勤哲excel基础教学：邮件发送文件操作指南
1、 Excel服务器企业版具备邮件提醒功能，可自动推送工作流待办事项。下图详细展示了该邮件通知机制的整体流程与技术实现路径。
2、 用户通过提交待办任务等操作触发邮件生成动作，系统将生成的邮件统一提交至Excel Server服务器进行后续处理。
3、 Excel Server服务器接收到邮件后，会将其转发至预先配置的外部发件服务器。为保障该环节正常运行，需在系统管理台的【系统服务】→【邮件通知】模块中准确设置SMTP服务器地址、端口、认证方式等关键参数。
4、 外部发件服务器依据收件人邮箱域名，将邮件路由至对应互联网服务商的接收服务器（如163、QQ邮箱等）。
5、 最终由收件人登录邮箱查收并处理相关邮件内容。
6、 图中所指“发送邮件服务器”，是指具备SMTP协议支持能力的独立设备或服务节点，其部署方式支持三种主流模式，以满足不同网络环境下的邮件投递需求。
7、 第一种方式是将Excel Server服务器自身作为邮件发送服务器，即二者物理合一。此时需在该服务器上安装并配置邮件服务组件（如Windows自带SMTP服务或第三方轻量级SMTP工具），确保其具备完整的邮件外发能力，从而实现业务处理与消息通知的一体化协同。
8、 第二种方式是在局域网内指定一台专用计算机作为邮件中继服务器，并在其上部署并启用SMTP服务，Excel Server仅负责调用该服务完成邮件发送。
9、 第三种方式则是直接对接公网主流邮件平台，例如263企业邮箱、网易邮箱、腾讯QQ邮箱或Google Gmail等云邮服务，利用其开放的SMTP接口完成邮件外发。
10、 若目标收件人为Yahoo、163、Gmail、Sina等公有云邮箱用户，则发送服务器必须具备稳定可靠的互联网访问能力。推荐采用第二种部署方案：在企业内网中选定一台可控设备作为专用邮件中继服务器，允许其开通外网访问权限；而Excel Server服务器则仅与该中继服务器保持内网通信，不直连互联网。该架构既保障了邮件外发的稳定性与可达性，又有效规避了数据库服务器暴露于公网所带来的安全风险，显著增强整体信息系统的防护等级与运维可靠性。
11、 邮件服务器参数配置说明
12、 在系统管理台左侧导航栏选择【系统服务】，右侧区域点击【邮件通知】，右键调出快捷菜单并选择【属性】或【设置】选项进入配置界面。
13、 在弹出的邮件设置窗口中，依次填写SMTP服务器地址、通信端口号（如25、465或587）、加密方式（SSL/TLS）、用户名及密码等必要字段。
14、 请务必正确填写系统默认发件人信息。所有由Excel Server自动发出的通知邮件均以此账户身份对外呈现。注意：该邮箱账号必须为所选邮件服务商中真实存在且已激活的有效账户，且输入的邮箱地址需与登录凭证完全一致，确保可通过SMTP协议正常鉴权并发送邮件。
15、 勾选【启用邮件通知】复选框，确认无误后点击【确定】按钮，完成基础邮件服务配置。
16、 启用待办事项邮件提醒功能
17、 为提升工作效率，建议开启邮件提醒机制，使每项新增待办任务能第一时间以邮件形式推送给责任人。
18、 在管理控制台的【用户管理】模块中，更新相关人员档案，补充并校验其电子邮箱地址字段，确保数据准确可用。
19、 进入工作流设计器，编辑具体任务节点属性，在【通知设置】或【提醒方式】中勾选【邮件通知】，并指定接收对象（可按角色、岗位或具体人员设定）。
20、 基于表单数据动态发送邮件
21、 除标准工作流提醒外，Excel服务器还支持在模板中嵌入“新建邮件”类回写公式，实现基于业务事件（如保存、提交）的自动化邮件触发。
22、 典型应用场景如：在出库单模板中插入邮件发送公式，当用户完成单据保存操作时，系统将自动向客户邮箱发送发货通知，内容可包含单号、商品明细、预计送达时间等动态字段。
23、 以上即为勤哲Excel服务器中邮件功能的核心应用逻辑；类似地，在FineReport等BI报表平台中，也提供了丰富的邮件集成能力，支持定时报告推送、异常预警、审批流转等多种场景。
24、 上报任务配置
25、 上级管理者可通过邮件渠道设置多样化提醒策略，灵活分派工作任务。
26、 当流程推进至某一预设节点时，系统将自动向关联操作人员发起通知，支持两种提醒类型：电子邮件与内置系统消息。
27、 点击【提醒方式】旁的【编辑】按钮，在弹窗中勾选【系统消息】单选框，此时下方【收件人】下拉列表将自动加载当前流程中各环节已定义的所有操作人员（包括角色绑定用户），便于快速选取。
28、 定时任务邮件触发机制
29、 可为定时执行的数据任务配置结果邮件反馈。需提前设定好发件人与一个或多个收件人邮箱地址。任务成功运行后，系统将自动生成执行摘要（含日志、图表或导出附件），并通过邮件即时送达指定人员。相关配置入口位于数据决策系统的【系统管理】→【邮件配置】页面，支持个性化定制发件账户与收件列表。
30、 发件人账户配置示例
31、 以Gmail为例说明：首先需在FR数据决策系统中完成SMTP发信通道配置。访问系统地址：https://www.php.cn/link/4d0a38583756e8f16d9cc9cd93465599 Password（非登录密码），保存生效。此步骤完成后，系统即可依托Gmail SMTP服务（smtp.gmail.com:587）稳定发送各类通知邮件。
32、 配置完毕后建议先执行【测试发送】操作，验证连接状态、认证有效性及邮件格式是否符合预期，确认无误后再正式保存。
33、 收件人信息维护
34、 收件人即系统注册用户对应的邮箱地址，可在【用户管理】模块中新增用户时手动录入；亦支持从数据库或Excel数据集中映射字段（如email列）进行批量导入，提升配置效率。
35、 定时邮件发送设置
36、 在创建或编辑定时任务时，进入第三步【输出设置】，用户可自由选择导出格式（PDF、Excel、Word等），并勾选【邮件发送】选项。若系统中已维护员工邮箱，可通过多选下拉框一键添加；若尚未配置，则支持手工输入多个邮箱地址，中间使用英文分号“;”隔开，兼顾灵活性与易用性。
37、 若在附件格式中同时勾选Excel和Word，系统将在任务执行完成后自动生成两种格式的报表副本，并作为邮件附件一并发送给指定收件人。
38、 所有配置项确认无误后点击【提交】，即完成整套邮件发送功能的部署与启用。
