Comment nettoyer et importer des données à l'aide de la requête d'alimentation dans Excel

View rapide de la requête d'alimentation

• Qu'est-ce que la requête de puissance?
• Nettoyer des données Excel avec la requête d'alimentation
• Importer et réorganiser les données à l'aide de Power Query

En 2010, Microsoft a ajouté un autre terme technique à la liste des termes d'Excel - Power Query, mais ce n'est pas aussi compliqué que cela puisse paraître. En fait, une fois que vous commencez à l'utiliser, la courbe d'apprentissage n'est pas raide, à condition que vous ayez au moins une compréhension d'entrée de gamme de Microsoft Excel.

Qu'est-ce que la requête de puissance?

La requête de puissance

a été initialement introduite comme complément à Excel, mais étant donné son utilité, il est devenu un outil natif pour Excel depuis 2016.

En bref, l'objectif principal de la requête de puissance est: vous économisez des données de traitement du temps. Plus précisément, il peut être utilisé pour nettoyer les données déjà dans Excel, importer et organiser des données à partir de nombreux endroits différents, ou fusionner divers fichiers avant de charger les données dans un emplacement spécifique de votre choix. Vous pouvez également actualiser les données pour vous assurer que vous disposez de la dernière version.

L'outil de requête d'alimentation d'Excel peut être trouvé dans le groupe de données GET and Convert dans l'onglet Données.

Dans cet article, je vais vous montrer comment utiliser Power Query pour nettoyer vos données et comment importer et organiser vos données à partir d'une autre feuille de calcul.

Nettoyer des données Excel avec la requête d'alimentation

J'utilise toujours une requête de puissance pour nettoyer les données dans mes tables Excel. Supposons que vous ayez copié la liste des adresses e-mail copiées à partir du champ CC de l'e-mail Outlook à la cellule A1, et que vous souhaitez que la liste soit convertie en un tableau contenant le premier (ou titre), le nom de famille et l'adresse e-mail. Bien que vous puissiez utiliser les fonctions Excel pour ce faire, il est plus facile de le faire dans EXCEL'S POWER Query Editor (et la courbe d'apprentissage est moins raide!).

Il convient de noter ici qu'il s'agit d'un simple exemple de la façon dont vous pouvez utiliser Power Query pour organiser vos données. Si vous n'avez jamais utilisé Power Query auparavant, suivez ces étapes pour apprendre sa façon de travailler la plus élémentaire, puis vous pouvez essayer d'utiliser d'autres outils de requête de puissance pour organiser des données Excel plus complexes.

Tout d'abord, ouvrez l'onglet Données sur le ruban, puis cliquez sur la table autonome / la zone dans le groupe de données.

Ensuite, dans la boîte de dialogue Créer un tableau, assurez-vous que la bonne cellule est sélectionnée et dites à Excel si vos données contiennent le titre - dans mon cas, ce n'est pas le cas, donc je décocherai la boîte - et cliquez sur OK.

Excel ouvrira ensuite l'éditeur de requête Power, où vous pouvez faire beaucoup de choses étranges, y compris l'organisation de vos données.

La première étape consiste à diviser chaque adresse e-mail en ses propres lignes, alors cliquez avec le bouton droit sur l'en-tête de la colonne, survolez "Split Colonnes", et cliquez sur "par séparateur". Vous pouvez choisir d'autres façons de diviser les données, comme après un nombre spécifique de caractères ou entre des lettres majuscules. Cependant, dans mon cas, l'adresse e-mail est séparée par un point-virgule, donc l'option de séparateur fonctionne.

Dans la boîte de dialogue Split Colonnes par séparateur, sélectionnez "Semi-colon" dans la liste déroulante. Ensuite, cliquez sur Options avancées et vérifiez les lignes car vous souhaitez diviser votre adresse e-mail en lignes distinctes au lieu de colonnes distinctes. Maintenant, cliquez sur OK.

Cela fonctionne bien - l'adresse e-mail a été divisée en lignes distinctes, et Power Query utilise des séparateurs semi-collés pour déterminer quand un e-mail se termine et quand le prochain e-mail commence.

Notez que le volet des paramètres de requête sur le côté droit de l'écran enregistre chaque étape que vous effectuez. Si vous vous trompez, supprimez simplement les étapes pertinentes et revenez à votre emplacement précédent!

Après avoir double-cliqué sur le titre de la colonne et tapant une adresse e-mail, vous devez extraire le premier (ou titre) et le nom de famille dans une colonne distincte. Il existe plusieurs façons de le faire, mais la meilleure façon est de cliquer avec le bouton droit sur l'en-tête de la colonne et de sélectionner "Ajouter des colonnes par exemple".

Maintenant, puisque le prénom de ma liste est capitaine, je vais le taper dans la colonne qui apparaît sur le côté droit de mon écran et appuyer sur Entrée. Regarder! L'éditeur de requête Power reconnaît un modèle et suggère les noms restants pour compléter mes colonnes. Après avoir vérifié que vous êtes satisfait des suggestions, cliquez sur OK.

Ensuite, effectuez le même processus pour le nom de famille et renommez le titre de la colonne dans l'éditeur de requête Power.

Vous pouvez maintenant réorganiser les colonnes en les cliquant et en les faisant glisser. Dans mon cas, je veux que la colonne d'adresse e-mail soit sur le côté droit du nom.

Nommez cette nouvelle table dans le volet des paramètres de requête avant de le charger sur votre feuille de calcul.

Maintenant, cliquez sur le menu déroulant Fermer et Chargez dans le ruban et sélectionnez Fermer et Chargez.

Dans mon cas, je veux qu'il se charge en tant que table dans la cellule A4 dans une feuille de calcul existante, donc avant de cliquer sur OK, ce sont ceux que je sélectionnerai dans les options de boîte de dialogue d'importation.

Pour sélectionner la cellule que le tableau placera, placez le curseur dans la boîte de champ marquée "3" dans la capture d'écran ci-dessous et sélectionnez la cellule avec la souris.

Si vous devez apporter des modifications à la table, je peux double-cliquez sur la requête dans le volet Requête et connecter.

De même, si je modifie la liste d'origine copiée à partir d'Outlook (comme l'ajout d'une autre adresse e-mail), je peux mettre à jour ma table de requête d'alimentation en cliquant avec le bouton droit dans le tableau et en cliquant sur Actualiser.

Importer et réorganiser les données à l'aide de Power Query

La requête d'alimentation peut également être utilisée pour importer des données à partir de divers emplacements, tels que les PDF ou les sites Web. Dans cet exemple, je vais vous montrer comment importer et manipuler les données à partir d'une autre feuille de calcul, ce qui est particulièrement utile si vous souhaitez extraire des tableaux de données très spécifiques à partir d'un grand ensemble de données, ou si vous souhaitez réorganiser la façon dont les données sont présentées .

Comme avec l'exemple ci-dessus, je vais vous montrer un exemple très simple de le faire avec Power Query, que vous pouvez ensuite utiliser pour utiliser l'outil.

Tout d'abord, ouvrez l'onglet Données et cliquez sur Get Data & GT; From File & gt; From Excel Workbook.

Ensuite, utilisez la fenêtre d'importation de données pour trouver le fichier à partir duquel vous souhaitez importer des données et cliquez sur Importer. Cela lance la fenêtre Navigator, qui prévisualise les données que vous pouvez importer à partir de la feuille de calcul spécifiée. Dans mon exemple, je cliquerai sur "Feuille 1", où se trouve les données que je souhaite importer, puis cliquez sur "Convertir les données".

Dans l'éditeur de requête d'alimentation chargée, je peux immédiatement cliquer sur "Enregistrer et charger" dans le coin supérieur gauche, mais avant de le faire, certaines modifications sont nécessaires.

Tout d'abord, je dois promouvoir ma première ligne à l'en-tête de colonne afin que la première ligne de la feuille de calcul devienne la première ligne de données. Idéalement, il y a un bouton qui le fait immédiatement: utilisez la première ligne comme titre, situé dans le groupe converti sur l'onglet Démarrer.

Deuxièmement, je veux une nouvelle rangée de données pour chaque magasin et chaque mois afin que je puisse les analyser séparément. Actuellement, mes deux premières colonnes sont bien, donc je peux les sélectionner en maintenant la touche Ctrl en cliquant sur chaque en-tête de colonne. Je cliquerai ensuite avec le bouton droit sur l'un ou l'autre titre de colonne et cliquez sur Annuler la perspective d'autres colonnes.

Maintenant, chaque magasin a sa propre ligne chaque mois.

Enfin, avant de le charger dans la feuille de calcul, je dois organiser mes en-têtes de colonne. Si vous souhaitez faire de même, double-cliquez sur n'importe quel titre pour les renommer et cliquez sur le symbole à gauche de chaque en-tête de colonne pour définir le type de données. Cela oblige la requête de puissance pour marquer tout problème dans les données, comme une cellule dans la colonne du mois ne contient pas un mois.

Maintenant, après avoir nommé votre table dans le volet des paramètres de requête (à droite de la fenêtre de requête d'alimentation), cliquez sur Fermer et charger> Fermer et charger et sélectionner celui que vous souhaitez que le tableau affiche l'emplacement.

N'oubliez pas qu'un avantage clé de l'utilisation de la requête de puissance par rapport à la simple copie et aux données de collage est que si les données source changent, vous pouvez mettre à jour les données que vous avez retraitées dans une nouvelle feuille de calcul. Pour vous assurer d'avoir la dernière version des données, cliquez avec le bouton droit sur la nouvelle table et cliquez sur Actualiser.

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Vous pouvez également importer des tables à partir du Web à l'aide de Power Query. Par exemple, vous voudrez peut-être importer un classement de la ligue qui peut changer chaque week-end, donc au lieu de copier et de colasser manuellement les données et de rendre le classement de la ligue rapidement, utilisez une requête de puissance pour vous aider à vous assurer que vous avez la dernière version des données .

Ce qui précède est le contenu détaillé de. pour plus d'informations, suivez d'autres articles connexes sur le site Web de PHP en chinois!