需创建「采购总台账」多维表格，含采购单号等字段并设默认状态为“待入库”，通过表单收集数据，用公式自动计算未入库量与状态，再联动「实时库存表」实现库存自动更新。
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你需要把分散在各采购员手里的订单、到货单、供应商反馈统一归到一张表里，让库存数字实时变、采购进度自动算、异常情况一眼可见，而不是每天手动复制粘贴Excel再求和。
创建采购信息主表
新建一个多维表格，命名为「采购总台账」，字段至少包含：采购单号（唯一标识）、供应商名称、品类、计划到货日期、实际到货日期、采购数量、入库数量、未入库数量、状态（待入库/已入库/部分入库）、关联仓库（下拉单选）。
在「状态」字段设置选项为：待入库、部分入库、已入库，并勾选“默认值”设为“待入库”。【这一步必须做，否则后续自动化规则无法触发】
把「采购数量」和「入库数量」字段类型设为“数字”，并开启“允许小数”。
用表单收集一线采购数据
点击右上角「+ 添加视图」→ 选择「表单」→ 命名为「采购到货登记表单」。
表单中只保留必要字段：采购单号（文本）、实际到货日期（日期）、入库数量（数字）、备注（富文本），其余字段如供应商、品类等全部设为「预填字段」，来源选自主表已有记录。
生成链接后发给采购员，他们扫码就能填——填完数据自动落进主表，无需切换页面、不用手动刷新。
设置自动计算未入库量与状态流转
在主表中新增字段「未入库数量」，类型选“公式”，输入：采购数量 - 入库数量。
再新增字段「状态自动更新」，类型也选“公式”，输入：IF(未入库数量 = 0, "已入库", IF(入库数量 > 0, "部分入库", "待入库"))
这一步做完，只要有人填了入库数量，状态就跟着变，不用人工点选。如果填错导致未入库数量为负数，公式会显示负值——【此时必须检查录入是否错误，负数说明数据逻辑崩了】
联动库存表实现自动入库
第一步：确保你已建好另一张表「实时库存表」，字段含：商品编码、仓库名称、当前库存量（数字）、最后更新时间（日期时间）。
第二步：回到「采购总台账」，点击右上角「自动化」→「新建自动化」→ 触发条件选“当记录中「状态自动更新」字段变为「已入库」或「部分入库」时”。
第三步：添加动作 →「更新其他表格中的记录」→ 表格选「实时库存表」→ 匹配条件设为：商品编码 = 采购总台账.商品编码 且 仓库名称 = 采购总台账.关联仓库 → 更新字段选「当前库存量」→ 值设为「当前库存量 + 入库数量」。
这步生效后，只要采购单状态变成“已入库”，对应仓库的库存数字立刻加进去，中间不经过人手，不依赖Excel打开关闭。
