Que signifie document contrôlé ?

Les documents contrôlés font référence aux documents enregistrés, distribués ou archivés et contrôlés de manière indépendante en fonction de l'étendue de leur émission, et dont la récupération peut être garantie. Il s'agit d'un document standard et fondé sur la responsabilité lorsque des modifications nécessaires doivent être demandées. , et le document ECN doit être enregistré et approuvé, l'ECN doit également être contrôlé ; lorsque les documents contrôlés deviennent invalides, ils doivent être rapidement retirés de toutes les situations d'utilisation pour éviter leur utilisation abusive.

L'environnement d'exploitation de ce tutoriel : système Windows 10, ordinateur Dell G3.

Documents contrôlés fait référence aux documents enregistrés, distribués ou archivés et contrôlés de manière indépendante en fonction de l'étendue de leur émission, et dont la récupération peut être garantie. Il est principalement contrôlé conjointement par le Centre de Contrôle des Documents et le Bureau de Certification.

Il s'agit d'un document standard et responsable. Lorsque des modifications nécessaires doivent être demandées, le fichier ECN doit être enregistré, examiné et approuvé, et l'ECN doit également être contrôlé. La couverture du document est généralement estampillée d'un sceau contrôlé. Les fichiers contrôlés sont la symétrie des « fichiers non contrôlés ». Tout fichier pouvant produire plusieurs états de modification ou plusieurs versions est un fichier contrôlé. C'est-à-dire que tout fichier comportant des modifications et des changements de version est un fichier contrôlé. Les fichiers contrôlés sont principalement la seule version valide d'un fichier qui contrôle son utilisation.

Les fichiers contrôlés peuvent être copiés pour référence de lecture, mais les fichiers copiés ne prendront pas effet. De nombreuses entreprises prennent également des photos des documents contrôlés et les téléchargent sur le réseau local interne afin qu'ils puissent être consultés directement sur le réseau en cas de besoin ou de litige. Cela peut éviter la perte et l'endommagement des documents originaux.

D'une manière générale, ces documents sont des documents utilisés depuis longtemps et toujours en état de modification et de révision, tels que : les manuels de coûts, les documents de programme, les règles et règlements divers, les quotas, les coûts standards, les budgets, etc. Lorsque les documents contrôlés deviennent obsolètes, ils doivent être rapidement retirés de toute utilisation pour éviter toute utilisation abusive.

Informations étendues

Après la perte de documents ou de données contrôlés, il est généralement nécessaire de remplir à nouveau le « Formulaire de demande de dépôt et de libération de documents », d'en indiquer les raisons et de le signaler au service compétent pour approbation et classement. . Lors de la réémission de documents, le Centre de contrôle des documents annulera le numéro contrôlé du document perdu sur le « Formulaire de demande de dépôt et de délivrance de documents », compilera un nouveau numéro contrôlé et informera les services concernés de le déclarer invalide afin d'éviter toute utilisation abusive.

Dans des circonstances normales, les documents contrôlés ne peuvent pas être sortis du lieu de travail (ou des lieux spécifiés). De plus, tous les documents contrôlés doivent être correctement conservés. La perte de documents contrôlés constitue une violation des règles et réglementations de l'entreprise et vous devez être puni conformément aux réglementations internes en vigueur. Quant au montant des sanctions, il est déterminé par le système de gestion concerné de l'entreprise.

Bien sûr, il doit y avoir des sauvegardes des fichiers importants. Par exemple, si les originaux sont conservés dans les archives, ils peuvent être remplacés immédiatement en cas de perte des copies. Si les fichiers sont confidentiels, seule une partie des fichiers peut être utilisée à chaque fois. De plus, le système de responsabilisation doit être renforcé. Une des deux personnes doit en être responsable ou doit le restituer après utilisation chaque jour.

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