완벽한 Excel 인쇄물을 얻기위한 9 가지 팁

Excel 스프레드 시트를 완벽하게 인쇄하는 것은 때때로 그것을 만드는 것보다 더 어려울 수 있습니다. 데이터가 차단되거나 다른 페이지로 이동하여 시간을 낭비하고 재 인쇄 비용이 발생합니다. 이 문제를 자주 만나면 처음으로 올바르게 얻을 수있는 몇 가지 팁이 있습니다.

1 페이지 레이아웃과 방향 조정

Excel은 두 방향으로 문서를 인쇄 할 수 있습니다 : 초상화 (초상화) 수직) 및 조경 (수평). 깨끗한 인쇄물을 얻으려면 올바른 방향을 선택하는 것이 중요합니다. 초상화는 열보다 행이 더 많은 스프레드 시트에 가장 적합한 반면, 큰 테이블이나 그래프가 포함 된 더 넓은 스프레드 시트에 적합합니다. 다른 페이지에 두 방향을 모두 사용할 수도 있습니다.

방향 조정은 두 가지 주요 이점을 제공합니다. 데이터가 차단되지 않고 어색한 공간이있는 추가 페이지를 불필요하게 사용하지 않도록합니다. 이렇게하면 인쇄물이 더 세련되게 보입니다. 방향을 변경하려면 "페이지 레이아웃"탭으로 이동하고 "방향"을 클릭하고 더 큰 시트의 "초상화"또는 더 넓은 시트의 "조경"을 선택하십시오. 완벽한 페이지 크기

방향 만 변경하면 모든 것이 해결되지 않습니다. 데이터가 너무 크거나 넓어지면 적절한 스케일링없이 인쇄하면 여분의 시트에 쏟아져 나오거나 어색한 페이지 브레이크가 발생할 수 있습니다. 이러한 문제를 피하려면 페이지에 깔끔하게 맞도록 Excel 시트를 확장해야합니다. 데이터 크기를 올바르게 조정하면 한 페이지에 모든 것이 적합합니다.

이렇게하려면 "페이지 레이아웃"탭으로 이동하십시오. "Scale to Fit"그룹에서 단일 페이지 또는 인쇄하려는 특정 페이지의 데이터에 맞게 "폭"및 "높이"설정을 조정하십시오. 이렇게하면 페이지 수를 제어하고 인쇄물이 깨끗하고 전문적으로 보이도록 도와줍니다. 3 인쇄 영역을 사용하여 선택적 데이터를 인쇄하기 위해

때때로 스프레드 시트의 특정 섹션 만 인쇄하면된다. 그리고 Excel을 사용하면 인쇄 영역을 정의하여 정확히 어떤 부품이 인쇄되는지 정확히 제어 할 수 있습니다. 이것은 불필요한 섹션을 인쇄하지 않고 용지와 잉크를 모두 저장하는 데 도움이됩니다. 또한, 특히 큰 데이터 세트가 포함되어있는 경우 선택한 몇 줄과 열을 인쇄하기 위해 전체 스프레드 시트를 수정할 필요가 없습니다.

인쇄 영역을 Excel로 설정하려면 포함 할 셀을 강조 표시하십시오. , "페이지 레이아웃"탭으로 이동하여 "인쇄 영역"을 클릭하고 "인쇄 영역 설정"을 선택하십시오.

4 더 나은 제어를 위해 페이지 브레이크 사용 . 스프레드 시트에서 페이지 브레이크 사용은 데이터의 어색한 분할을 방지하고 인쇄 된 문서가 어떻게 구성되는지 제어하는 ​​현명한 방법입니다. 이 기능은 새 페이지의 데이터가 시작되는 위치를 결정할 수 있으며, 이전 페이지의 중간에 어색한 대신 키 섹션을 다음 페이지 상단에 유지합니다. 특정 페이지에서는 간단히 페이지 브레이크를 전후에 삽입 할 수 있습니다. 이렇게하려면 휴식을 원하는 행 또는 열을 선택하고 "페이지 레이아웃"탭으로 이동하여 "Breaks"를 클릭하고 "페이지 브레이크 삽입"을 선택하십시오. 이 기능은 인쇄 된 Excel 스프레드 시트의 가독성과 전반적인 프리젠 테이션을 개선하는 데 도움이됩니다.

5 인쇄하기 전에 스프레드 시트 미리보기 인쇄하기 전에 스프레드 시트 미리보기가 중 하나입니다. 데이터가 의도 한대로 정확하게 인쇄되도록하는 가장 중요한 단계. 이를 통해 레이아웃, 정렬 또는 데이터 가시성과 관련된 모든 문제를 발견하고 원하는 인쇄물을 달성하기 위해 스케일링 또는 재배치 데이터와 같은 필요한 조정을 수행 할 수 있습니다. 스프레드 시트가 종이에 나타나는 방법을 미리 보려면 상단 메뉴에서 "파일"을 클릭하고 "인쇄"를 선택하여 인쇄 미리보기 창을 엽니 다. 인쇄 버튼을 누르기 전에 모든 페이지를 검토하여 서식 문제를 포착하십시오. 이 간단한 단계는 불필요한 재 인쇄를 피함으로써 시간, 종이 및 잉크를 절약 할 수 있습니다.

6 더 나은 포맷을 위해 PDF로 저장하십시오. 데이터를 Excel, 작은 조정 또는 다른 Excel 버전으로 파일을 열면 레이아웃을 쉽게 방해 할 수 있습니다. Excel 스프레드 시트의 서식을 보존하기 위해 PDF로 저장하여 레이아웃이 그대로 유지됩니다. 또한 인쇄 된 각 페이지에 데이터가 어떻게 나타날지 확인하는 데 도움이됩니다.

스프레드 시트를 다른 사람과 공유 할 때이 방법을 사용합니다. 또한 데이터를 의도하지 않은 변경으로 제한합니다. 스프레드 시트를 PDF로 저장하려면 상단 메뉴에서 "파일"을 클릭하고 "저장 AS", 위치를 선택하고 "유형으로 저장"드롭 다운에서 "PDF"를 선택하십시오. 그런 다음 "저장"을 클릭하십시오. "

7 7 특정 요구에 맞는 사용자 정의 마진 사용

인쇄 스프레드 시트가 공간을 조정하기 위해 소홀히 할 때 Excel 초보자가 만드는 일반적인 실수 중 하나입니다. 종이의 데이터와 가장자리 사이. 이 단계는 깨끗하고 전문적인 인쇄물에 중요합니다. 사용자 정의 마진을 사용하면 각 페이지에 더 많은 데이터를 장착하거나 메모 및 바인딩을위한 공간을 남겨 둘 수 있습니다. 이 간단한 조정은 인쇄물의 가독성과 모양을 크게 향상시킵니다. 내장 또는 사용자 정의 여백을 설정하려면 "페이지 레이아웃"탭으로 이동하여 "마진"을 클릭하고 "사용자 정의 마진"을 선택하십시오. 그런 다음 필요에 맞게 상단, 하단, 왼쪽 및 오른쪽 여백을 조정하십시오. 마진을 너무 많이 줄이지 않도록주의하십시오.

8 다중 페이지 스프레드 시트의 인쇄 제목

나는 Excel에서 인쇄 제목 기능을 사용합니다. 이를 통해 중요한 헤더 또는 레이블이 다중 페이지 스프레드 시트의 모든 페이지에 나타나서 데이터를 쉽게 따르고 해석 할 수 있습니다. 이렇게하면 내 스프레드 시트를 수신하는 사람이 첫 번째 페이지로 지속적으로 뒤집지 않고 데이터를 더 쉽게 이해할 수 있습니다.

인쇄 제목을 설정하려면 "페이지 레이아웃"탭으로 이동하여 "제목 인쇄"를 클릭하십시오. "상단에서 반복하는 행"또는 "왼쪽에서 반복 할 열"상자에서 모든 페이지에서 반복하려는 행이나 열을 선택하십시오. 이전 에이 기능을 사용하지 않은 경우 Excel 인쇄물의 가독성을 크게 향상시킵니다.

9 열 너비와 행 높이 조정

마지막으로. , 데이터가 잘리지 않거나 읽기 어려운 방식으로 데이터가 차단되거나 포장되지 않도록 열 너비와 행 높이를 조정해야합니다. 나는 항상 텍스트, 숫자 및 기타 정보가 명확하게 보이고 셀의 데이터 사이에 겹치거나 어색한 간격이 없도록 보장합니다.

더 긴 텍스트 또는 숫자가 포함 된 열이나 행의 경우 선택적으로 해제 할 수 있습니다. 전체 레이아웃을 깔끔하고 구성하는 동안 가독성을 유지하는 영역. 열 너비 또는 행 높이를 조정하려면 관련 열 또는 행을 강조 표시하고 마우스 오른쪽 버튼을 클릭 한 다음 "열 폭"또는 "행 높이"를 선택하십시오. 원하는 치수를 입력하고 "확인"을 클릭하십시오

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엑셀 스프레드 시트를 인쇄 할 때 지속적으로 따르는 팁입니다. 인쇄물이 종종 지저분 해 보이면 이러한 전략을 사용하는 것이 좋습니다. 이 단계를주의 깊게 따르고 인쇄하기 전에 시트를 미리보기하면 자신있게 완벽한 인쇄물을 달성 할 수 있습니다.

인쇄가 예상대로 나오지 않으면 성급한 조정을 피하면 더 이상 방해 할 수 있습니다. 서식. 다른 인쇄를 시도하기 전에 시간을내어 문제를 해결하십시오.

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