oa系統怎麼使用

OA是Office Automation System的縮寫 ，意為辦公室自動化系統。是面向企業組織日常運作和管理的應用系統，其目的在於優化提升員工及管理者的工作效率。簡單來說，OA系統是一個企業用來日常辦公的軟體，主張無紙化辦公，其主要功能有：流程審批、考勤、通知公告、投票管理、行政管理、人事管理、資產管理、專案管理、客戶管理等；

它的優點有：

1. 可控性（能讓各項工作的執行有據可依，管理制度完善）;

2. 協同（把各類資源進行調用，並對權限進行控制和修正）;

3. 知識性（把各項制度變成一種天然的組織約束力）；

4. 成長性（能夠經受企業發展過程中組織規模擴張和業務擴張）。

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OA主要應用範圍

1) 建立內部通訊平台

如：通知、公告、工作日記、工作計畫、即時通訊等。

2) 實現工作流程和事務處理的自動化

變革了單位傳統紙質公文辦公模式，企業內部外部的收發文、呈批件、文件管理、檔案管理、報表傳遞、會議通知等均採電子起草、傳閱、審核、會簽、簽發、歸檔等電子化流轉方式，提升辦公效率，實現無紙化辦公。不用拿著各種文件、申請、單據在各部門跑來跑去，等候審批、簽字、蓋章，而是利用快速而廉價的網絡傳遞手段，發揮信息共享功能來協調單位內各部門的工作，減少工作中複雜環節。

3) 建立資訊發布平台

在單位內部建立一個有效的資訊發布和交流的場所，例如電子公告、電子論壇、電子刊物，使內部的規章制度、新聞簡報、技術交流、公告事項等能夠在企業內部員工之間得到廣泛的傳播，使員工能夠了解企業的發展動態。

4) 實現文件管理的自動化

可使各類文件(包括各種文件、知識、資訊)能夠按權限進行保存、共享和使用，並有一個方便的查找手段。文件管理自動化使各種文件電子化，透過電子文件櫃的形式實現文件的保管，按權限進行使用和共享。實現文件管理自動化以後，如企業來了一個新員工，只要管理員給他註冊一個身份文件，給他一個口令，他自己進入系統就可以看到這個單位積累下來的東西，規章制度、各種技術文件等等，只要他的身分符合權限可以閱覽的範圍，他自然而然都能看到，這樣就減少了很多培訓環節。

5) 輔助辦公

它牽涉的內容比較多，像是個人辦公、會議管理、車輛管理、辦公用品管理、圖書管理等與我們日常事務性的辦公工作相結合的各種輔助辦公，實現了這些輔助辦公的自動化。

6) 實現分散式辦公

變革了傳統的集中辦公室的辦公方式，擴大了辦公區域，可在家中、城市各地甚至世界各個角落透過網路連線隨時辦公，大大方便了員工出差在外的辦公室與資訊交流。

維護OA系統，除了基本的電腦和網路知識外，還要對對應的OA軟體比較熟悉。目前使用的OA軟體有很多種，但無外乎兩大類，一類是使用IBM的Lotus Notes、微軟的Exchange等專用軟體建構的OA系統，另一類是使用Web技術開發(java、.net 、php、asp等)的基於B/S方式的OA系統。

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