十種工具來幫助您花更少的時間在電子郵件上

掌握收件箱：10個電子郵件管理黑客攻擊，以使您更有效地

> 在21世紀，電子郵件是不可避免的，但是管理收件箱不應該消耗您的生命。 本指南揭示了十個節省時間的電子郵件功能，以簡化您的工作流程並恢復您的時間。 雖然特定的名稱和位置可能會隨著電子郵件應用程序而變化，但核心功能保持一致。

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1. >電子郵件模板：

   >對於經常發送的電子郵件（例如，作業申請確認，對遲到道歉），創建模板。 這消除了重複打字。 在Gmail中，在高級設置中啟用模板（齒輪圖標＆gt;設置＆gt;高級模板）。 組合模板，然後使用三點菜單（“將草稿作為模板保存”保存）。 從三點菜單（“插入模板”）訪問保存的模板。 >

2. >自動響應：超出辦公室外的答复，自動響應的用途廣泛。使用它們進行地址更改，公告或臨時收件箱停頓。 在Apple Mail（MACOS）中，在Mail＆GT下創建一個規則；偏好＆gt;規則＆gt;添加規則。定義觸發條件（例如，任何消息，特定發件人，關鍵字），並將操作設置為“回复消息”，並使用您的預編寫的響應。

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   >組合收件箱：
在一個應用程序中管理多個電子郵件帳戶。 Windows 10郵件應用程序簡化了以下簡化：單擊COG圖標（左下）＆GT;管理帳戶＆gt;添加帳戶。

3. >

   電子郵件別名：
創建鏈接到主帳戶的替代電子郵件地址。 在新聞通訊，家庭通訊等中使用單獨的別名，以更好地過濾和隱私。 在iCloud（Web）中，通過COG圖標（左下）＆GT管理別名;偏好＆gt;帳戶（每個iCloud地址最多三個別名）。

檔案電子郵件：自動存檔或標記為讀取不太重要的電子郵件以整理您的收件箱。 在Outlook（Web）中，創建一個規則（COG ICON＆gt;查看所有Outlook設置＆gt; email＆gt; gut; gut; gt;添加新規則）以定義標準，並將操作設置為“標記為讀取”。

智能回复（gmail）： gmail的智能答復建議基於傳入消息的快速答复。在Gmail設置（Web，Android或iOS）中啟用此功能。 從建議的答復中選擇或在發送之前進行編輯。

智能撰寫（gmail）： gmail的Smart Compose助理，通過在您輸入時建議單詞和短語來編寫整個電子郵件。 在Gmail設置中啟用它，並使用選項卡（Web）或Swipe（移動）接受建議。 >

8. >

   >電子郵件預覽：直接在您的消息列表中顯示電子郵件預覽，以更快地處理。 在Yahoo Mail（Web）中，在設置＆GT下啟用消息預覽；更多設置＆gt;個性化收件箱。

9. >

   滑動手勢（移動）：使用滑動手勢（左或右）快速存檔，刪除或標記電子郵件，如在移動電子郵件應用程序上所讀取的那樣。 在Gmail的移動設置中自定義滑動操作（菜單按鈕＆gt;設置＆gt;一般設置＆gt; Swipe Action）。

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10. 電子郵件簽名：

    >在電子郵件中自動包含必需信息（可用性，設備警告）。 通過Mail＆gt; iOS設置中的簽名。

    通過實施這些策略，您可以大大減少管理電子郵件所花費的時間，從而釋放您的更重要的任務。
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