如何在Excel中使用复选框来跟踪任务进度

Excel复选框的妙用：快速指南

本文将指导您如何在Excel中高效使用复选框，涵盖添加、删除、与IF、AND/OR函数结合使用以及应用条件格式等方面。无需复杂的开发者工具，轻松实现任务进度追踪。

快速链接

• 如何添加和删除复选框
• 空格键和Delete键对复选框的操作
• 如何将复选框与IF函数结合
• 如何将复选框与AND或OR函数结合
• 如何为复选框应用条件格式
• 如何根据复选框状态为其他单元格应用条件格式

在2024年6月之前，在Excel表格中添加复选框需要使用开发者选项卡中的窗体控件，这需要一定的专业知识。但现在，微软提供了一种更简便的方法。

如何添加和删除复选框

Excel的复选框选项位于功能区“插入”选项卡的“控件”组中。“控件”组默认情况下不可见，您需要先启用它。

右键单击功能区任意位置，然后单击“自定义功能区”。

在“从下列位置选择命令”字段中，单击“主选项卡”。

接下来，单击“插入”箭头展开“插入”选项，然后选择“控件”。然后，单击“添加”将其添加到功能区。

最后，单击“确定”关闭对话框。您将在“插入”选项卡的“控件”组中看到“复选框”，随时可以点击它向工作表中添加复选框。

要重新定位功能区“插入”选项卡中的复选框按钮，请使用“自定义功能区”对话框右侧的箭头。

空格键和Delete键对复选框的操作

在了解复选框的不同使用方法之前，了解它们如何受不同按键影响非常重要。

当您单击“插入”选项卡中的复选框图标时，您会在所选单元格中看到一个未选中的复选框。如果您选择多个单元格，则会添加多个复选框——每个单元格一个。使用鼠标单击复选框可以添加和删除勾选标记，您也可以使用空格键执行相同的操作，如果您更喜欢只使用键盘在Excel中工作，这是一个方便的技巧。同样，如果您选择包含复选框的多个单元格并按空格键，则所有复选框将同时被选中和取消选中。

要从工作表中删除复选框，请选择复选框所在的单元格，然后按Delete键。如果您的复选框已选中，按Delete键将首先取消选中复选框，再次按下Delete键将完全删除复选框。

如何将复选框与IF函数结合

习惯使用复选框和Excel函数的第一步是尝试单独使用IF函数。

在下表中，我们希望“状态”列根据复选框是否选中来告诉我们任务是已完成还是未完成。

选中复选框的值为TRUE，未选中则为FALSE。因此，使用IF函数时，我们将告诉Excel考虑这些参数。

从C2单元格开始，我们将创建一个具有以下语法的IF公式：

<code>=IF(x=y,"a","b")</code>

其中x是包含复选框的单元格，y是TRUE或FALSE，a是我们希望在满足我们输入的条件时产生的结果，b是我们希望在不满足条件时产生的结果。

在我们的例子中，我们将输入

<code>=IF(B2=TRUE,"Complete","Incomplete")</code>

因为我们希望Excel找出B2中的复选框是否被选中，并在C2中相应地生成“已完成”或“未完成”字样。

如果您希望Excel根据复选框的状态生成文本，请记住在值a和b周围使用引号。

如果您使用Excel的表格格式化程序格式化了表格，在输入上述公式后按Enter键时，您将看到该公式自动复制到该列中的其他单元格。

现在，选中一些复选框以查看C列中的结果变化。

如果您向下单击并拖动表格句柄（格式化表格的右下角），新行将自动包含您添加的复选框和状态公式。

如何将复选框与AND或OR函数结合

现在，我们可以使用复选框来检查包含多个阶段的任务的进度。

使用复选框与AND函数

在此示例中，我们希望“状态”列告诉我们每个任务的所有阶段是否都已选中。

这就是为什么我们需要将AND函数与IF函数一起使用的原因——AND告诉Excel我们同时评估多个条件。

以下是语法：

<code>=IF(AND(x:y=z)"a","b")</code>

其中x:y是包含复选框的范围，z是TRUE或FALSE，a和b是我们希望看到的结果，这取决于是否满足所有条件。

因此，在我们的例子中，我们将输入

<code>=IF(x=y,"a","b")</code>

因为我们希望Excel评估B2、C2和D2单元格中的复选框，告诉我们它们是否都被选中。

使用复选框与OR函数

您也可以使用OR函数遵循相同的原则：

<code>=IF(B2=TRUE,"Complete","Incomplete")</code>

其中x:y是包含复选框的范围，z是TRUE或FALSE，a和b是我们希望看到的结果。这告诉Excel评估复选框以查看是否选中了任何（而不是全部）复选框。

在此示例中，Excel告诉我们任务是待处理（如果未选中任何复选框）还是已操作（如果选中了任何复选框），因为我们输入了以下公式：

<code>=IF(AND(x:y=z)"a","b")</code>

如何为复选框应用条件格式

为了更轻松地可视化数据和跟踪任务进度，您可以使用条件格式为复选框或其所在的单元格应用颜色。

在此示例中，我们希望包含复选框的单元格在选中时变为绿色。

为此，我们需要选择所有包含复选框的单元格，单击“开始”选项卡中的“条件格式”，然后选择“新建规则”。

在“新建格式规则”对话框中，请按照以下步骤操作：

1. 单击“仅格式化包含以下内容的单元格”。
2. 将第一个和第二个下拉菜单分别设置为“单元格值”和“等于”。
3. 输入TRUE或FALSE，具体取决于您希望格式是否应用于选中的复选框或未选中的复选框。
4. 单击“格式”，并根据您希望在选中或取消选中复选框时发生的情况设置格式。在我们的例子中，当复选框被选中时，我们将单元格格式化为绿色填充。
5. 单击“确定”。

如何根据复选框状态为其他单元格应用条件格式

最后一个选项是，如果所有复选框都被选中，则格式化整行。在我们的例子中，我们希望清楚地显示任务3和5已完成。

首先选择整个表格（标题行除外），然后通过单击“条件格式”>“新建规则”启动“新建格式规则”对话框。

然后，按照以下步骤操作：

1. 单击“使用公式确定要格式化的单元格”。
2. 在空字段框中，输入=AND($B2:$D2,"TRUE")，其中$B2:$D2是表格第一行包含复选框的单元格，"TRUE"告诉Excel在所有复选框都被选中时应用格式。确保在列引用（$B2和$D2）之前添加美元符号——这告诉Excel我们希望将条件格式规则应用于这些固定列中的所有行。
3. 单击“格式”以确定满足您设置的条件时会发生什么。在我们的例子中，我们选择黄色填充。
4. 单击“确定”。

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复选框不是跟踪任务进度的唯一方法。实际上，您可以在Excel中创建整个数据仪表板，以便一目了然地监控您的工作流程。

以上是如何在Excel中使用复选框来跟踪任务进度的详细内容。更多信息请关注PHP中文网其他相关文章！