9个获得完美Excel打印输出的技巧
- Mary-Kate Olsen原创
- 2025-02-06 17:44:14328浏览
>完美打印Excel电子表格有时比创建它更困难。数据可能会被切断或移至其他页面，这会浪费您的时间，并带来额外的重印费用。如果您经常遇到此问题，这里有一些提示，可以确保您第一次获得正确的问题。
1调整页面布局和方向
excel，让您在两个方向上打印文档：垂直）和景观（水平）。选择正确的方向对于获得干净的打印输出很重要。肖像最适合比列的电子表格更多的电子表格，而景观则适用于包含大桌子或图形的更宽电子表格。您也可以在不同页面上使用这两个方向。
调整方向可提供两个关键的好处：它可以确保您的数据不会被切断，并且可以防止不必要使用具有尴尬空间的额外页面。这使您的打印输出看起来更加精致。要更改方向，请导航到“页面布局”选项卡，单击“方向”，然后选择“较高床单”的“肖像”，或为更宽的床单。 🎜> 2比例适合适合完美的页面尺寸
单独更改方向并不能解决一切。如果您的数据太高或宽，则不适当缩放的打印可能会导致其溢出到额外的床单上或创建尴尬的页面断开。为了避免这些问题，您必须将Excel表缩放到整齐的页面上。正确调整数据的大小确保所有页面上的所有内容都适合。
有时，我只需要打印电子表格的特定部分，Excel允许我定义一个打印区域，以准确控制哪个部分被打印。这有助于避免打印不必要的部分，同时保存纸张和墨水。另外，我不必修改整个电子表格即可打印一些选定的行和列，尤其是在包含一个大数据集的情况下。
在Excel中设置打印区域，请突出显示要包含的单元格，转到“页面布局”选项卡，单击“打印区域”，然后选择“设置打印区域”。
在电子表格中使用页面断开是一种明智的方法，可以防止数据中的尴尬拆分并控制打印文档的结构化。此功能使您可以确定新页面上的数据在哪里开始，将密钥部分保持在下一页的顶部，而不是在上一页的中间笨拙。特定页面，您只需在之前和之后插入页面中断即可。为此，请选择要休息的行或列，转到“页面布局”选项卡，单击“断开”，然后选择“插入页面断开”。此功能有助于提高您打印的Excel电子表格的可读性和整体呈现。 
> 5> 5在打印之前预览电子表格，然后在打印之前预览电子表格是之一确保您的数据完全按预期打印的最关键步骤。这使您可以发现布局，对齐方式或数据可见性的任何问题，并进行必要的调整，例如缩放或重新安排数据，以实现所需的打印输出。
>预览您的电子表格将如何出现在纸上，请在顶部菜单中单击“文件”，然后选择“打印”以打开“打印预览”窗口。查看所有页面，以在打印按钮之前捕获任何格式问题。这个简单的步骤可以通过避免不必要的重印来节省您的时间，纸张和墨水。
6将作为pdf保存为PDF，以更好地格式化，无论您多么谨慎在Excel，小调整或以不同的Excel版本打开文件可以轻松破坏布局。为了保留我的Excel电子表格格式，我将其保存为PDF，以确保布局保持完整。这也有助于我确认数据将如何出现在每个打印的页面上。与他人共享电子表格时，我经常使用此方法，特别是如果我需要为我打印电子表格。这也限制了他们对数据进行任何意外更改。要将电子表格另存为PDF，请在顶部菜单中单击“文件”，选择“另存为”，选择您的位置，然后在“另存为“类型”下拉菜单中，选择“ PDF”。然后，单击“保存”。在纸张的数据和边缘之间。此步骤对于清洁和专业的打印输出很重要。使用自定义边距，您可以在每个页面上拟合更多数据，或者留出空间进行笔记和绑定。
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这种简单的调整大大提高了打印输出的可读性和外观。要设置内置或自定义保证金，请转到“页面布局”选项卡，单击“保证金”，然后选择“自定义保证金”。然后，调整顶部，底部，左和右边缘以满足您的需求。请注意不要过多地减少边缘。
i使用Excel中的“打印标题”功能。这样可以确保重要的标题或标签出现在多页电子表格的每一页上，从而使数据易于遵循和解释。这使我的电子表格的收件人更容易理解数据，而无需不断翻转首页。
设置打印标题，转到“页面布局”选项卡，请单击“打印标题，”并在“在顶部重复”或“要在左侧重复”框的“行重复”框中，选择要在每个页面上重复的行或列。如果您以前从未使用过此功能，它将显着提高Excel打印输出的可读性。
9调整列宽度和行高度> ，您应该调整列宽度和行高度，以确保以难以阅读的方式切断数据或包裹数据。我始终确保清晰可见文本，数字和其他信息，并且在单元格中的数据之间没有重叠或尴尬的间距。对于包含更长的文本或数字的列或行，您可以选择性地调整这些大小。保持可读性的领域，同时保持整体布局整洁且有条理。要调整列宽度或行高度，请突出显示相关的列或行，右键单击，然后选择“列宽”或“行高”。输入您所需的尺寸，然后单击“确定”。
这些是我在打印Excel电子表格时一直遵循的提示。如果您的打印输出通常看起来很混乱，我强烈建议您使用这些策略。通过仔细遵循这些步骤并在打印之前预览床单，您将能够充满信心地实现完美的打印输出。
如果打印未预期，请避免进行仓促调整，这可能会进一步破坏格式化。在尝试另一个印刷之前，请花点时间解决任何问题。
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