如何使所有人都可以訪問Excel電子表格

提升Excel表格的可訪問性：實用指南

創建Microsoft Excel工作簿時，務必採取必要的步驟，確保每個人都能訪問它，尤其是在您計劃與他人共享工作簿的情況下。本指南將分享一些實用技巧，幫助您實現這一目標。

使用描述性工作表名稱

提高Excel工作簿可訪問性的一種方法是更改工作表的名稱。默認情況下，Excel工作表命名為Sheet1、Sheet2、Sheet3等等，這種非描述性的編號系統在您點擊“ ”添加新工作表時會繼續下去。

更改工作表名稱使其更準確地描述工作表內容具有多重好處：

• 提供清晰度和上下文：描述性工作表名稱使任何訪問您工作簿的人都能更輕鬆地瀏覽其內容。
• 輔助屏幕閱讀器：大多數屏幕閱讀器都會讀取Excel的工作表名稱，因此將這些名稱更改為更能代表其內容的名稱，意味著視力障礙者將獲得更好的體驗。
• 使公式更清晰：引用另一個工作表中的單元格或命名範圍的公式包含該引用工作表的名稱。因此，使用上下文工作表名稱（而不是Sheet1、Sheet2等）的公式更容易理解和解析。

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避免在Excel中手動引用，這既費時又容易出錯。

要重命名Excel中的工作表，請雙擊相關選項卡，然後將現有文本替換為新的工作表名稱。此外，要為上下文工作表名稱留出更多空間，請單擊並向右拖動下部功能區句柄。

除了具有描述性之外，遵循以下技巧還可以進一步優化您的Excel工作表名稱並提高可訪問性：

• 簡潔明了：較短的名稱更容易處理和使用。
• 使用下劃線：如果您的工作表名稱必須包含多個單詞，請使用下劃線（_）代替空格，以在所有上下文中顯示單詞之間的關係。
• 保持名稱簡單：堅持使用字母、數字和——正如我在前一點中解釋的那樣——下劃線。
• 力求一致性：為所有工作表選項卡選擇一種命名樣式。在我的上面示例中，我選擇了以大寫字母開頭的單個單詞。

使用並命名格式化表格

坦率地說，Excel中未格式化的表格在可訪問性方面是一場噩夢。在此示例中，行和列標題與主要數據不容易區分，跨行跟踪是一個挑戰，而且，從演示的角度來看，它也是一個令人頭疼的問題！

要將此數據轉換為Excel表格，首先，確保數據的頂行包含列標題，從而使您的表格更容易解釋。然後，選擇數據中的任何單元格，然後在功能區“開始”選項卡的“樣式”組中，單擊“作為表格格式化”。

然後，選擇具有帶狀行的樣式，因為這些樣式可以幫助人們從左到右跟踪表格中的行。此外，選擇其標題行與其他行不同的樣式。

選擇表格樣式時，請確保數據源正確且“我的表格具有標題”在“創建表格”對話框中被選中，然後單擊“確定”。

接下來，在“表格設計”選項卡中，查看“表格樣式選項”組，看看您是否可以進一步提高數據的可讀性。在我的情況下，我選中了“第一列”以將其與主要數據區分開來，並且我取消選中了“篩選按鈕”以使標題行不那麼擁擠。

為圖形添加替代文本

替代文本（簡稱alt文本）是對圖形的簡短描述，可以幫助視力障礙者充分理解其內容。屏幕閱讀器會大聲朗讀alt文本，這意味著那些無法看到圖形細節的人仍然可以理解其包含的內容。

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使您的圖形更易於訪問。

在Excel中，您可以為形狀、圖片、圖表、SmartArt以及您使用的任何其他圖形添加替代文本。

使用清晰的字體

在考慮在Excel中使用哪些字體可以使信息易於閱讀時，需要考慮幾個因素。

相關閱讀：您應該在Excel中使用哪些字體？

優化數據的可讀性。

一般來說，Excel不是您應該使用花哨字體的程序，因為它的目的是清晰地呈現數據並啟用有用的分析。因此，使用模仿手寫、具有花哨的筆觸和襯線的字體，或以其他方式具有風格的字體只會降低電子表格的可訪問性。

您還應該選擇字母和數字易於區分的字體。例如，雖然某些字體的字母O比數字0寬得多，但其他字體則使這種區別不太明顯。例如，Franklin Gothic Book的字母O只比其數字0略寬，而Georgia的數字0看起來像小寫字母o。另一方面，Aptos、Arial、Baskerville Old Face、Garamond、Rockwell、Segoe UI、Terminal和Times New Roman的O和0之間的區別要大得多。

在考慮字體如何區分小寫字母i、大寫字母L和數字1時，也應考慮相同的問題。例如，Courier New中的小寫字母L與數字1驚人地相似，而Arial的大寫字母i與小寫字母L相同。區分這三個字符的最佳字體是Aptos、Tahoma、Verdana和Comic Sans MS，儘管我希望您不要在正式電子表格中使用後者！

在使用可訪問字體時，另一個需要記住的事情是數字和文本看起來是否被壓縮了。換句話說，字符之間空間小於通常空間的窄字體通常更難閱讀。避免在Excel中使用標準字體的窄版或細版——如Aptos Narrow——並且不要使用默認情況下很窄的字體——如Agency FB、Niagara Engraved、Onyx和The Hand。

就我個人而言，我堅持使用Excel的默認字體Aptos，因為總的來說，它滿足了上述所有條件。它的字符易於區分，它使用簡單的字母和數字形式，並且在縮小到較小尺寸或放大到高分辨率時易於閱讀。

其他Excel可訪問性技巧

雖然我目前提供的技巧將在很大程度上提高Excel工作簿的可訪問性，但您還可以做一些其他小事情來完成電子表格並使其對每個人都最佳：

• 向單元格A1添加文本：由於屏幕閱讀器從單元格A1開始讀取Excel工作表，因此請在此單元格中添加一些有價值的內容，例如工作表概述或說明。
• 使超鏈接具有上下文：如果您在Excel工作簿中使用超鏈接，請確保它們清楚地說明單擊鏈接後將把讀者帶到哪裡。 “點擊此處”之類的詞語沒有任何價值，而像“點擊此處查看更多信息”這樣的詞語（其中“第一張表”是超鏈接）則更有用。
• 使用圖表元素：如果您的工作簿包含圖表，請確保它們格式良好，並包含圖表標題、軸標題和數據標籤等元素。

相關閱讀：如何在Excel中格式化圖表

Excel提供了（太多）用於使圖形看起來很合適的工具。

• 命名範圍：除了遵循我之前關於命名表格的建議之外，還要命名工作簿中的其他範圍，以便它們易於查找和識別。
• 避免空行和空列：如果您必須擁有不包含數據的行或列，請添加一些文本以幫助使用屏幕閱讀器的人理解電子表格的結構，例如“空行”。

使用Excel的可訪問性檢查器

一旦您盡力使工作簿盡可能易於訪問，請使用Excel內置的可訪問性檢查器確保您沒有錯過任何內容。

打開功能區上的“審閱”選項卡，然後單擊“檢查可訪問性”按鈕的上半部分。

然後，在“可訪問性”窗格中，查看有關使電子表格更易於訪問的任何建議。如果出現任何問題，請單擊相關的卡片以獲取有關如何修復它們的建議。

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除了更改工作簿以使其更易於訪問之外，還值得採用其他良好的實踐方法來使電子表格易於閱讀，例如使用一致的格式、使用批註來避免過多的文本以及將電子表格共享為PDF以鎖定佈局。

以上是如何使所有人都可以訪問Excel電子表格的詳細內容。更多資訊請關注PHP中文網其他相關文章！