如何自動或手動歸檔

該綜合指南解釋瞭如何通過歸檔各種Outlook版本的電子郵件，任務和其他項目（365，2021，2019，2019，2016，2016，2013及更早）有效地管理Outlook電子郵件存儲。學會配置自動歸檔，執行手動歸檔並解決常見問題。

保持簡化的前景收件箱對於效率至關重要。歸檔舊項目會降低郵箱的大小並提高性能。該教程涵蓋了自動和手動歸檔方法。

- 了解前景歸檔

• 自動化電子郵件歸檔
• 手動存檔（個人或所有文件夾）
• 找到存檔的文件
• 高級歸檔技術
  • 重新定位文件
  • 從已刪除的物品和垃圾中自動刪除
  • 在收到日期之前存檔
• 故障排除歸檔問題

什麼是Outlook歸檔？

Outlook歸檔（和自動結構）將舊的電子郵件，任務和日曆條目傳輸到硬盤上的單獨的存檔文件夾。此過程將項目從您的主要.pst文件移至專用Archive.pst文件，可在Outlook中訪問。這可以釋放C：\ drive上的空間（除非您指定其他位置）。

歸檔提供了兩個關鍵功能：

• 移動項目：將項目傳輸到存檔文件夾。
• 永久刪除：指定時間後刪除項目。

關於Outlook歸檔的關鍵事實

為了避免常見的歸檔問題，請記住以下要點：

1. Outlook主要使用.pst文件（Outlook Data Files）存儲電子郵件，聯繫人，約會，任務和註釋。只能存檔.pst文件。存檔的物品位於Outlook Archive文件夾中，不再位於其原始位置。
2. 歸檔與出口不同。導出創建副本；存檔移動或刪除原件。
3. 存檔文件不是備份。創建存檔的單獨備份。 pst文件以進行數據安全。
4. 聯繫人不是自動構造的。聯繫人需要手動歸檔。
5. 與在線檔案館的交換帳戶禁用Outlook的內置檔案。

提示：在存檔前合併重複聯繫人。

在Outlook中自動化電子郵件歸檔

Outlook的自動結構功能自動以設定的間隔移動或刪除舊項目。這些步驟略有不同，具體取決於您的Outlook版本。

Outlook 365- 2010年的自動構造

默認情況下，在Outlook 2010及以後沒有啟用Autoarchive。您可能會收到提示來啟用它。單擊“是”立即進行，或“自動建築設置……”以自定義選項。或者，手動配置它：

1. 打開Outlook，然後導航到文件>選項> “高級” > “自動結構設置…”
2. 檢查“每天運行自動結構”以激活。配置其他設置，然後單擊“確定” 。

下圖顯示默認設置；每個選項的詳細說明可在其他地方提供。存檔進度在狀態欄中顯示。如果選擇“文件夾中的“顯示存檔”文件夾”，則“存檔”文件夾會自動出現。如果需要，請參見有關顯示存檔文件夾的說明。

2007年Outlook的自動構造

Outlook 2007 Auto-Archives日曆，任務和期刊項目（超過6個月），默認情況下發送的項目和已刪除的項目（超過2個月）。為其他文件夾啟用它：

1. 打開Outlook並單擊工具>選項。
2. 轉到另一個選項卡，然後單擊自動結構… 。

如下所述配置設置。

了解Outlook Autoarchive設置

（Outlook 2010及以後：文件>選項>高級>自動構建設置… ）

• 每天運行自動結構：設置頻率。頻繁歸檔大量數據可能會影響性能。
• 在自動運行之前提示：在存檔前提供確認提示。
• 刪除已過期的項目（僅電子郵件文件夾）：刪除具有單個到期日期的消息（在選項> “跟踪>後期”之後設置）。默認情況下通常會檢查一下，因此，如有必要，請取消選中。
• 存檔或刪除舊項目：允許自定義自動設置（未檢查使用默認設置）。
• 在文件夾列表中顯示存檔文件夾：在導航窗格中顯示“存檔”文件夾。
• 清理大於：設置歸檔年齡閾值的物品。
• 將舊項目移動到：將項目移至Archive.pst文件。單擊瀏覽以更改位置。
• 永久刪除項目：刪除項目而無需存檔。
• 現在將這些設置應用於所有文件夾：將設置應用於所有文件夾。

默認老化期

默認老化期（每個文件夾可變）：

• 收件箱，草稿，日曆，任務，註釋，日記：6個月
• 發件箱：3個月
• 發送物品，刪除項目：2個月
• 聯繫人：不是自動構造的

排除文件夾或應用不同的設置

排除文件夾或自定義其設置：

1. 右鍵單擊文件夾並選擇屬性… 。
2. 選擇“請勿在此文件夾中存檔項目”或“使用這些設置存檔此文件夾”，然後進行相應配置。

創建存檔文件夾

如果選擇了“顯示文件夾中的顯示存檔文件夾”，則“存檔”文件夾會自動出現。否則：

1. 單擊文件>打開並導出>打開Outlook數據文件。
2. 選擇Archive.pst文件，然後單擊“確定” 。

手動存檔在Outlook中

有關更多控制，手動存檔項目：

1. 在Outlook 2016中，轉到“文件”選項卡，然後單擊“工具” >清理舊項目。在Outlook 2010和2013中，單擊文件>清理工具>存檔…
2. 選擇文件夾以存檔並設置年齡閾值。單擊瀏覽以更改存檔文件位置。檢查“包含'請勿自動'檢查的項目”，以包括排除的項目。

Outlook檔案文件的位置

檔案中的文件文件是在第一個自動架構或手動存檔期間自動創建的。該位置取決於您的操作系統（除非設置期間更改）。

Outlook 365-2010

• Vista，Windows 7，8，10： C：\ Users \ \ Documents \ Outlook Files \ Archive.pst
• Windows XP： C：\ Documents and Settings \ \本地設置\ Application Data \ Microsoft \ Outlook \ Archive.pst

Outlook 2007和更早

• Vista和Windows 7： C：\ Users \ \ appdata \ local \ Microsoft \ Outlook \ Archive.pst
• Windows XP： C：\ Documents and Settings \ \本地設置\ Application Data \ Microsoft \ Outlook \ Archive.pst

（注意：應用程序數據和AppData是隱藏的文件夾。）

高級歸檔技術

更改存檔文件位置

移動現有存檔：

1. 關閉Outlook中的存檔文件夾。
2. 將存檔文件移至新位置。
3. 在Outlook（文件> Open > Outlook Data File… ）中重新連接移動的文件…）。
4. 更新您的自動建築設置，以指向新位置。

從已刪除的項目和垃圾電子郵件中自動刪除

通過為這些文件夾設置“永久刪除項目”選項，配置自動構造以從已刪除的項目和垃圾電子郵件文件夾中刪除舊項目。

在收到日期之前存檔

根據收到的日期（而不是修改日期）進行存檔，請修改註冊表（請注意！）。這需要Outlook 2007和2010的特定熱點。創建註冊表值ArchiveIgnoreLastModifiedTime時間，在HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\<office version> \Outlook\Preferences</office>下，其值為1的值為1。 HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\<office version> \Outlook\Preferences</office> 。重新啟動前景。

故障排除歸檔問題

歸檔選項不可用

這通常表明Exchange Server郵箱或組織郵件保留策略。與您的管理員聯繫。

自動結構不運行

確保在自動構建設置中檢查“每天運行自動結構”。

特定項目未存檔

檢查項目的修改日期是最新的，還是選擇“不自動構建此項目”。

缺少存檔文件夾

驗證選擇“在文件夾列表中顯示存檔文件夾”。如有必要，手動打開Outlook數據文件。

損壞的存檔。 pst文件

使用收件箱維修工具（scanpst.exe）維修存檔。 pst文件。如果不成功，請創建一個新的存檔。

達到最大尺寸

如果已滿，請清理存檔pst或main .pst文件。默認限制為20GB（Outlook 2007）或50GB（以後版本）。

本指南提供了對Outlook歸檔的透徹理解，使您有能力優化電子郵件管理。

以上是如何自動或手動歸檔的詳細內容。更多資訊請關注PHP中文網其他相關文章！