辦公室自動化是什麼意思

辦公室自動化是將現代化辦公室和電腦技術結合起來的一種新型的辦公室方式，指的是應用電腦、電子設備和軟體，來數位化地創建、收集、儲存、處理，並傳播完成辦公室任務所需的資訊。利用辦公室自動化，任務相關人員能夠更方便快速地分享訊息，有效率地協同工作。

本教學操作環境：windows7系統、Dell G3電腦。

辦公室自動化（Office Automation，簡稱OA）是將現代化辦公室和電腦技術結合起來的一種新型的辦公室方式，指的是應用電腦、電子設備和軟體，來數位化地創建、收集、儲存、處理，並傳播完成辦公室任務所需的資訊。原始資料的存儲，電子轉帳和電子業務資訊的管理，組成了辦公室自動化系統的基本活動。由於資訊的數位化，任務相關人員能夠更方便快速地分享訊息，有效率地協同工作，大大優化了以往複雜、低效的辦公室工作流程。

辦公室自動化不僅可以實現辦公室事務的自動化處理，而且可以大大提高個人或群體辦公室事務的工作效率，為企業或部門機關的管理與決策提供科學的依據。在辦公室自動化管理領域，如果說硬體技術是其環境保障，軟體技術就是辦公室自動化各項功能得以順利實現的靈魂所在。

實際上自打字機和影印機的出現，辦公室自動化就走出了第一步，將先前的手動工作機械化。不過真正意義上的辦公室自動化，直到1970年代電腦的出現，它的概念才有了延伸，這個詞在當時意味著時尚。當時有人預言未來的職場上，白領將會進行數位化辦公、無紙化辦公。辦公室自動化這個詞也是隨著文字處理軟體的普及後，才開始廣泛應用的。在1980年代時，工作場所的相關技術設備還是一個可有可無的便捷工具；到了20世紀90年代時，則已經變成了最重要的必需品。隨著儲存媒體容量的擴大和業務資料終端的出現，大量資訊的載體也從傳統書籍轉換到資料庫中。如今辦公室自動化不只是機械化，而是同事之間的互通有無[3]。辦公室自動化的骨幹是區域網路、內部網，它允許使用者透過網路來傳輸資料（檔案）、電子郵件或語音和視訊。

更廣泛層面地說來，電子化之前的幾乎所有辦公功能，包括聽寫、打字、歸檔、複印、傳真、電傳、縮微膠片和記錄管理，電話和電話總機業務，都可以用電子郵件來代替，甚至用便攜式的資訊設備取代。隨著辦公室方式已經演變為充分利用新技術，透過度身訂做平台、系統以優化流程的需求也與日俱增。目前的辦公室系統通常需要：操作便利、性能強大且便於維護。

辦公室系統的三個要素為：

• 資訊儲存

  資訊儲存通常可以認為是辦公室記錄，包括辦公文件和表格。資料應用包括文件、影像或電子表格的擷取和編輯。文字處理和桌面演示包容納原始文本和圖形數據或視頻，而電子表格應用程式為用戶提供了行為能力，易於操縱和數字輸出。

• 資料交換

  資料交換是辦公室系統中極為重要的一部分，透過電子郵件、語音郵件、即時通訊工具來實現即時交換資訊和資料。能夠以電子方式對兩個以上的用戶同時分享資訊有時被稱為群件系統。當然，電子郵件的副本也是一到多的信息傳輸，但是目前電子會議系統則更為常用的。

• 資料管理

  辦公室自動化系統也經常被用來追蹤短期和長期的財務計畫、人力資源分配計畫、行銷開支、庫存採購以及其他方面的業務。有著任務管理調度系統的協助，可以在辦公室內透過對時間表、資源方程式的監視，來遠端電子調度和控制各種項目和活動。

五大特性

OA強調辦公室的便捷方便，提高效率，作為辦公軟體就應具備幾大特性：易用性、健壯性、開放性、嚴密性、實用性。

• 易用性

  沒有全面的應用程式做基礎，一切都是空談。

  管理落地必須面對全員，所以，軟體也必須能夠被全員所接受，並被全員所喜愛。如果易用性不強，這個前提就不存在了，制度落地就只能是空談。而任何軟體都是需要訓練的，不過上網卻幾乎人人都會。所以，就支撐制度落地的軟體而言，走網頁風格可能是個最佳選擇。

• 健壯性

  必須具備超大用戶、高並發應用的穩定性。

  管理「落地」必須面向全員，所以支撐「落地」的軟體也必須能確保全員應用的穩定性，尤其是針對集團型企業，軟體必須具備超大用戶、高並發應用的穩定性，否則，一旦出問題，即使是小問題，都可能影響現實的集團業務，造成不可估量的損失。 

• 開放式

  能夠與其它軟體系統完成必要的關聯性整合應用。

  管理「落地」在現實管理中滲透到管理的各個方面，而沒有哪一套軟體能夠獨立的完成所有方面的管理需求，所以，支撐制度「落地」的軟體必須具備全面而廣泛的整合性，能夠從其它軟體系統中自動獲取相關信息，並完成必要的關聯性整合應用。　從技術來看，採用整合性強的技術架構（J2EE）作為底層設計對軟體的整合性會有決定性的幫助。如此，軟體就能預留大量接口，為整合其他系統提供充分的技術保障。同時，現實的整合經驗也必不可少，因為整合應用不光涉及技術層面，也包括對管理現實業務的理解、整合實務技巧、整合專案把控等實際操作技能要求。

• 嚴密性

  必須同時實現資訊資料上的大集中與小獨立的和諧統一。

  企業，尤其是集團型企業，從制度落地的現實需求來看，一方面必須有統一的資訊平台，另一方面，又必須給各個子公司部門相對獨立的資訊空間。所以，軟體不僅要實現「使用者、角色和權限」上的三維管控，還必須同時實現資訊資料上的大集中與小獨立的和諧統一，也就是必須實現「使用者、角色、權限資料」的四維管控。

• 實用性

  軟體功能必須與管理實務緊密結合，否則藥不對症，反而可能有負作用。而且，也必須能適應企業管理發展的要求。

  現實中，企業一方面需要軟體盡可能滿足現有的需求，另一方面，管理本身也是個不斷發展的過程，所以，企業又需要軟體能夠滿足發展的需求。面對這個現實與發展間的矛盾，業界常見的有三種解決模式，專案化、產品化、平台化。

辦公室自動化未來的挑戰是以個人資訊外洩為代表的資訊安全問題。電腦所獲得的資訊可以透過網路迅速地擴散蔓延，如何對電子設備採取必要且適當的防禦措施成為辦公室自動化的前沿發展方向。

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