想快速给word文档排版，先靠「样式」把标题、小标题、正文的格式统一调好，剩下少量零散的重复格式，再用「格式刷」处理就行。样式负责管控整篇文档的全局结构，格式刷则可以把某段已经调好的字体、字号、颜色、段间距，快速复制套用到其他段落上。
要是你手头的文档有十几页甚至几十页，别一段段手动改字体浪费时间。先把一级标题、二级标题、正文这几类的样式定好，之后调整格式的时候，所有同类内容会同步更新，排版效率能高很多。
第一步：找到样式和格式刷入口
打开Word文档，切到顶部的「开始」选项卡。左边「剪贴板」区域就能看到格式刷，中间或者靠右的位置是样式库，里面默认就有「正文」「标题 1」「标题 2」这类选项。样式是给整类文字统一调格式的，格式刷只用来局部复制格式，别混着乱用。
第二步：先给标题套用样式
选中文档里的一级标题，点一下样式库里的「标题 1」；选中各小节的标题，点「标题 2」。普通正文段落就保持「正文」样式，有需要也可以自行套用自定义的正文样式。这么做的好处是之后生成目录、统一改标题字体、调整标题间距的时候，Word能直接识别出不同内容的层级，不会把它们当成普通手动加粗的文字。
第三步：展开样式库查看更多选项
如果当前样式库只显示了几个常用样式，点样式库右侧的展开按钮，就能调出完整的样式列表。排长文档的时候，建议别搞太多冗余样式，就留正文、标题 1、标题 2、标题 3、引用/强调这几类常用的就行，样式多了反而容易乱，多人协作修改文档的时候尤其容易出问题。
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第四步：修改样式让同类内容一起变化
要是默认的「标题 1」字号、颜色、段前段后间距不符合要求，别挨个找所有一级标题手动改。右键点样式库里的「标题 1」，选择「修改」，在弹出的窗口里调整字体、字号、加粗效果、颜色、对齐方式和段落间距，点确认之后，所有使用「标题 1」样式的文字会自动同步更新。
第五步：用格式刷处理零散格式
格式刷专门用来处理只有少数几处需要统一格式的场景。先选已经调好格式的文字，单击一下格式刷，再拖选你要套格式的目标文字，就能把字体、字号、颜色、加粗效果、段落设置全复制过去。只用一次格式刷就单击，要是要连续给好几个位置套格式，直接双击格式刷就行，全部弄完按Esc键退出就好。
样式和格式刷怎么分工
标题、正文、目录层级、引用段落这类反复出现的内容，优先用样式统一格式。只有临时要强调的内容、少量表格标题、个别说明文字，才适合用格式刷。要是全靠格式刷刷完整个文档，之后想统一改格式会特别麻烦——Word根本识别不出来这些零散套了格式的文字属于同一类内容。
全部排版完，可以打开导航窗格检查标题层级。要是某个标题没出现在导航栏里，基本说明你之前只是手动给它加了粗放大字号，没套对应的标题样式，这时候重新给它套上「标题 1」或者「标题 2」，之后生成目录、调整层级才不会出问题。
