与他人分享您的Excel电子表格？首先做这8件事

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快速链接

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• 删除不必要的数据以清洁电子表格

• > > >检查电子表格是否错误和问题，以了解错误和问题🎜>

>使用密码

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>添加清晰的指令，以添加清晰的说明，以公开共享电子表格

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• > > >创建工作簿的备份副本

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• 根据需要调整共享设置

• 确保对文件进行优化以打印

>考虑文件格式和尺寸

正确共享Excel文件与专业创建它一样重要。这就是为什么我始终查看文件的格式，更正任何错误，对其进行备份并应用密码保护。这是我将文件发送给同事或客户之前所做的一切清单。

1删除不必要的数据以清洁电子表格

>在共享Excel电子表格之前，我要做的第一件事就是整理它，以使收件人变得更加容易。导航。我删除了不必要的数据并检查格式，以确保我在整个电子表格中使用了一致的字体，尺寸和样式。如果工作簿有多个纸张，我确保整个格式在整个过程中保持一致。

我还检查我是否使用了一致的数字，文本和日期格式，并且该数据在整个工作簿的单元格中一直保持对齐。我删除空列和行，删除任何注释，然后在准备工作表时删除使用的不必要的计算。另外，我删除了重复的条目，并正确标记了列和行。

为了避免惊喜，我在另一台计算机和智能手机上打开电子表格，以查看其在收件人的末端的显示。这有助于我事先发现格式化问题。

2检查电子表格中是否有错误和问题

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一旦我的excel电子表格看起来更干净，我就会检查并修复错误。我确保正确设置公式，寻找不正确的单元格参考，并使用Excel的内置错误检查工具来捕获关键的计算问题。我使用跟踪先例和依赖的工具来查找不正确的链接和缺少的引用。

我还验证了任何嵌入式链接是否指向预期的目的地。使用条件格式时，我确保规则按预期工作。我对数据进行排序并过滤以确认一切正常。我不忽略看似简单的步骤，例如运行拼写检查，以捕获任何拼写错误。这些步骤可以帮助我尽早发现潜在的问题，从而防止收件人对数据的混淆或误解。。

3使用密码保护您的工作簿

>在共享它之前，我总是密码保护我的Excel电子表格，尤其是在包含机密信息的情况下。这使我可以控制谁可以访问它并更改文档。虽然我个人不使用这些选项，但您可以将不同的密码设置以锁定单个表格，工作簿结构等。发送文件。我还仔细检查了密码保护正常工作。要密码保护Excel文件，请单击“文件”选项卡，选择“信息”，然后单击“ Protect Workbook”，选择“使用密码加密”，然后设置一个强，唯一的密码。

4添加清晰的说明，以公开共享电子表格

>在公开共享电子表格之前，我添加清晰的说明，以确保所有专业知识级别的用户都可以理解和使用表。我清楚地标记了用户需要输入数据或执行计算，解释复杂公式，并使用注释，注释和颜色编码来突出关键输出和重要部分。

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>我还将我的电子邮件地址添加在文件中，以便任何遇到问题的人都可以迅速与我联系。另外，我将文件的访问权限更改为“仅查看”（稍后会详细介绍）。这样可以防止其他人在允许它们查看原始文件的同时对原始文件进行更改，并在需要时创建自己的副本。

5创建工作簿的备份

>在共享Excel电子表格之前，我总是会创建一个备份。这样，如果某人无意间改变了文档，我仍然可以访问原始副本，将其上传到驱动器并再次共享。如果原始文件被损坏或意外删除，则备份还可以保护我免于丢失数据。

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>还可以在进行新更改时，可以使用备份而不是对原始文件进行篡改。在Excel的桌面应用程序中工作时，我通过在两个位置保存文件来创建备份。使用Excel Online时，我要么下载文件以进行备份，要么创建在线副本，然后将其存储在OneDrive的个人保险库中，以增加安全性。

6根据需要调整共享设置

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>在共享任何Excel之前文件，我始终调整共享设置，以确保只有预期的收件人才能使用适当的许可级别访问它。如果我希望其他人查看文件，我将权限设置为仅查看。如果我希望他们能够进行更改，请保留文件可编辑。

>我也可以与不同的收件人共享文件，并单独自定义访问权限。我为时间敏感的文件设置了到期日期，该文件在特定时间后自动撤销访问权限。我通知收件人的权限级别并测试文件，以确保由于权限错误而不会将用户锁定。 🎜>

如果我知道收件人将打印出Excel文件并以物理形式使用它，我会根据他们将使用的纸张尺寸和方向来检查内容是否非常适合页面。我审查并调整页面中断，以确保在页面和双重检查之间不会尴尬地划分数据，以确保没有隐藏或丢失的关键元素。

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我仅在预览印刷文档的外观后才发送文件。我还尽可能打印文档，以确保一切正常。如果我只希望收件人查看该文件，则将其转换为完美保留其演示文稿的不可用的PDF。如果收件人以原始格式需要，我以其原始格式（XLSX）保持文件。我还询问收件人是否使用旧版本的Office以兼容格式保存文件。

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>我还确保文件大小不会太大而无法在通过电子邮件共享时引起问题。如果很大，我会压缩并调整图像或图形大小，删除未使用的床单，或以压缩格式保存文件以降低其尺寸。如果文件大小仍然是一个问题，我将其上传到云中，并共享下载链接，而不是文件本身。

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>这些是我在共享文件时始终遵循的一些实践。他们帮助我事先确定问题并避免尴尬。它还可以使收件人不必进行来回检查以了解电子表格。这也通过消除了其他解释的需求为我节省了时间。

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