高效率管理電腦中的檔案方法

如何有效管理自己電腦裡的檔案

根據我的工作領域，我設計了適合自己的資料夾結構，包括網站、文案、工具、學習資料和歷史資料這五個主要分類。

資料夾結構的層級數要控制在兩層，最多不要超過三層。如，我在「網站」類別中，有：素材、原始碼、備份。在「文案」類中有：工作總結、上報資料、請示報告、報送訊息，其中，」工作總結「類有月小結、專案工作。

資料夾的數量應保持適度。過多的資料夾數量意味著細分過度，首先會增加查找文件的麻煩程度（並非每次都能使用檢索功能，需要仔細瀏覽以找到所需文件），其次，使用計算機進行文件檢索也會變慢（儘管現代計算機速度較快，但這一點仍需要考慮）。下圖以C盤中的文件作為範例來說明。

要確保檔案（或資料夾）的命名能夠準確反映其用途，避免使用無意義的名稱，例如數字或字母。否則，隨著時間的推移，很容易忘記文件的具體內容。在選擇文件格式時，應盡量使用常見的格式。例如，圖片檔案應以jpg、png或bmp為主，文件檔案應以doc為主，原始碼統一儲存為txt檔案。這樣做可以增加文件的可識別性和易用性。

發揮」快捷方式「的作用。文件或資料夾都可以建立”快捷鍵“，最好放在桌面上，要用時，能一步到位。

怎麼管理電腦中的文件我的電腦裡的文件越來越多有時

首先，要花時間設計資料夾結構和層次。根據使用習慣分類管理，並設定詳細的子資料夾。

第二，對資料夾命名時要注意兩點：

1）資料夾名稱明確，符合一般搜尋的關鍵字習慣；

2）為資料夾編序號，常用的文件編號小，排列在前面。

第三，資料夾命名時，如果和時間有關，可以加上時間作為前綴或後綴。

第四，為檔案命名時和資料夾命名類似，要明確。如果是「日期 檔案名稱」的方式，可以在日期和名稱之間用底線或「-」來分隔。日期的書寫方式推薦yyyy.mm.dd方式。

第五，善用Windows的搜尋功能，注意使用萬用字元或連續關鍵字查詢的方法和技巧。另外，如果明確文件在某個資料夾下方就不要全盤搜索，節省時間。

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第六，善用Windows的資源管理器。透過資源管理器左面的樹狀結構可以方便的展開和關閉資料夾，可以快速的複製和刪除檔案或資料夾。

如何有效的進行專案文件管理

專案管理中涉及到大量的文檔，管理好專案的過程中管好文檔是很重要的一個面向。很多時候，文件就是專案交付物的一個類別。

管理好文檔，包括有：

1）組織好文檔的類別。對於專案來說，我一般把文件分成專案管理類別和專案內容類。專案管理包括專案章程、計畫、週報、月報等，這些都是專案溝通中需要明確的。另外就是專案內容，包括系統的需、設計、測試、部署、使用手冊等等，這個根據不同類別的專案會有不同。

2）良好的工作秩序，專案成員都能夠按照分類來提交文檔，文檔討論、修改、發布都有一定的規範，並讓所有專案成員明白。

3）方便安全的文件管理工具，至少能夠有文件統一存儲，文件共享，版本管理，全文檢索，權限控制等等這些。

4）鼓勵圍繞文件的討論。光有文檔的存儲，不使用起來就是浪費，需要利用各種溝通工具把文檔串聯起來，發揮作用。

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