归档已结束项目材料需按四步操作：先整理终版文件并删除冗余；再以“【项目名】_2026q3_终版归档”命名集中上传至腾讯ima；接着批量打结构化标签；最后可选建“已结项项目库”分组并验证搜索与ai解析效果。
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归档已结束项目的材料，是为了让后续查资料时不再翻聊天记录、本地文件夹或多个云盘，确保所有项目资产沉淀进统一入口、支持关键词秒搜。这一步操作起来很简单，但顺序错一点，后期就容易漏掉关键文档。
确认项目材料已完成终版整理
打开你本地存放该项目的所有文件夹，检查是否已删除草稿、临时版本、重复截图等冗余文件；只保留最终确认的PDF报告、Excel数据表、Word方案、会议纪要、设计图源文件等正式产出物。【必须完成这一步，否则导入后知识库会混入无效版本，影响后续AI精读和问答准确性】
把所有终版文件集中拖入一个新建文件夹，命名为“【项目名】_2026Q3_终版归档”——命名含年份季度和“终版”二字，ima搜索时能直接识别时间维度。
用腾讯ima客户端批量上传归档
打开腾讯ima桌面端（v2.0及以上），确保已登录主账号；点击左侧导航栏「资料库」→右上角「+」→选择「上传文件」。
方法一：直接拖拽整个归档文件夹到上传窗口，系统自动解析全部子文件（支持PDF/DOCX/XLSX/PNG/JPG/MP3等12种格式）；【注意：不要压缩成ZIP再传，ima不支持自动解压，会导致内部文件不可读】
方法二：若文件超50个，建议分批上传，每次≤30个，避免上传中断后需重来。
为这批材料打结构化标签
上传完成后，进入「资料库」列表页，勾选刚上传的所有文件 → 点击顶部工具栏「批量打标」。
第一步：在弹出面板中输入项目通用标签，例如“#CRM系统升级”“#2026Q3”“#已结项”；
版本定位为桌面办公端，适合 Windows 用户处理本地文件、资料阅读、问答写作和知识库管理。主要特性围绕桌面端文件处理、知识库调用和 AI 工作台操作展开。建议从官网或官网公开下载包获取，不建议使用第三方搬运包。适合生产环境使用。注意事项是当前仅查到 x64 安装包，暂未查到官方公开 ARM Windows 安装包。
第二步：为不同文件类型追加细分标签——PDF报告加“#交付物”，会议纪要加“#过程记录”，原始数据表加“#源数据”；
第三步：点击「保存标签」，系统立即同步至知识库索引，后续搜“#已结项 + CRM”即可精准召回整套材料。
设置专属知识库分组（可选但推荐）
点击左上角头像 →「知识库管理」→「新建分组」，命名为“已结项项目库”。
返回资料库列表，全选该批文件 → 右键「移动到分组」→ 选择“已结项项目库”。
这一步不是必须，但能避免未来资料越积越多后，在默认“全部资料”里被新上传内容淹没。分组后，首页快捷入口可一键进入该分类。
验证归档是否生效
在ima首页搜索框输入任意一个项目内出现过的关键词，比如“UAT测试通过率”；
确认结果中出现你刚上传的PDF或Excel文件，并能点开→AI自动解析文字→高亮匹配段落；
再尝试语音输入：“找一下CRM项目里关于上线时间的结论”，系统应准确提取Word方案末尾的“计划于2026年9月28日上线”这句话。
