必须靠自动归档解决“事后找不到源头”问题：设置状态字段触发条件→复制含附件的原始记录至归档表→软删除（推荐）或硬删除源记录→归档表自动添加时间戳和来源标记。
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每天处理完几十条工单、审批、宿舍申请后，原始记录被覆盖或删掉，领导突然要查三个月前的某次退宿原因，你翻遍历史聊天记录也找不到原始数据——这种“事后找不到源头”的问题，必须靠自动归档解决。
设置归档触发条件
打开目标多维表格 → 点击右上角「自动化」→ 新建工作流 → 选择「当记录满足条件时触发」。
在「触发条件」中勾选「记录状态字段」→ 设置为「已关闭」「已完结」「已归档」等业务终态值。注意：状态字段必须是单选/状态类型，不能是文本字段，否则无法精准匹配。
这一步必须做，否则后续所有归档动作都无效——系统只认结构化字段值，不识别“已完成”“done”“✅”这类自由文本。
复制原始记录到归档表
添加执行动作 → 选择「创建数据」→ 目标表格选中你提前建好的「历史归档表」。
字段映射时，把当前表所有关键字段（如申请人、提交时间、审批意见、附件）一一对应拖入。特别注意：【务必勾选“复制附件”选项】，否则图片、合同扫描件等附件不会同步过去。
附件不勾选就等于只存了个空壳，下次查证时发现凭证缺失，责任不在系统，在这一步漏操作。
自动清理源表记录
方法一：软删除（推荐）
在「创建数据」动作之后，新增一个「更新数据」动作 → 目标为当前表 → 条件设为「记录ID等于刚创建的归档记录ID」→ 将「归档标记」字段设为「已归档」→ 保留原始行但加标识。
方法二：硬删除（慎用）
新增「删除数据」动作 → 条件设为「记录状态等于已关闭」→ 执行后该行从当前视图彻底消失。⚠️【删除不可逆，且会连带清除关联视图、仪表盘中的引用数据】
硬删除后，所有基于该记录的公式、看板分组、群组字段都会断链，除非你确认这些下游依赖全部不需要了。
归档表自动打时间戳与来源标记
第一步：在「历史归档表」中新增两个字段——「归档时间」（日期时间类型）、「来源表格」（单选或文本）。
第二步：回到工作流，在「创建数据」动作里，手动为这两个字段赋值：
「归档时间」→ 选择系统变量「当前时间」；
「来源表格」→ 输入固定值，例如「宿舍退宿申请表」或「IT工单主表」。
第三步：保存并启用工作流。此后每条进入归档状态的记录，都会带着精确到秒的时间戳和明确来源标签，存入归档表。
