3个电子表格技巧，使初学者感觉像是专业人士

让我们坦诚相待：电子表格可能令人望而生畏。当然，添加边框和为单元格涂上不同的颜色很容易，也许您甚至知道如何使用SUM和AVG等基本函数。太棒了。

但现实是，您必须真正了解自己在做什么才能释放Microsoft Excel或Google Sheets等平台的真正强大功能。这是一条漫长的道路，持续的升级将要求您随时了解新的工具和功能。

尽管如此，每个人都需要从某个地方开始，因此，这里有三个针对初学者的基本电子表格技巧，无论您更喜欢Microsoft的套件还是Google的协作性质。

我应该使用Excel还是Google Sheets？

如果您迷失在TikTok的深处，您可能已经看到Miss Excel（真名Kat Norton）在Excel电子表格前跳舞，教用户如何在播放Vanilla Ice的“Ice Ice Baby”的同时冻结列。即使您从未关心过TikTok，也要知道她的电子表格技能非常强大。

“我看到最大的问题之一是人们感到不知所措，”诺顿在教观众如何使用电子表格的全部功能时说道。“这就是我试图来教人们Excel是一个帮助你的工具的地方。”

[相关：预算很乏味。这些技巧让它更容易。]

如果您是初学者并且无法访问Microsoft Office，Google Sheets是一个完全胜任的替代品。两者都是类似的平台，诺顿说，选择主要取决于偏好和可用性。但是，如果您处理大量数据，Miss Excel有一个毫不意外的偏好：“Excel在数据分析方面要强大得多。”

如何使用VLOOKUP

诺顿说，VLOOKUP是您在电子表格程序中最常见和最有用的函数之一。它可以帮助您使用参考在列中查找某些内容——将其视为增强版的查找快捷键（Ctrl/Cmd F）。例如，如果您有一张包含姓名、电话号码、地址、邮政编码、城市和电子邮件（在单独的列中）的表格，您可以使用此函数通过使用姓名作为参考来快速查找有关某人的特定信息。

要使用它，请在要显示结果的单元格中输入函数=VLOOKUP。它看起来像这样：

=VLOOKUP(search_key, range, index, [is_sorted])

在Excel和Google Sheets中，您都会看到平台获得结果所需的参数或自变量。在这种情况下，共有四个：

Search_key

这是您的参考。在这里，您可以使用单元格的值（其中的数字）、单元格内的文本字符串（您始终需要在函数中用引号括起来）或单元格编号（参考所在的列的字母，后跟行号）。在此示例中，它将是您要查找其信息的个人的姓名——“jane smith”。

Range

这是VLOOKUP将搜索的单元格组。它必须包含搜索_key所在的列（名称列）和可能包含结果的任何列。您可以使用鼠标或触控板突出显示列来添加此参数，或者使用冒号在中间指示该选择的左上角单元格和右下角单元格的编号。如果您的范围包括前三列的前20行，则您的范围将为A1:C20。

Index

这是结果所在的列的编号。在Excel和Google Sheets中，列由字母标识，但在这种情况下，该字母被转换为数字，其中A为1，B为2，依此类推。

(可选) is_sorted

这是最简单的参数，因为您只有两个选项：TRUE或FALSE。在Google Sheets中，后者是默认值，这意味着平台将搜索您输入的search_key的精确匹配项。如果您使用TRUE，平台还会提供来自类似search_key的结果。当您有一个地址簿，其中可能有多个条目属于同一个人，并且其中一些条目可能拼写不同时，这非常有用，例如“Jayne Smith”或“Jane Smit”。

• 专业提示：方括号中的所有参数都是可选的。这意味着您可以将这些字段留空，函数仍然会显示结果。
• 注意：此工具的一个主要警告是您无法查找search_key左侧的任何内容。这意味着如果您的search_key位于D列（或4），则您的索引不能为2或3。

填写所有参数后，关闭括号并按回车键以显示结果。瞧！您刚刚使用了=VLOOKUP函数。

如何复制和粘贴选定的列

如果您有一个包含许多列的大型电子表格，您可能只想选择其中一部分列并将其粘贴到一个表格中，以便更容易阅读。您可以缓慢地进行操作：选择并复制每一列，转到新的电子表格，粘贴复制的数据，然后重复此过程多次，直到您拥有所需的所有信息。您也可以快速地执行此操作。

首先隐藏您不想粘贴的列。在Google Sheets中，您可以右键单击每个列并选择隐藏列。使用Excel，您可以执行相同的操作，或者通过在按住PC上的Control键或Mac上的Command键的同时单击它们来选择要隐藏的列，然后按快捷键Ctrl 0。

[相关：使用脚本和宏提高您在Google Docs和Sheets上的生产力]

之后，您将看到想要粘贴的数据。如果您尝试复制它，会发生什么取决于您所使用的平台。在Google Sheets中，您可以将表格复制并粘贴到新的电子表格中，它将按原样传输——包括隐藏的列，但仍然隐藏。但在Excel中，您会看到程序将复制并显示隐藏的列——因为即使您看不到它们，它们仍然存在。

为了防止这种情况，请选择表格，导航到Excel的“开始”菜单，转到查找和选择，然后选择转到特殊。在新出现的弹出窗口中，选中仅可见单元格旁边的圆圈，然后单击确定。现在，您可以复制排除隐藏列的表格，并将其粘贴到任何您想要的位置。

如何将短语分成单个单词单元格

如果您曾经必须整理联系人表，您可能已经与姓名作斗争。将名字和姓氏放在不同的列中可以更容易地按字母顺序排序您的联系人。但是，如果您处理的文件已经有很多单元格包含人们的全名，您很可能认为复制和粘贴每一个都是唯一的选择。事实并非如此。

在Excel中，在包含全名的列的右侧插入一列——姓氏将位于此处。然后，选择包含全名的列，在数据菜单中，单击文本到列。在弹出窗口中，选择分隔并单击下一步。选择您将用作要分割的单词的分隔符：空格、逗号或分号。只需选择您想要的一个旁边的框即可。如果您想要使用的字符未列出，请选择其他旁边的圆圈，然后将字符复制到它旁边的字段中。单击完成，享受您整齐的联系人列表。

使用Google Sheets更容易。选择要分割文本的列，然后转到数据，然后选择将文本分割到列。一个小小的弹出窗口将出现，询问平台应该使用什么作为分隔符——您可以通过选择自动检测来使用Google的计算能力，或者您可以像在Excel中一样从菜单中选择分隔符或输入自定义分隔符。选择分隔符后，电子表格将自动适应新列，您的文本将被分割到不同的列中。

以上是3个电子表格技巧，使初学者感觉像是专业人士的详细内容。更多信息请关注PHP中文网其他相关文章！