为什么我总是在Microsoft 365应用中添加Alt Text（以及如何也可以）

提升文档可访问性：Microsoft 365 图片替代文本指南

本文将指导您如何在Microsoft 365应用程序（Excel、Word、PowerPoint和Outlook）中为图片添加替代文本（Alt Text），从而提升文档的可访问性，方便视障人士使用屏幕阅读器理解图片内容。

什么是替代文本？

替代文本是对图片的简短描述，帮助视障人士理解图片内容。屏幕阅读器会朗读替代文本，即使无法看到图片，也能了解图片信息。 替代文本不仅适用于Microsoft 365程序中的图片，也适用于网站或社交媒体上的图片，使其更易于访问。

如何撰写有效的替代文本？

一些Microsoft 365程序会自动生成替代文本，但这通常需要修改。撰写替代文本时，请遵循以下建议：

• 使用简洁明了的语言，例如“一只狗坐在草地上”。避免过于简短或复杂。
• 使用完整的句子，确保拼写和语法正确。因为如果图片无法加载，替代文本可能会显示代替图片。
• 避免重复正文或其他图片的替代文本内容，以免影响屏幕阅读器的使用体验。
• 装饰性图片（不包含信息）无需添加替代文本。
• 不确定替代文本是否准确？请让未看过图片的人听您朗读替代文本，并反馈其是否与图片内容相符。

在Microsoft Excel和Word中添加替代文本

在Excel和Word中添加替代文本的方法相同。以下以Excel为例：

在大多数版本的Excel中，点击“插入”>“图片”后，会出现一个下拉菜单，让您选择图片放置在单元格内还是单元格之上。只有放置在单元格之上的图片才能添加替代文本。

1. 右键点击图片，选择“查看替代文本”。

2. 右侧会出现“替代文本”窗格，其中可能已包含自动生成的替代文本建议。修改建议文本，使其更准确、完整，并符合语法规范。例如，将“Cats making tail heart”修改为“两只猫在田野里用尾巴做成心形”。点击窗格右上角的“X”保存更改。

在Microsoft PowerPoint中添加替代文本

在PowerPoint中，右键点击图片，选择“查看替代文本”，程序会自动生成替代文本建议。您可以根据需要修改建议文本。

PowerPoint的“阅读顺序”工具决定了屏幕阅读器朗读幻灯片内容的顺序。默认情况下，按照添加对象的顺序朗读。为了确保阅读顺序正确，请按照以下步骤操作：

1. 在“开始”选项卡中，点击“选择”>“选择窗格”。

2. 在“选择窗格”中，双击每个对象并重命名，例如将“椭圆形 5”改为“橙色圆圈”。

3. 点击“审阅”选项卡中的“检查辅助功能”下拉菜单，选择“阅读顺序窗格”。调整阅读顺序。

在Microsoft Outlook（新版）中添加替代文本

在新版Outlook中，右键点击图片，选择“添加替代文本”。

Outlook不会自动生成替代文本，您需要手动输入。输入完成后，点击“确定”。

总结

替代文本是提升Microsoft 365文档可访问性的重要工具。 善用替代文本，以及Excel、Word、PowerPoint和Outlook中的“检查辅助功能”功能，可以确保您的文档对所有人都是易于访问的。

以上是为什么我总是在Microsoft 365应用中添加Alt Text（以及如何也可以）的详细内容。更多信息请关注PHP中文网其他相关文章！