文本擴展器是您需要掌握的神奇生產力工具

想像一下，如果我們告訴你，你可以將最繁瑣的工作時間縮短到原來的幾分之一？如果你會回答“我的老闆只會讓我做其他工作”，那麼你可能是對的。對此我們無能為力。但是我們可以幫助你提高發送電子郵件、數據錄入以及任何其他需要你整天輸入重複性、公式化文本的任務的效率。如何做到？文本擴展器。

這些幾乎隱形的自動化應用程序允許你快速插入文本片段，自動化數據錄入的某些方面，並總體上提高你的工作流程效率。它們每次任務可能只為你節省幾秒鐘，但這些時間加起來就很多了。你不僅可以輕鬆瀏覽電子表格，而且所有這些重複工作對你的大腦的壓力也會小一些，使你更容易完成每日待辦事項清單。

文本擴展器的用途

文本擴展器佔據了龐大的生產力工具類型中一個獨特的空間，幾乎每個人都可以從中受益，但它們的用例非常個性化，因此很難準確解釋它們為什麼有用。需要一些努力才能弄清楚它們如何融入你的工作流程，但一旦你做到了，它們就不可或缺了。考慮到這一點，以下是一些文本擴展器如何幫助你工作的示例：

### 自動填寫重複出現的電子郵件片段

如果你整天都在發送電子郵件，大多數文本擴展器的片段功能可以提供幫助。這些是你可以將其分配給少量按鍵的文本塊。因此，每次需要要求客戶支付發票時，無需每次都鍵入新郵件，你可以將第一封電子郵件的文本保存為片段，並將其快速插入後續類似的電子郵件中。由於這種保存文本的方法比例如完整的電子郵件模板更模塊化，因此你可以將重複出現的電子郵件分解成多個部分，並根據需要添加不同的部分。

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根據你的談話對象自定義你的電子郵件簽名

電子郵件簽名是讓人們了解你的信息而不使你的電子郵件難以忍受的一種有用方法。但是，你可能希望客戶獲得與同事不同的信息，或者你可能更喜歡為同事而不是朋友使用更專業的簽名。通過創建不同的簽名並將其分配給不同的縮寫（如“sig1”或“sig2”），你可以定制你的電子郵件，而無需為自己增加大量額外的工作。

即時計算到期日和其他重要數據

一些文本擴展器包括智能宏編輯，例如，可以自動將某些數據輸入你的片段。假設，你想發送一封電子郵件告訴某人付款期限是今天兩週後。你可以查看你的日曆並自己找到確切日期，或者你可以使用數學宏在使用片段時自動將 14 天添加到當前日期。這不僅可以節省你的輸入時間，而且每次都會為你計算。計算機擅長數學！讓它們去做吧！

### 自動更正常見的錯誤（常規自動更正無法捕獲的錯誤）

你的計算機可能會注意到你拼寫錯誤，但你可能會在專有名詞或專有詞下看到紅色波浪線。如果你想確保你永遠不會意外拼錯老闆的名字，巴特先生，你可以將其添加到你的文本擴展器中，這樣如果不小心輸入其他內容，它會自動更正你。雖然你可以為此使用計算機的內置自動更正功能，但在與他人合作時，文本擴展器更好，因為你可以：

### 與團隊中的其他所有人共享你的片段

許多文本擴展器允許你與團隊中的其他所有人共享和同步你創建的快捷方式（儘管團隊通常是付費功能），因此你不僅可以阻止自己拼錯老闆的名字，還可以確保其他人也不會拼錯。

這些只是你可以使用文本擴展器提高工作效率的眾多方法中的一部分，但是——與大多數生產力應用程序一樣——最好查看你的個人日常工作，看看它們何時可以提供幫助。你比任何人都更了解你的工作流程，因此，如果你習慣於反復進行某些重複性任務，請查看是否可以將該工作卸載到文本擴展器。

你最喜歡的文本擴展器

就市場上的選項數量而言，文本擴展器僅次於待辦事項列表和電子郵件應用程序。如果一個應用程序不能完全按照你想要的方式工作，那麼很有可能還有另一個應用程序可以更好地工作。我們將在此處概述一些最突出的選項，但還有很多其他選項。

TextExpander

作為一款老牌應用程序，TextExpander 仍然是最易於使用的應用程序之一，它支持 Windows、macOS、Chrome（瀏覽器和操作系統）和 iOS，並且可以在所有這些平台上同步片段。它具有大量用於管理團隊的功能，包括能夠與同事共享片段以及用於管理誰可以編輯哪些片段的權限系統。

TextExpander 還允許你創建填空片段，這些片段將創建一個彈出窗口，要求你填寫你構建到其中的任何變量，例如人的姓名或價格信息。如果你發送很多大部分相同的電子郵件，但仍然需要更改一些信息，這將特別方便。

這是一款付費應用程序，單用戶每月起價為 3.33 美元（按年計費），或團隊每用戶 8.33 美元及以上（同樣，按年計費）。如果你想在花錢之前了解它的工作原理，可以獲得兩個較低級別產品的 30 天免費試用版。

TextExpander 在 Windows、macOS、Chrome 和 iOS 上，個人用戶每月起價為 3.33 美元。

### PhraseExpress

PhraseExpress 是 TextExpander 的一個更好的競爭對手，它提供了大量的宏和腳本功能，可讓你自動化啟動應用程序或打開網頁等基本任務。它甚至還有一個配套的宏記錄器，可讓你記錄重複執行的操作，然後將其轉換為應用程序可以使用單個按鈕重複執行的操作。你可以在這裡查看 PhraseExpress 功能的完整列表。

PhraseExpress 使用免費軟件模式，個人用戶完全免費。該公司要求，如果你將該應用程序用於任何商業用途，則需要購買終身許可證（起價約為 47 美元），但如果不出售，該公司不會阻止你使用該應用程序。如果你使用某些付費功能，它只會煩擾你，即使那樣也只有在你使用該應用程序的前 30 天之後。如果你想嘗試將文本擴展器融入你的工作流程，但又不確定是否準備好為此付費，這是一個不錯的應用程序。

PhraseExpress Windows、macOS 和 iOS 上的個人用戶免費使用。

aText

與列表中的其他應用程序一樣，aText 允許你為文本塊、自動更正和圖像創建片段，並具有腳本功能來生成日期或自動化擊鍵。雖然其他應用程序將通過其自己的服務器為你同步數據，但aText 可以通過你控制的存儲（如Dropbox、Google Drive 或iCloud）同步數據，如果你想採用更自主的方式來使用文本擴展器，這可能很有吸引力。

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此工具適用於 Windows 系統，完全免費。完全免費，沒有免費軟件，沒有試用期。如果你想在 Mac 上使用它，則需要支付 5 美元。即使你選擇付費方式，aText 也是進入文本擴展最便宜的方式之一。它並非在所有平台上都可用（僅限 Windows 和 macOS），但如果你不需要管理團隊或設計極其複雜的文本擴展腳本，這是一個不錯的切入點。

aText Windows 系統免費，macOS 系統 5 美元。

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