preferences</office>下，其值为1的值为1。 HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\<office version> \Outlook\Preferences</office> 。重新启动前景。

故障排除归档问题

归档选项不可用

这通常表明Exchange Server邮箱或组织邮件保留策略。与您的管理员联系。

自动结构不运行

确保在自动构建设置中检查“每天运行自动结构”。

特定项目未存档

检查项目的修改日期是最新的，还是选择“不自动构建此项目”。

缺少存档文件夹

验证选择“在文件夹列表中显示存档文件夹”。如有必要，手动打开Outlook数据文件。

损坏的存档。pst文件

使用收件箱维修工具（scanpst.exe）维修存档。pst文件。如果不成功，请创建一个新的存档。

达到最大尺寸

如果已满，请清理存档pst或main .pst文件。默认限制为20GB（Outlook 2007）或50GB（以后版本）。

本指南提供了对Outlook归档的透彻理解，使您有能力优化电子邮件管理。

以上是如何自动或手动归档的详细内容。更多信息请关注PHP中文网其他相关文章！