Excel実践スキルシェア「Data Validity」はこう使える！

前回の記事『実践Excelスキル共有：数値を取り出すには？ 」では、いくつかの一般的なタイプのデータ抽出状況について説明します。今日は Excel の「データ検証」機能について説明し、データ検証をより効率的に行うための 3 つのヒントを共有します。

誰もが仕事で「データ有効性」機能を頻繁に使用するはずです。ほとんどの人は、ドロップダウンの選択やデータ入力の制限などに一般的に使用します。今日のBottleは、目立たないように見えるかもしれないが、実際には非常に効率的で暖かい機能をいくつか紹介します。

1.「スーパーテーブル」でドロップダウンリストを作成します。

以下のようなテーブルの場合、ドロップダウンリストを作成する必要があります。 -列 E のダウン リスト。この方法では、手動で位置を入力する必要はなく、ドロップダウン リストから直接選択できます。

現時点では、ほとんどの人は、データ有効性ダイアログ ボックスをクリックして、ドロップダウン リストに必要な内容を手動で直接入力する可能性があります。

#これには欠点があり、新しい位置を追加するときにデータの有効性をリセットする必要があります。ここでソースとして専用のテーブルを作成できます。ワークブックに基本情報テーブルを作成します。次の図に示すように、基本情報テーブルとして「テーブル 2」という名前を付けます。

基本情報表のセルA1の「挿入」－「表」をクリックします。

#[テーブルの作成] ダイアログ ボックスが表示されます。[OK] を直接クリックすると、テーブル内にスーパー テーブルが表示されます。

会社の既存の役職をフォームに直接入力すると、以下に示すようにスーパー テーブルが自動的に展開されます。

データ領域全体を選択し、テーブルの上の名前ボックスにこのデータ列の名前 (「位置」など) を設定し、Enter キーを押して確定します。

名前を設定した後、[数式] - [数式に使用] をクリックすると、ドロップダウン メニューにカスタマイズした名前が表示されます。いつでも。これは将来の関数学習にも使用されます。

元の給与表に戻り、E列のデータを選択し、「データ」→「データ有効性」をクリックします。

ポップアップ ダイアログ ボックスで、[許可] ドロップダウン メニューから [シーケンス] を選択します。

[ソース] の下の入力ボックスをクリックし、[数式] タブの [数式に使用] - [位置] をクリックします。この時点で、「Position」テーブル領域が「Source」で呼び出されていることがわかります。

[OK] をクリックすると、E 列のデータの後にドロップダウン ボタンが表示されます。ボタンをクリックしてドロップダウン リスト内の位置を選択します。

#現時点で新しいポジションがある場合は、基本情報テーブルの「ポジション」スーパーテーブルにコンテンツを直接追加します。下の図に示すように、セル A12 に新しく追加された R&D Director の役職を入力しました。

#Enter キーを押すと、テーブルが自動的に展開され、新しいポジションが「ポジション」テーブル領域に含まれていることがわかります。

この時点で、給与テーブルに戻り、列 E の任意のセルのドロップダウン リストを確認します。「R&D Director」が追加されていることがわかります。リストの最後まで。

excel2010版をお使いの方は、スーパーテーブルを使用するとデータの有効性が「無効」になる場合がありますので、その場合は「nullを無視する」のチェックを外すだけで済みます。価値観」。

#2. 人間化された警告メッセージ

以下に示すテーブルで、列 C Data を選択します。テキストとしてフォーマットされます。 ID 番号はすべて 18 桁の長い数字であり、数学的演算には関与しないため、事前に列全体をテキスト形式で設定できます。

データ有効性ダイアログ ボックスを呼び出して、テキストの長さを -18 に入力します。

セル C2 に 18 桁を含まない数値文字列を入力すると、下図のような警告メッセージが表示されます。

現時点での警告メッセージは非常に堅苦しく見えるため、フォームを使用しているユーザーには理解できない可能性があります。人間味のある警告メッセージをカスタマイズして、ユーザーにどのように理解できるかを知らせることができます。それをするために、操作する。

ID カード列のデータを選択した後、データ有効性ダイアログ ボックスを表示し、「エラー警告」タブをクリックすると、次のようなダイアログ ボックスが表示されます。

[スタイル] ドロップダウン リストをクリックすると、[停止]、[警告]、[情報] の 3 つの方法があります。 「停止」とは、ユーザーが間違った情報を入力した場合に、その情報をセルに入力できなくなることを意味します。 「警告」とは、ユーザーが間違った情報を入力した場合に警告が表示され、再度「OK」をクリックすると、セルに情報を入力できるようになります。 「情報」とは、ユーザーが間違った情報を入力したときに、その情報がセルに入力されたことをユーザーに通知するだけであることを意味します。

#ダイアログ ボックスの右側で、以下に示すように、警告メッセージのタイトルとプロンプトの内容を設定できます。

[OK] をクリックした後、セル C2 に入力した数値が 18 桁でない場合は、カスタム設定を求めるプロンプト ボックスがポップアップ表示されます。

3. エラーデータと空のセルを丸で囲みます。

以下に示すように、設定後、列 C が「警告」情報として表示されている場合、ユーザーは間違ったデータを入力し、再度 [OK] をクリックしましたが、データは保存されました。現時点では、間違ったデータをマークアウトする必要があります。

C列のデータを選択し、「データ」-「データの有効性」-「無効なデータを丸で囲む」をクリックします。

この際、IDカード欄に入力したデータが間違っているとマークが付きます。ただし、情報が入力されていない空のセルにはマークが付きません。

情報が入力されていない空のセルを丸で囲む場合は、[データの有効性] ドロップダウン リストの [無効なデータ識別円をクリア] をクリックしてそれをクリアします。まずはロゴサークル。

次に、データ領域を選択し、データ有効性ダイアログ ボックスを表示し、[設定] ダイアログ ボックスで [NULL 値を無視する] のチェックを外します。

このとき、先ほどの丸の解除操作を行うと、エラー情報が入力されたセルと空のセルが丸で囲まれて解除されたことがわかります。

#私たちの会社には何百人もの従業員がいますが、この方法を使用すると、見逃したセルを簡単に見つけることができます。

今日のチュートリアルは以上です。学習しましたか?データの有効性をうまく利用すると、統計の収集にかかる時間を大幅に節約できます。

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