Dix outils pour vous aider à passer moins de temps sur le courrier électronique

maîtriser votre boîte de réception: 10 hacks de gestion des e-mails pour vous plus efficace

e-mail est inévitable au 21e siècle, mais la gestion de votre boîte de réception ne devrait pas consommer votre vie. Ce guide révèle dix fonctionnalités de messagerie de temps pour rationaliser votre flux de travail et récupérer votre temps. Alors que les noms et emplacements spécifiques peuvent varier selon les applications de messagerie, la fonctionnalité de base reste cohérente.

1. Modèles de messagerie: pour les e-mails fréquemment envoyés (par exemple, confirmations de demande d'emploi, excuses pour le retard), créez des modèles. Cela élimine le typage répétitif. Dans Gmail, activez les modèles dans les paramètres avancés (Icône Gear & GT; paramètres & gt; Advanced & gt; Modèles). Composez votre modèle, puis enregistrez-le à l'aide du menu à trois points ("Enregistrer le draft sous forme de modèle"). Accédez aux modèles enregistrés à partir du menu à trois points ("Insérer un modèle").

2. Réponses automatiques: Au-delà des réponses hors bureau, les réponses automatisées sont polyvalentes. Utilisez-les pour des modifications d'adresse, des annonces ou des pauses de boîte de réception temporaires. Dans Apple Mail (macOS), créez une règle sous Mail & GT; Préférences et GT; Règles & gt; Ajouter une règle. Définissez les critères de déclenchement (par exemple, tout message, expéditeur spécifique, mots clés) et définissez l'action pour "répondre au message" avec votre réponse pré-écrite.

3. Boîtes de réception combinées: Gérer plusieurs comptes de messagerie dans une seule application. L'application Windows 10 Mail simplifie ceci: cliquez sur l'icône COG (en bas à gauche) & gt; Gérer les comptes & gt; Ajouter un compte.

4. Alias ​​e-mail: Créez des adresses e-mail alternatives liées à votre compte principal. Utilisez des alias séparés pour les newsletters, les communications familiales, etc., pour un meilleur filtrage et une meilleure intimité. Dans iCloud (Web), gérez les alias via l'icône COG (en bas à gauche) & gt; Préférences et GT; Comptes (jusqu'à trois alias par adresse iCloud).

5. Archiver les e-mails: Archiver ou marque automatiquement comme lire des e-mails moins importants pour désencombrer votre boîte de réception. Dans Outlook (Web), créez une règle (COG ICON & GT; Afficher tous les paramètres Outlook & gt; e-mail & gt; Rule & gt; Ajouter une nouvelle règle) pour définir les critères et définir l'action pour "Marquer comme lu". "

6. Réponses intelligentes (gmail): La réponse intelligente de Gmail suggère des réponses rapides basées sur le message entrant. Activez cette fonctionnalité dans les paramètres GMail (Web, Android ou iOS). Choisissez parmi les réponses suggérées ou modifiez-les avant d'envoyer.

7. Smart Compose (gmail): Smart Compose de Gmail aide à écrire des e-mails entiers en suggérant des mots et des phrases pendant que vous tapez. Activez-le dans les paramètres Gmail et utilisez l'onglet (Web) ou Swipe (mobile) pour accepter les suggestions.

8. Aperçu des e-mails: Afficher les prévisualisations par e-mail directement dans votre liste de messages pour un traitement plus rapide. Dans Yahoo Mail (Web), activez les aperçus de messages sous Paramètres & gt; Plus de paramètres & gt; Personnaliser la boîte de réception.

9. gestes de balayage (mobile): Utilisez des gestes de balayage (gauche ou à droite) pour archiver, supprimer ou marquer les e-mails à la lecture rapidement de votre application de messagerie mobile. Personnalisez les actions de balayage dans les paramètres mobiles de Gmail (bouton de menu & gt; paramètres & gt; paramètres généraux & gt; actions de balayage).

10. Signatures par e-mail: Automatiser l'inclusion des informations essentielles (disponibilité, avertissements de périphériques) dans vos e-mails. Configurez une signature par e-mail dans Apple Mail (iOS) via Mail & GT; Signature dans les paramètres iOS.

En mettant en œuvre ces stratégies, vous pouvez réduire considérablement le temps passé à gérer votre e-mail, vous libérant pour des tâches plus importantes.

Ce qui précède est le contenu détaillé de. pour plus d'informations, suivez d'autres articles connexes sur le site Web de PHP en chinois!