项目延期说明需明确不可抗力因素、责任归属与新时间线；提示词须包含原定/新交付日、具体原因及影响路径、3项带时间节点和可验证成果的应对动作、明确新里程碑节点。
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写项目延期说明时，石墨AI需要明确识别“不可抗力因素”“责任归属”“新时间线”三个核心信息点，否则生成内容容易模糊归因或遗漏补救动作。
先锁定AI理解的关键输入结构
在石墨文档中调出AI写作框后，直接输入以下提示词（不加引号）：
“请以项目经理身份，向客户撰写一份项目延期说明。当前原定交付日为【X月X日】，现需延至【Y月Y日】。延期主因是【具体原因，如：第三方接口响应延迟超15个工作日/核心成员突发住院请假10天/验收标准在第3次评审中发生重大变更】。请说明该原因如何真实影响进度，并给出已采取的3项应对动作（例如：已协调备用供应商完成接入测试/已安排2名资深成员承接病假同事任务/已组织客户方技术负责人重新签署需求确认书），最后明确新里程碑节点。”
这句提示词强制AI聚焦事实链：原因→影响路径→动作→结果。漏掉【具体原因】中的括号内容，AI会泛泛而谈“客观因素”，客户一眼看出敷衍。
避免AI生成无效话术的三处关键替换
方法一：把“由于不可抗力”换成“因【某公司】未按《XX协议》第4.2条提供数据加密密钥，导致我方无法启动联调”。【‘不可抗力’是法律术语，客户不认；必须指向合同条款+具体违约行为】
方法二：把“正在全力推进”换成“自X月X日起，每日18:00同步开发看板截图至客户群，含当日阻塞问题及解决进展”。
方法三：把“争取早日交付”换成“新排期中，UAT测试周期压缩至5工作日，较原计划减少3天，已预留2天缓冲应对回归缺陷”。
检查生成稿是否合格的三个动作
第一步：通读全文，划掉所有“可能”“或许”“预计”字眼——延期说明里不能有概率表述。
第二步：核对每个应对动作是否带时间节点和可验证交付物（如“已完成”“已签署”“已上线”），没有动词完成态的句子全部删除。
第三步：将原文中所有“我们”替换成“我方”，所有“你们”替换成“贵方”，正式文书禁用口语代词。
