办公自动化是什么意思

办公自动化是将现代化办公和计算机技术结合起来的一种新型的办公方式，指的是应用计算机、电子设备和软件，来数字化地创建、收集、存储、处理，并传播完成办公室任务所需的信息。利用办公自动化，任务相关人员能够更加方便快捷地共享信息，高效地协同工作。

本教程操作环境：windows7系统、Dell G3电脑。

办公自动化（Office Automation，简称OA）是将现代化办公和计算机技术结合起来的一种新型的办公方式，指的是应用计算机、电子设备和软件，来数字化地创建、收集、存储、处理，并传播完成办公室任务所需的信息。原始数据的存储，电子转帐和电子业务信息的管理，组成了办公自动化系统的基本活动。由于信息的数字化，任务相关人员能够更加方便快捷地共享信息，高效地协同工作，极大地优化了以往复杂、低效的办公室工作过程。

办公自动化不仅可以实现办公事务的自动化处理，而且可以极大地提高个人或者群体办公事务的工作效率，为企业或部门机关的管理与决策提供科学的依据。在办公自动化管理领域，如果说硬件技术是其环境保障，则软件技术就是办公自动化各项功能得以顺利实现的灵魂所在。

实际上自打字机和复印机的出现，办公自动化就走出了第一步，将之前的手工工作机械化。不过真正意义上的办公自动化，直到20世纪70年代计算机的出现，它的概念才有了延伸，这个词在当时意味着时尚。当时有人预言未来的职场上，白领将会进行数字化办公、无纸化办公。办公自动化这一词也是随着文字处理软件的普及后，才开始广泛应用的。在20世纪80年代时，工作场所的相关技术设备还是一个可有可无的便捷工具；到了20世纪90年代时，则已经变成了最重要的必需品。随着存储介质容量的扩大和业务数据终端的出现，大量信息的载体也从传统书籍转换到数据库中。如今办公自动化不仅仅是机械化，而是同事之间的互通有无[3]。办公自动化的骨干是局域网、内部网，它允许用户通过网络来传输数据（文件）、电子邮件或者语音和视频。

更广泛层面地说来，电子化之前的几乎所有办公功能，包括听写、打字、归档、复印、传真、电传、缩微胶片和记录管理，电话和电话总机业务，都可以用电子邮件来代替，甚至用便携式的信息设备来取代。随着办公方式已经演变为充分利用新技术，通过度身订造平台、系统以优化流程的需求也与日俱增。目前的办公系统通常需要：操作便捷、性能强大且便于维护。

办公系统的三要素为：

• 信息存储

  信息存储通常可以认为是办公室记录，包括办公文件和表格。数据应用包括文件、图像或电子表格的捕获和编辑。文字处理和桌面演示包容纳原始文本和图形数据或视频，而电子表格应用程序为用户提供了行为能力，易于操纵和数字输出。

• 数据交换

  数据交换是办公系统中极为重要的一部分，通过电子邮件、语音邮件、实时通讯工具来实现实时交换信息和数据。能够以电子方式对两个以上的用户同时分享信息有时被称为群件系统。当然，电子邮件的抄送也是一到多的信息传输，但是目前电子会议系统则更为常用的。

• 数据管理

  办公自动化系统也经常被用来跟踪短期和长期的财务计划、人力资源分配计划、市场营销开支、库存采购以及其他方面的业务。有着任务管理调度系统的协助，可以在办公室内通过对时间表、资源方程的监视，来远程电子调度和控制各种项目和活动。

五大特性

OA强调办公的便捷方便，提高效率，作为办公软件就应具备几大特性：易用性、健壮性、开放性、严密性、实用性。

• 易用性

  没有全面的应用做基础，一切都是空谈。

  管理落地必须面向全员，所以，软件也必须能够被全员所接受，被全员所喜爱。如果易用性不强，这个前提就不存在了，制度落地就只能是空谈。而任何软件都是需要培训的，不过上网却几乎人人都会。所以，就支撑制度落地的软件而言，走网页风格可能是个最佳选择。

• 健壮性

  必须具备超大用户、高并发应用的稳定性。

  管理“落地”必须面向全员，所以支撑“落地”的软件也必须能保证全员应用的稳定性，尤其是针对集团型企业，软件必须具备超大用户、高并发应用的稳定性，否则，一旦出问题，哪怕是小问题，都可能影响到现实的集团业务，从而造成不可估量的损失。 

• 开放性

  能够与其它软件系统完成必要的关联性整合应用。

  管理“落地”在现实管理中渗透到管理的各个方面，而没有哪一套软件能够独立的完成所有方面的管理需求，所以，支撑制度“落地”的软件必须具备全面而广泛的整合性，能够从其它软件系统中自动获取相关信息，并完成必要的关联性整合应用。 　从技术上看，采用整合性强的技术架构（J2EE）作为底层设计对软件的整合性会有决定性的帮助。如此，软件就能预留大量接口，为整合其他系统提供充分的技术保障。同时，现实的整合经验也必不可少，因为整合应用不光涉及到技术层面，还包括对管理现实业务的理解、整合实务技巧、整合项目把控等实际操作技能要求。

• 严密性

  必须同时实现信息数据上的大集中与小独立的和谐统一。

  企业，尤其是集团型企业，从制度落地的现实需求来看，一方面必须有统一的信息平台，另一方面，又必须给各个子公司部门相对独立的信息空间。所以，软件不仅要实现“用户、角色和权限”上的三维管控，还必须同时实现信息数据上的大集中与小独立的和谐统一，也就是必须实现“用户、角色、权限+数据”的四维管控。

• 实用性

  软件功能必须与管理实务紧密结合，否则药不对症，反而可能有负作用。而且，还必须能适应企业管理发展的要求。

  现实中，企业一方面需要软件尽最大可能的满足现有需求，另一方面，管理本身也是个不断发展的过程，所以，企业又需要软件能够满足发展的需求。面对这个现实与发展间的矛盾，业界常见的有三种解决模式，项目化、产品化和平台化。

办公自动化未来的挑战是以个人信息泄漏为代表的信息安全问题。计算机获得的信息可以通过网络迅速地扩散蔓延，如何对电子设备采取必要且适当的防御措施成为办公自动化的前沿发展方向。

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