受控文件是什麼意思？

受控文件是指依照發放範圍登記、分發或獨立存檔管控，並能保證收回的文件；它是一種標準性、責任制的文件，必要修改時需要進行申請，並登記ECN文件，審核批准，同時ECN也必須受控；受控文件作廢時，應從所有使用場合及時收回，以防止其誤用。

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受控文件指依照發放範圍登記、分發或獨立存檔管控，並能保證收回的文件。它主要由文控中心和認證辦公室共同管控。

這是一種標準性、責任制的文件，必要修改時需要進行申請，並登記ECN文件，審核批准，同時ECN也必須受控。文件封面一般加蓋受控圖章。受控文件是「非受控文件」的對稱，凡是能夠產生多個修改狀態或多個版本的文件都是受控文件，也就是說凡是存在修改和換版的文件就是受控文件。受控文件主要是控制使用文件的唯一有效版本。

受控文件可以複製閱讀參考，但複製的文件不生效。許多公司也將受控文件拍成照片，上傳到內部區域網，以便在有需要或爭議時直接在網路上查看，這樣可以避免原件的遺失和損壞。

一般來說這些文件是長期使用並始終處於修改和換版狀態的文件，如：成本手冊、程序文件、各種規章制度、定額、標準成本、預算等。受控文件作廢時，應從所有使用場合及時收回，以防止其誤用。

擴充資料

受控文件或資料遺失後，一般要重新填寫《文件備案發放申請表》，並寫明原因，報有關部門審批備案。文控中心在補發文件時，在《文件備案發放申請表》上取消遺失文件的受控號，編新的受控號，並通知相關部門，聲明作廢，防止誤用。

一般情況下，受控文件是不可以帶出工作場所（或規定的場所）的。並且，所有的受控文件應該妥善保存。將受控文件遺失，就是違反了公司的規章制度，應該依照內部相關制度對你進行處罰。至於處罰標準，則由公司相關管理制度而定。

對於重要的文件當然要有備份，比如說正本放在檔案室裡，一旦副本遺失可以馬上補回來。如果文件有保密性質，那每次使用只能是其中一部分文件，另外要加強責任制，兩個人中必須有一個人對其負責或每天用完必須交回。

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