Outlook에서 자동 또는 수동으로 보관하는 방법

이 포괄적 인 가이드는 다양한 Outlook 버전 (365, 2021, 2019, 2016, 2013 및 이전)에서 이메일, 작업 및 기타 항목을 보관하여 Outlook 이메일 저장소를 효과적으로 관리하는 방법을 설명합니다. 자동 보관을 구성하고 수동 보관을 수행하며 일반적인 문제를 해결하는 방법을 배우십시오.

간소화 된 Outlook받은 편지함을 유지하는 것은 효율성에 중요합니다. 이전 품목을 보관하면 사서함 크기가 줄어들고 성능이 향상됩니다. 이 자습서는 자동화 된 및 수동 아카이빙 방법을 다룹니다.

- Outlook Archiving 이해

• 전자 메일 보관 자동화
• 수동 보관 (개별 또는 모든 폴더)
• 보관 된 파일 찾기
• 고급 아카이빙 기술
  • 보관 된 파일 재배치
  • 삭제 된 품목 및 정크에서 자동 삭제
  • 수신 날짜 별 보관
• 아카이브 문제 문제 해결

Outlook Archiving이란 무엇입니까?

Outlook Archiving (및 AutoArchive)은 이전 이메일, 작업 및 캘린더 항목을 하드 드라이브의 별도 아카이브 폴더로 전송합니다. 이 프로세스는 기본 .pst 파일에서 전용 아카이브.pst 파일로 항목을 이동하여 Outlook 내에서 액세스 할 수 있습니다. 이렇게하면 C : \ 드라이브의 공간이 해방됩니다 (다른 위치를 지정하지 않는 한).

아카이브는 두 가지 주요 기능을 제공합니다.

• 이동 항목 : 항목을 아카이브 폴더로 전송합니다.
• 영구 삭제 : 지정된 시간 후에 항목을 삭제합니다.

Outlook 아카이빙에 대한 주요 사실

일반적인 보관 질문을 피하려면 다음 사항을 기억하십시오.

1. Outlook은 주로 .pst 파일 (Outlook Data Files)을 사용하여 이메일, 연락처, 약속, 작업 및 메모를 저장합니다. .pst 파일 만 보관할 수 있습니다. 보관 된 항목은 Outlook Archive 폴더에 상주하며 더 이상 원래 위치에 있지 않습니다.
2. 아카이브는 내보내기와 다릅니다. 내보내기 사본이 생성됩니다. 아카이브는 원본을 움직이거나 삭제합니다.
3. 보관 된 파일은 백업이 아닙니다. 데이터 보안을 위해 Archive.pst 파일의 별도 백업을 만듭니다.
4. 연락처는 자동 구조가 아닙니다. 연락처에는 수동 보관이 필요합니다.
5. 온라인 아카이브와의 교환 계정은 Outlook의 내장 보관소를 비활성화합니다.

팁 : 보관하기 전에 중복 연락처를 병합합니다.

Outlook에서 이메일 보관 자동화

Outlook의 Autoarchive 기능은 설정 간격으로 이전 항목을 자동으로 이동하거나 삭제합니다. 단계는 Outlook 버전에 따라 약간 다릅니다.

Outlook 365-20의 자동 구조

AutoArchive는 기본적으로 Outlook 2010 이상에서 활성화되지 않습니다. 그것을 가능하게하는 프롬프트를받을 수 있습니다. "예"를 클릭하여 즉시 진행하거나 "AutoArchive 설정…"을 클릭하여 옵션을 사용자 정의하십시오. 또는 수동으로 구성하십시오.

1. Outlook을 열고 파일 > 옵션 > 고급 > 자동 구축 설정으로 이동하십시오…
2. 활성화하려면 "N 매일마다 자동 구축을 실행하십시오"를 확인하십시오. 다른 설정을 구성하고 확인을 클릭하십시오.

다음 이미지는 기본 설정을 보여줍니다. 각 옵션에 대한 자세한 설명은 다른 곳에서 제공됩니다. 아카이브 진행 상황은 상태 표시 줄에 표시됩니다. "Archives"폴더가 "폴더 목록에있는 아카이브 폴더 표시"가 선택되면 자동으로 나타납니다. 필요한 경우 아카이브 폴더 표시에 대한 지침을 참조하십시오.

Outlook 2007에서의 자동 구조

Outlook 2007 Auto-Arachives 캘린더 , 작업 및 저널 항목 (6 개월 이상)과 기본적으로 전송 품목 및 삭제 된 품목 (2 개월 이상). 다른 폴더 용으로 활성화하십시오.

1. Outlook을 열고 도구 > 옵션을 클릭하십시오.
2. 다른 탭으로 이동하여 AutoArchive를 클릭하십시오… .

아래에 설명 된대로 설정을 구성하십시오.

Outlook 자동 구축 설정 이해

(Outlook 2010 이상 : 파일 > 옵션 > 고급 > 자동 구축 설정… )

• 매일 autoarchive 실행 : 주파수를 설정합니다. 대량의 데이터를 자주 아카이브하면 성능에 영향을 줄 수 있습니다.
• AutoArchive가 실행되기 전에 프롬프트 : 아카이브 전에 확인 프롬프트를 제공합니다.
• 만료 된 항목 삭제 (전자 메일 폴더 전용) : 개별 만료 날짜로 메시지를 삭제합니다 ( 옵션 설정> 추적 > 만료 후 ). 이것은 종종 기본적으로 확인되므로 필요한 경우 선택 취소하십시오.
• 아카이브 또는 삭제 이전 항목 : 사용자 정의 자동 아키텍처 설정을 허용합니다 (선택되지 않은 사용 기본값).
• 폴더 목록에 아카이브 폴더 표시 : 탐색 창에 "아카이브"폴더가 표시됩니다.
• 더 오래된 품목 청소 : 보관을위한 연령 임계 값을 설정합니다.
• 이전 항목을 다음으로 이동하십시오 : 항목을 Archive.pst 파일로 이동하십시오. 찾아보기를 클릭하여 위치를 변경하십시오.
• 상품을 영구적으로 삭제합니다 : 아카이브없이 항목을 삭제합니다.
• 이 설정을 지금 모든 폴더에 적용하십시오. 모든 폴더에 설정을 적용합니다.

기본 노화 기간

기본 노화 기간 (폴더 당 변경 가능) :

• 받은 편지함, 초안, 달력, 작업, 메모, 저널 : 6 개월
• outbox : 3 개월
• 보낸 품목, 삭제 된 품목 : 2 개월
• 연락처 : 자동 구조가 아닙니다

폴더 제외 또는 다른 설정을 적용합니다

폴더를 제외하거나 설정을 사용자 정의하려면 다음과 같습니다.

1. 폴더를 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하고 속성을 선택하십시오… .
2. "이 폴더의 항목을 보관하지 마십시오"또는 "이 설정을 사용 하여이 폴더를 보관하십시오"를 선택하고 그에 따라 구성하십시오.

아카이브 폴더 생성

"폴더 목록에서 아카이브 폴더 표시"가 선택되면 "아카이브"폴더가 자동으로 나타납니다. 그렇지 않으면:

1. 파일 > 열기 및 내보내기 > Outlook 데이터 파일 열기를 클릭하십시오.
2. Archive.pst 파일을 선택하고 확인을 클릭하십시오.

전망의 수동 보관

자세한 내용은 수동으로 아카이브 항목을 보려면 :

1. Outlook 2016에서 파일 탭으로 이동하여 도구 > 오래된 항목을 정리하십시오 . Outlook 2010 및 2013에서 파일 > 정리 도구 > 아카이브를 클릭하십시오…
2. 보관할 폴더를 선택하고 연령 임계 값을 설정하십시오. 아카이브 파일 위치를 변경하려면 검색을 클릭하십시오. "자가 아키텍트가 아닌"확인 된 항목 포함 "확인 된 항목을 포함하도록 확인하십시오.

Outlook 아카이브 파일의 위치

Archive.pst 파일은 첫 번째 자동 구조 또는 수동 아카이브 중에 자동으로 생성됩니다. 위치는 운영 체제에 따라 다릅니다 (설정 중에 변경되지 않는 한).

Outlook 365-20

• Vista, Windows 7, 8, 10 : C : \ Users \ \ documents \ Outlook 파일 \ archive.pst
• Windows XP : C : \ 문서 및 설정 \ \ 로컬 설정 \ 응용 프로그램 데이터 \ Microsoft \ Outlook \ archive.pst

Outlook 2007 이상

• Vista 및 Windows 7 : C : \ Users \ \ appdata \ local \ microsoft \ Outlook \ archive.pst
• Windows XP : C : \ 문서 및 설정 \ \ 로컬 설정 \ 응용 프로그램 데이터 \ Microsoft \ Outlook \ archive.pst

(참고 : 응용 프로그램 데이터 와 AppData는 숨겨진 폴더입니다.)

고급 아카이빙 기술

아카이브 파일 위치 변경

기존 아카이브를 이동하려면 :

1. Outlook에서 아카이브 폴더를 닫습니다.
2. Archive.pst 파일을 새 위치로 이동하십시오.
3. Outlook에서 이동 된 파일을 다시 연결하십시오 ( 파일 > Open > Outlook Data 파일… ).
4. 새 위치를 가리 키도록 자동 구축 설정을 업데이트하십시오.

삭제 된 항목 및 정크 이메일에서 자동 삭제

이 폴더의 "영구적으로 삭제 항목"옵션을 설정하여 삭제 된 항목 및 정크 이메일 폴더에서 오래된 항목을 삭제하도록 자동 구축성을 구성하십시오.

수신 날짜 별 보관

수신 날짜 (수정 날짜 대신)를 기준으로 보관하려면 레지스트리를 수정하십시오 (주의하십시오!). 이를 위해서는 Outlook 2007 및 2010에 대한 특정 핫픽스가 필요합니다 HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\<office version> \Outlook\Preferences</office> 아래에 1의 값으로 레지스트리 값 ArchiveIgnoreLastModifiedTime 만듭니다. HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\<office version> \Outlook\Preferences</office> . 전망을 다시 시작하십시오.

아카이브 문제 문제 해결

아카이빙 옵션을 사용할 수 없습니다

이는 일반적으로 Exchange Server 사서함 또는 조직 우편 유지 정책을 나타냅니다. 관리자에게 확인하십시오.

AutoArchive가 실행되지 않습니다

자가 아키텍처 설정에서 "매일 런타를 실행하십시오"가 확인되도록하십시오.

특정 항목이 보관되지 않았습니다

항목의 수정 된 날짜가 최근인지 또는 "이 항목이 자율적이지 않은"경우를 확인하십시오.

아카이브 폴더가 누락되었습니다

"폴더 목록에서 아카이브 폴더 표시"가 선택되었는지 확인하십시오. 필요한 경우 Outlook 데이터 파일을 수동으로 엽니 다.

손상된 archive.pst 파일

받은 편지함 수리 도구 (scanpst.exe)를 사용하여 Archive.pst 파일을 수리하십시오. 실패한 경우 새 아카이브를 만듭니다.

최대 크기에 도달했습니다

Archive.pst 또는 Main .pst 파일이 가득 찬 경우 정리하십시오. 기본 한계는 20GB (Outlook 2007) 또는 50GB (이후 버전)입니다.

이 가이드는 전자 메일 관리를 최적화 할 수 있도록 Outlook Archiving에 대한 철저한 이해를 제공합니다.

위 내용은 Outlook에서 자동 또는 수동으로 보관하는 방법의 상세 내용입니다. 자세한 내용은 PHP 중국어 웹사이트의 기타 관련 기사를 참조하세요!