數據分析的四個步驟依序是

資料分析過程的主要活動由識別資訊需求、收集資料、分析資料、評估並改善資料分析的有效性所組成。

第一，識別需求，識別資訊需求是確保資料分析過程有效性的首要條件，可以為收集資料、分析資料提供清晰的目標。 （推薦學習：PHP影片教學）

辨識資訊需求是管理者的職責管理者應根據決策與流程控制的需求，提出資訊的需求。就製程控製而言，管理     者應辨識需求要利用那些資訊來支持評審流程輸入、製程輸出、資源配置的合理性、製程活動的最佳化方案與製程異常變     異的發現。

第二，收集資料，有目的的收集數據，是確保資料分析過程有效的基礎。組織需要對收集資料的內容、管道、方法進行規劃。

第三，分析資料，分析資料是將收集的資料經過加工、整理和分析、使其轉化為資訊。

通常用方法有：

老七種工具，即排列圖、因果圖、分層法、調查表、散步圖、直方圖、控制圖；

新七種工具，即關聯圖、系統圖、矩陣圖、KJ法、計畫評審技術、PDPC法、矩陣資料圖。

第四，流程改進，資料分析是品質管理系統的基礎。

組織的管理者應在適當時，透過對以下問題的分析，評估其有效性：

一是提供決策的資訊是否充分、可信，是否存在因資訊不足、失準、滯後而導致決策失誤的問題；

二是資訊對持續改善品質管理系統、流程、產品所扮演的角色是否與期望值一致，是否在產品實現過程中有效運用資料分析；

三是收集資料的目的是否明確，收集的資料是否真實和充分，資訊管道是否暢通；

#四是資料分析方法是否合理，是否將風險控制在可接受的範圍；務實資料分析所需資源是否得到保障。

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