【收件人职务+公司全称】致xx科技有限公司人力资源总监 就贵司2024年第三季度服务器维保服务续签事宜致函如下。合同将于2024年9月30日到期。双方于2024年8月15日会议纪要（纪要编号：xx-hr-20240815）确认续签意向。我方建议于2024年10月20日前签署新协议。请贵司最迟于2024年10月18日17:00前邮件确认，联系人张经理，电话021-xxxxxxx。 （空两行） 正文 （空三行） （右对齐）上海智擎信息技术有限公司 （空一行） 二〇二四年十月十五日
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你需要用DeepSeek生成一封格式规范、语气得体、内容清晰的正式商务信函，但模型默认输出容易口语化、结构松散、缺乏商务文书特有的层级感与留白节奏。
明确信函核心要素
在提示词开头直接写明【收件人职务+公司全称】，例如“致XX科技有限公司人力资源总监”。不写“尊敬的客户”之类模糊称呼，避免DeepSeek自行补全错误头衔。
用一句话锁定事由：“就【具体事项】一事致函如下”，事项必须精确到动作+对象+时间范围，例如“就贵司2024年第三季度服务器维保服务续签事宜”。【事项描述含糊会导致正文偏离主题或泛泛而谈】
控制正文逻辑骨架
要求DeepSeek按“背景→依据→主张→行动项”四段式展开：第一段说明触发该信函的实际业务节点（如合同到期日、项目验收完成）；第二段引用双方已确认的文件编号或会议纪要日期；第三段用“我方建议”“拟于”“恳请确认”等短语提出明确诉求；第四段限定对方反馈截止日并注明联系人方式。
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禁止出现“我们认为”“可能需要”等弱效表达。每段首句必须是主谓宾完整句，不以“关于……”“针对……”等介词结构开头。
植入格式硬约束
方法一：在提示词末尾添加格式指令——“严格采用中文商务信函标准排版：发函单位落款左对齐，日期用汉字‘二〇二四年十月十五日’，全文不使用项目符号、不换行缩进、段间距为单倍行距”。
方法二：提供最小可行模板锚点——“参照以下结构生成：（空两行）正文（空三行）（右对齐）上海智擎信息技术有限公司（空一行）二〇二四年十月十五日”。DeepSeek会优先对齐你给的视觉锚点。
注意：若需加盖电子章，必须在提示词中写明“文末预留公章位置（居右，距落款单位名称下空两行）”，否则模型默认不预留空白。
